Assistant administratif évènementiel (H/F)

Ankama; Roubaix; Sur place; EUR 20 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Une entreprise dynamique à Roubaix recherche un(e) Assistant(e) administratif.ve événementiel(le) pour rejoindre son équipe. Vous serez responsable de la logistique, de la préparation des événements et de la gestion du suivi budgétaire. Les candidats doivent avoir un BAC+2 et faire preuve d'organisation, de communication efficace, et d'une capacité à gérer le stress. Le poste offre divers avantages, y compris une couverture mutuelle et l'accès à des installations de loisirs dans un environnement de travail stimulant.

Prestations

Couverture mutuelle

Tickets restaurants

Prime de participation

Aide au logement

Accès à la salle de sport

Qualifications

• Rigoureux et sens de l’organisation.
• Disponibilité et mobilité pour se déplacer à Japan Expo 2026.
• Capacité à gérer le stress face aux imprévus.

Responsabilités

• Rechercher et compiler des propositions d'hébergement.
• Mettre à jour le planning staff.
• Préparer des estimatifs selon les informations fournies.
• Collecter les documents post-événement.
• Assurer le suivi logistique sur place à Japan Expo 2026.

Connaissances

Sens du détail et minutie

Capacité à gérer les priorités

Bonne communication écrite et orale

Esprit d’équipe

Polyvalence

Maîtrise de Excel

Formation

BAC+2

Outils

Outils de planning

Description du poste

Ce que nous te propose

Ankama recherche pour accompagner son équipe événementielle, un(e) Assistant(e) administratif.ve événementiel (le)

Logistique Hébergement et Restauration

• Rechercher et compiler des propositions d’hébergement et de restauration.
• Préparer et confirmer les réservations selon les consignes.
• Suivre les réservations existantes et relancer les prestataires si nécessaire.

Transport

• Étudier et présenter différentes options de transport.
• Préparer les réservations.

Planning et Communication

• Mettre à jour le planning staff.
• Préparer les feuilles de route.
• Relancer les collaborateurs pour compléter les informations manquantes.

Mise à jour des outils

• Maintenir l’ordre et la complétude des fichiers liés aux événements.

Suivi Budgétaire et Factures

• Mettre à jour les budgets salons.
• Préparer des estimatifs selon les informations fournies.
• Collecter et transmettre les factures au service comptable pour validation.

Suivi Post-Événement

• Collecter les documents et informations après les salons.
• Organiser et centraliser les informations post-événement.

Participation au salon Japan Expo 2026

• Accueillir et orienter le staff, relayer les informations.
• Assurer le suivi logistique sur place.
• Relayer toute information ou problème à la référente logistique.

Ce que nous recherchons

De formation BAC+2, tu es rigoureux et tu as le sens de l’organisation

• Sens du détail et minutie.
• Capacité à gérer les priorités et respecter les délais.
• Bonne communication écrite et orale.
• Esprit d’équipe et collaboration efficace avec les différents interlocuteurs.
• Polyvalence et capacité à gérer le stress face aux imprévus.
• Maîtrise des outils informatiques courants (Excel, mails, outils de planning).
• Disponibilité et mobilité pour se déplacer à Japan Expo 2026.

Ce que nous offrons ?

Le poste est en présentiel à Roubaix dans la région de Haut de France, nos locaux lumineux et spacieux ont permis de rénover d’anciennes usines textiles et nous offrent aujourd’hui de grands open-spaces propices à la collaboration entre différentes équipes, et à la recherche collective de nouveaux concepts et de nouvelles idées à mettre en place.

Ce poste comprend une couverture mutuelle, des tickets restaurants, prime de participation, prime vacances, prise en charge des frais de transports, aide au logement, l’accès à notre salle de sport et de détente (tennis de table, baby foot…) sur ton temps libre, les œuvres sociales du CSE et beaucoup d'autres avantages à découvrir.