Assistant Administratif H / F

Nuevo Conseil & Formation; Neuilly-Plaisance; Sur place; EUR 28 000 - 35 000; Plein temps

Résumé du poste

Un organisme de formation en alternance recherche un(e) Assistant(e) Administratif(ve) pour gérer les inscriptions et contrats, et assurer la relation avec les entreprises et OPCO. Les responsabilités incluent la gestion des dossiers administratifs, le suivi des paiements et le reporting des activités. Le candidat idéal devrait avoir un niveau Bac à Bac +3 et une expérience en gestion administrative, ainsi que de bonnes compétences en organisation et en relations interpersonnelles.

Qualifications

• Expérience confirmée en gestion administrative dans le secteur de la formation en alternance.
• Bonne connaissance des dispositifs de formation initiale et en alternance.
• Capacité d'organisation et de planification.

Responsabilités

• Suivi des inscriptions, des contrats et relation avec les entreprises.
• Gestion des contrats d'apprentissage et conformité des dossiers administratifs.
• Suivi administratif des entreprises, apprentis et financeurs.

Connaissances

Organisation

Gestion des priorités

Aisance relationnelle

Maîtrise des outils numériques

Formation

Niveau Bac à Bac +3

Outils

CRM

Excel

SCForm

Edusign

Sowesign

Description du poste

LE GROUPE NUEVO - ORGANISME DE FORMATION DEPUIS 2012 - DEVELOPPE SON CFA (SIX FILIÈRES DISTINCTES) ET DOIT COMPLÉTER SON ÉQUIPE ADMINISTRATIVE.

Le / La Assistant(e) Administratif(ve) est chargé(e) du suivi des inscriptions, des contrats et de la relation avec les entreprises, les OPCO et les différents acteurs institutionnels.

Il / elle a la responsabilité personnelle de garantir la bonne exécution des tâches administratives qui lui seront confiées, dans le respect des objectifs, des délais et des orientations fixés par les équipes pédagogiques (Responsables de Filière) et plus largement par la direction du Groupe Nuevo.

1. Gestion des Contrats d'Apprentissage

• Garantir la création, le traitement et le suivi administratif des contrats d'apprentissage et conventions de formation
• Garantir la conformité des dossiers administratifs et financiers
• Garantir la saisie et la mise à jour des bases de données consacrées à la gestion des élèves stagiaires (absences, relances, courriers etc.)
• Garantir le lien permanent entre les entreprises, les OPCO (Opérateurs de Compétences) et les différents acteurs institutionnels
• Garantir le respect des échéanciers et la relance des pièces manquantes
• Garantir le gestion et le suivi des enquêtes de cohorte (satisfaction, insertion, etc.)
• Garantir l'organisation administrative amont / aval des examens au sein du CFA

2. Gestion Comptable & Suivi des Paiements

• Garantir le suivi de la prise en charge des formations en apprentissage
• Garantir la relance en temps et en heure des entreprises, OPCO et autres financeurs pour les paiements (en étroite collaboration avec les équipes pédagogiques et la comptabilité)
• Garantir le suivi de production mensuelle à l'aide des logiciels et tableaux de suivi

3. Gestion de la Relation Client (apprentis, entreprises, financeurs)

• Garantir le suivi administratif des entreprises, apprentis et financeurs
• Garantir le soutien et l'assistance aux entreprises dans leurs démarches administratives liées à l'apprentissage
• Garantir le suivi et l'accompagnement des clients internes et externes

4. Gestion des Reporting & Tableaux de Bord

• Garantir la mise à jour des indicateurs de suivi des contrats et de leurs financements
• Garantir le reporting strict et régulier des activités du service auprès de la direction
• Garantir l'optimisation en continu des outils et process administratifs

5. Gestion Accueil & standard

• Garantir l'accueil, l'information et l'orientation des personnels et usagers de la structure (orientation des stagiaires et partenaires)
• Garantir la bonne hiérarchisation des appels entrants et demandes en fonction de leur niveau d'importance
• Garantir le classement et l'archivage des documents produits et / ou en circulation au sein de la structure

Formation et expérience :

• Niveau Bac à Bac +3
• Expérience confirmée en gestion administrative dans le secteur de la formation en alternance (CFA, OPCO) ou en gestion administrative de projet éducatif

Compétences techniques :

• Bonne connaissance des dispositifs de formation initiale et en alternance.
• Maîtrise des outils numériques (CRM / SCForm / Edusign / Sowesign / Excel etc.).
• Capacité d'organisation et de planification
• Aptitude à la création de procédure
• Esprit de synthèse

Compétences personnelles :

• Organisé, rigoureux et bonne gestion des priorités.
• Mobile, autonome, assidu, ponctuel et (très) structuré.
• Aisance relationnelle orale permettant d'échanger avec des interlocuteurs variés (apprenants, entreprises, partenaires).
• Souplesse et réflexion permettant d'absorber les urgences et / ou de réguler les conflits
• Orthographe irréprochable !
• Esprit d'équipe