Assistant administratif F/H

IONIS Education Group; Lyon; Hybride; EUR 22 000 - 28 000; Temps partiel

Avantages offerts par ce poste

50 % frais de transport remboursés

Mutuelle avantageuse

Accord de télétravail

Avantages CSE

Résumé du poste

SupBiotech, l’école d’ingénieurs du groupe Ionis, recherche un(e) Assistant(e) administratif(ve) à Lyon pour le parcours ingénieur, à mi-temps. Sous la responsabilité de la responsable des affaires administratives, vous gérerez le suivi des dossiers et le functionnement du service scolarité.

Vous assurez accueil, traitement des documents et information des étudiants et intervenants, avec maîtrise des outils bureautiques (Microsoft 365). Télétravail possible dans le cadre de l’accord interne.

Qualifications

• Diplôme bac+2/3 en gestion-administration exigé ou équivalent.
• Première expérience dans l’enseignement supérieur ou la formation appréciée.
• Aisance avec les outils bureautiques (Word, Excel, Outlook, PowerPoint).

Responsabilités

• Gérer les dossiers étudiants et assurer le suivi administratif du parcours ingénieur.
• Contribuer à la bonne organisation du service scolarité et au respect des procédures.
• Assurer l’accueil physique, téléphonique et par courriel des élèves et intervenants.
• Répondre aux demandes d’information relatives au cursus et à la vie académique.
• Contribuer à la préparation des conseils de classe et à la gestion des examens.

Connaissances

Gestion administrative

Organisation

Relationnel

Formation

Bac+2/3 en gestion-administration

Outils

Microsoft 365

Description du poste

Description de l'entreprise
Fondée en 2004 et membre de IONIS Education group, SupBiotech est l’école d’ingénieurs post‑bac de référence dans le domaine des biotechnologies, implantée à Paris et Lyon.
Chaque jour, nos équipes forment les ingénieurs et assistants ingénieurs qui contribueront à transformer les secteurs de la santé, de l’environnement, de l’agroalimentaire et de la cosmétique.
Parce que les biotechnologies n’ont pas de frontières, l’international fait partie intégrante de notre ADN : mobilités à l’étranger, enseignements en anglais, ouverture sur les enjeux scientifiques et industriels mondiaux.
Rejoindre SupBiotech, c’est intégrer une structure à taille humaine, animée par des valeurs d’excellence, d’innovation et d’ouverture.
Prêt(e) à participer à cette aventure et à accompagner les talents de demain ?

Description du poste

Dans le cadre de son développement, l’école recrute un(e) Assistant(e) administratif(ve) pour son cursus Ingénieur à LYON. Le poste est à pourvoir à mi-temps.

Les principales missions confiées, en collaboration et sous supervision de la responsable des affaires administratives du parcours ingénieur, seront les suivantes :

Missions principales

Au sein de l'école, l'assistant(e) administratif(ve) assure la gestion administrative et le suivi des étudiants tout au long de leur parcours. Il/elle contribue au bon fonctionnement du service scolarité en garantissant la qualité des informations et le respect des procédures administratives.

Organisation pédagogique

• Participer à la préparation logistique des rentrées et événements pédagogiques.
• Participer à la gestion des emplois du temps et à leur diffusion ainsi qu'à la réservation des salles de cours (Excel + logiciel interne).
• Faciliter les conditions logistiques des intervenants (installation des salles, vidéoprojecteurs, ordinateurs). Si nécessaire, formation des intervenants à l’utilisation des outils pédagogiques (Office 365, dont Teams + plateforme pédagogique, LMS « Moodle »).
• Assurer le lien avec les étudiants et les différents services de l'école (service des relations entreprises, service des relations internationales,etc).
• Maintenir, en roulement avec l’équipe, une présence administrative pendant les heures d’ouverture de l’école.

Gestion administrative des étudiants et suivi de scolarité

• Gérer les dossiers étudiants : contrôler la conformité des pièces administratives et relancer les étudiants si nécessaire.
• Editer de documents à l’attention des élèves ou enseignants (suivi de la scolarité des élèves, relevés de notes, bulletins, lettres d’avertissement, convocations …).
• Assurer l’accueil physique, téléphonique et par courriel des élèves, intervenants et visiteurs.
• Répondre aux demandes d’information relatives aux cursus et à la vie académique.
• Assurer le suivi des absences et des justificatifs et alerter la direction en cas d’insuffisances de certains élèves.
• Contribuer à la préparation des conseils de classe.

Organisation des examens

• Participer à la préparation administrative des sessions d’examens.
• Préparer les feuilles d’émargement, la répartition des élèves dans les salles et les documents d’épreuve.
• Assurer le suivi administratif des résultats (traitement des notes à l'aide d'un logiciel interne).
• Veiller au respect des procédures et du règlement interne.

Gestion administrative du service

• Mettre à jour les tableaux de suivi.
• Rédiger des documents internes au service : compte-rendu de réunions…
• Participer à la gestion des fournitures et du matériel pédagogique.
• Contribuer à l’amélioration des processus du service scolarité.
• Si nécessaire, participation aux Journées Portes Ouvertes et autres événements internes de l’école.

Les tâches décrites ci-dessus peuvent être amenées à évoluer en fonction du développement de l’école.

Compétences requises

• Titulaire d’un diplôme bac+2/3 en gestion-administration, assistanat de direction, gestion des organisations ou équivalent.
• Une première expérience dans l’enseignement supérieur ou la formation serait appréciée.
• Aisance avec les outils bureautiques (Microsoft 365 : Word, Excel, Outlook, PowerPoint).

Qualités

• Bon relationnel, proactivité, organisation et rigueur.
• Discrétion et respect de la confidentialité.
• Qualités rédactionnelles et orthographe soignée.

Ionis Groupe s’engage en faveur d’une politique de recrutement diversifiée, inclusive et équitable afin de favoriser l’égalité des chances. Nous avons à cœur de de privilégier des équipes mixtes en promouvant la non-discrimination en termes de handicap, de mixité sociale, d’égalité des sexes ou encore d’intergénérationnel.

Avantages

• Une prise en charge à 50 % de vos frais de transport / Une prime mobilité douce pour encourager les déplacements durables
• Une mutuelle avantageuse
• L'accès aux avantages du CSE
• Accord de télétravail en vigueur au sein de l’entreprise
• Un environnement de travail stimulant au sein d'un groupe leader de l'enseignement supérieur

Réf: 8ccd36a5-6c41-45e8-9709-985bcf7f08f4