Assistant Administratif H/F

IFAE; Clichy; On-site; EUR 25,000 - 32,000; Full time

Benefits offered by this job

Locaux modernes et agréables

Café/thé gratuit à volonté

Navettes gratuites vers gares locales

Tickets restaurant SWILE : 10 €/jour

Remboursement du titre de transport à

Environnement stimulant et dynamique

Job summary

IFAE recherche un Assistant Administratif H/F à Clichy, présentiel, pour assurer la gestion administrative des dossiers apprenants et le suivi avec les OPCO. Vous apporterez un soutien transversal aux équipes Admissions, Recrutement et Employabilité, et veillerez à la conformité des dossiers et au dépôt sur les plateformes dédiées.

Formation Bac+2/4 minimum en gestion administrative, première expérience appréciée, rigueur et sens du service requis.

Qualifications

• Formation Bac+2/4 minimum, idéalement en gestion administrative.
• Première expérience administrative/recrutement appréciée.
• Rigueur, sens de l'organisation et respect des délais.
• Maîtrise des outils bureautiques et des logiciels de gestion internes.
• Aisance relationnelle et sens du service avec apprenants et partenaires OPCO.
• Capacité à gérer plusieurs missions en parallèle et polyvalence.

Responsibilities

• Gérer administrativement les dossiers apprenants et le suivi avec les OPCO.
• Soutien transversal aux équipes Admissions, Recrutement et Employabilité.
• Créer les dossiers administratifs des apprenants et assurer leur conformité.
• Déposer les dossiers sur les plateformes OPCO et assurer le reporting mensuel.
• Relances de premier niveau et prise en compte des réclamations OPCO.
• Saisir les inscriptions sur le logiciel GE et traiter les boîtes mails du service.
• Organiser la logistique des sessions (convocations, présences).
• Veiller au respect des délais et à la qualité des dossiers.

Skills

Rigueur

Sens de l'organisation

Aisance relationnelle

Sens du service

Polyvalence

Gestion administrative

Education

Bac+2/4 minimum, idéalement en gestion administrative

Tools

Pack Office

GE logiciel interne

Job description

REJOIGNEZ LE GROUPE IFAE ET DONNEZ DU SENS À VOTRE QUOTIDIEN !

L'Institut de Formation de l'Avenir et de l'Emploi (IFAE) est un centre proposant des formations en apprentissage, qui accompagne chaque apprenant dans la concrétisation de son projet professionnel grâce à un parcours sur-mesure et professionnalisant.

Nos filières : Accueil, Business, Ressources Humaines, Santé

Nos chiffres clés : +5 000 apprenants · +200 formateurs · +500 entreprises partenaires

Assistant Administratif H/F

Lieu : Clichy

Rythme : Présentiel

Au sein d'une équipe polyvalente, vous assurez la gestion administrative des dossiers apprenants et le suivi des relations avec les OPCO, tout en apportant un soutien transversal aux équipes Admissions, Recrutement et Employabilité selon les besoins.

Contrats et recouvrement

• Créer les dossiers administratifs des apprenants et en assurer la conformité
• Déposer les dossiers administratifs sur les plateformes des OPCO
• Assurer les relances de premier niveau et la mise en conformité des dossiers non validés, dans le respect des délais
• Déposer la facturation mensuelle selon les procédures internes
• Prendre en compte les demandes et réclamations des OPCO

Soutien aux admissions et au recrutement

• Contrôler la conformité des pièces administratives entrantes (pièce d'identité, carte Vitale, diplômes, etc.)
• Saisir et constituer les dossiers d'inscription des apprenants sur le logiciel interne (GE)
• Traiter et suivre les boîtes mails génériques du service (Recrutement / Admissions)
• Effectuer les relances et rappels auprès des candidats admis, par mail et par téléphone

Soutien à l'employabilité

• Enregistrer et mettre à jour les données apprenants sur le GE (compétences, soft skills, objectifs professionnels)
• Intégrer et référencer les CV papier/vidéo des apprenants
• Préparer les fiches récapitulatives et assurer la traçabilité des entretiens pour le placement en entreprise
• Participer à l'organisation logistique des sessions (planification, convocations, suivi des présences)
• Formation Bac+2/4 minimum, idéalement en gestion administrative
• Une première expérience sur un poste administratif/ recrutement est appréciée
• Rigueur, sens de l'organisation et respect des délais
• Bonne maîtrise des outils bureautiques et à l'aise avec les logiciels de gestion internes
• Aisance relationnelle et sens du service, aussi bien avec les apprenants qu'avec les partenaires OPCO
• Capacité à gérer plusieurs missions en parallèle avec polyvalence

Ce que nous offrons

• Des locaux modernes et agréables
• Café/thé gratuit à volonté, bonbons
• Navettes gratuites vers les gares de Clichy-Levallois, Saint-Ouen et Mairie de Clichy
• Tickets restaurant SWILE : 10 €/jour, pris en charge à 50 % par l'entreprise
• Remboursement du titre de transport à 50 %
• Un environnement stimulant, jeune, dynamique et en forte croissance

Pourquoi nous rejoindre ?

À l'IFAE, chaque collaborateurtrice contribue au développement du parcours de nos apprenants et participe concrètement à leur réussite professionnelle. Vous rejoignez une équipe engagée, dans un groupe en pleine évolution.

Prêt à relever le défi ? Déposez votre candidature et rejoignez l'aventure IFAE.