Assistant administratif et financier (F/H)

Institut Catholique de Lille; Lille; Sur place; EUR 23 000 - 25 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

Carte Titres restaurant Edenred

Mutuelle/Prévoyance

Forfait mobilité durable

Bons cadeaux CSE

Résumé du poste

L’Institut Catholique de Lille recrute un chargé de mission à temps plein en CDD pour répartir le travail entre la Direction prospective et la Direction Financements Européens et Institutionnels. Vous assurez l’organisation logistique et administrative des réunions, le suivi des conventions et des dépenses, et le suivi comptable des projets.

Vous maîtrisez les outils bureautiques et disposez d’un Bac+2 minimum en administration ou gestion, avec une bonne aisance relationnelle et rigueur.

Qualifications

• Diplôme Bac+2 minimum : administration, gestion.
• Maîtrise des techniques de secrétariat et de gestion.
• Connaissance des règles de facturation et de budget.
• Maîtrise des outils informatiques (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
• Connaissance d'un ou des logiciels du système informatique du service/entité souhaitée.
• Sens du relationnel et de l'accueil, écoute, organisation, rigueur, esprit d'équipe.

Responsabilités

• Organisation logistique et administrative des réunions, séminaires et événements de la direction.
• Planification des réunions : gestion des agendas et identification des créneaux.
• Réservation des salles, repas, matériel et déplacements.
• Suivi administratif des intervenants et prestataires; suivi comptable et factures.
• Rédaction de comptes rendus et synthèses; production de rapports d’activité.
• Renfort de l’équipe et montage de dossiers : éléments techniques et financiers pour propositions de projets.
• Collecter et structurer les données pour tableaux de bord et analyses des écarts.

Connaissances

Anglais B2

Communication

Organi­sation

Relationnel

Formation

Bac+2 administration/gestion

Outils

Word

Excel

PowerPoint

Outlook

Internet

Description du poste

Dans le cadre d’une création de poste, la Direction et la prospective recrute un chargé de mission. Poste à temps complet à pourvoir en CDD le plus rapidement possible.

Votre temps de travail sera réparti entre les deux directions.

Pour la Direction prospective

• Organisation logistique et administrative des réunions, séminaires, événements, missions de la Direction de la prospective
• Planification des réunions: gestion des agendas et identification des créneaux avec les parties prenantes
• Réservation des salles, repas, matériel…
• Réservation de déplacements (transport et hébergement)
• Suivi administratif des intervenants et prestataires
• Transports et Hébergement
• Suivi du paiement de leurs prestation
• Lien avec les intervenants et prestataires, experts invités…
• Suivi comptable
• Transmission des factures à la comptabilité et suivi des mises en paiement
• Suivi des dépenses de la Direction de la Prospective
• Rédaction de comptes-rendus et synthèses des réunions de travail.
• Participation aux réunions et aux séminaires de prospective pour saisie du CR.
• Contribuer à la production de rapports sur l’activité de la Direction de la Prospective
• Relecture et secrétariat de rédaction pour des notes, chapitres, ouvrages réalisés par la Direction de la prospective
• Evolution possible: suivi comptable du futur événement ECOPOSS

Pour la Direction Financements Européens et Institutionnels

Au sein de l’équipe des financements européens et institutionnels, l’assistant travaillera en interaction étroite avec tous les membres de la direction, les entités de l’institut catholique de Lille et les services centraux. Une posture proactive et une capacité à être force de proposition sont attendues pour ce poste.

Saisie et mise à jour des conventions de financement et pièces administratives etfinancières

• Intégrer dans l’outil EUDONET (outil de gestion dédié à la gestion dédié aux financements), l’ensemble des conventions de financements signées, avenants et documents associés, les rapports financiers afin de constituer une vue globale et fiable des financements des composantes de l'ICL.
• Veiller régulièrement à la complétude des informations liées aux projets de financement dans EUDONET, en s’assurant que toute convention active soit dans l'outil dédié.
• Servir de relai principal avec le service comptabilité notamment pour faciliter l’identification des virements entrants.

Appui au pilotage & gestion :

• Collecter, structurer les données pour établir des tableaux de bord périodiques et analyser les écarts entre les prévisionnels et les dépenses réalisées
• identifier les situations à risque (non-respect des échéances, dépenses non justifiées...) et alerter rapidement les parties prenantes pour prévenir toute perte de subvention.
• contribuer à l’optimisation de l'outil gestion EUDONET (participation à des groupes de travail)
• Gestion des demandes utilisateurs dans l'outil dédié : traitement des données, mise à jour du suivi des demandes...
• contribuer à l’organisation du comité des engagements de projets de l'ICL(préparation des dossier,rédaction de compte-rendu,de relevé de décisions,organisation logistique...).

Coordination et rédaction des documents, rapports

• Collecter les données auprès des entités, parties prenantes concernées rédiger le bilan des actions menées.
• Être force de proposition dans l’amélioration des rapports, documents attendus pour enrichir le contenu et la forme du rapport.
• Renfort de l’équipe,appui à montage de dossiers :Collecter les éléments techniques et financiers nécessaires pour faciliter l'écriture de propositions de projet et respecter les échéanciers des appels à projets.

Profil recherché :

Dans le cadre de notre politique diversité, nous portons une attention particulière, à compétences égales, aux candidatures des personnes en situation de handicap.

• Diplôme de niveau Bac +2au minimum : administration, gestion, Niveau B2 en anglais
• Maîtrise des techniques de secrétariat et de gestion.
• Connaissance des règles de facturation et de budget
• Maîtrise des outils informatiques (Internet, Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
• Connaissance d'un ou des logiciels du système informatique du service/entité souhaitée.
• Avoir le sens du relationnel et de la communication, avoir le sens de l'accueil et de l'écoute, être organisé et rigoureux, être dynamique et réactif, avoir l'esprit d'équipe.

Ce que nous proposons

• Durée du contrat : 12 mois
• Rémunération : Entre 2076 et 2200 euros bruts mensuels
• Carte Titres restaurant EDENRED (valeur de faciale du titre: 10 euros (avec prise en charge de l’employeur à hauteur de 60%) – Distribution de 190 tickets par an (pour un temps complet)
• Mutuelle/Prévoyance
• Forfait mobilité durable donnant droit au remboursement des frais de transport (sous forme d’abonnement) à hauteur de 75%
• Divers bons cadeaux offerts par le CSE (sous réserve d’avoir les conditions d’ancienneté au moment de la distribution.)