Assistant Administratif et Commercial - Assistante Administrative H/F

Ieb Ingenierie Environnement Batiment; Luprie; On-site; EUR 18,000 - 24,000; Full time

Job summary

Ieb Ingenierie Environnement Batiment recherche un/une assistant(e) de direction et administratif pour accompagner le responsable dans toutes les affaires administratives liées au travail, RH formation, commercial et appels d'offre. Vous assurez le secrétariat et l'organisation des agendas et rendez‑vous, le suivi des dossiers, la gestion des mails et du courrier, et l'accueil téléphonique.

Débutant accepté; vous participerez à la saisie et au classement des données, à la rédaction de documents

Qualifications

• Expérience en secrétariat et traitement administratif.
• Maîtrise des outils bureautiques et de la saisie de données.
• Connaissance des procédures administratives et de la gestion de dossiers.

Responsibilities

• Gérer le secrétariat et les dossiers administratifs liés au responsable.
• Organiser les agendas, réunions et rendez-vous, et assurer le suivi des dossiers.
• Gérer les mails et le courrier et accueillir les appels téléphoniques.
• Saisir les données pour l’archive des dossiers amiante et DOE.
• Rédiger des documents et lettres professionnels.
• Assurer le suivi commercial et le recouvrement des incidents.

Skills

Gestion admin

Relation client

Organisation

Maîtrise bureautique

Saisie informatique

Archivage et classement

Tools

Word

Excel

PowerPoint

Job description

L'assistant de direction/ administratif sur toutes les affaires administratives liées au travail du responsable d'entreprise, RH formation, commercial, appel d'offre, archivage dossier d'exécution

• Traitement administratif de dossiers et du secrétariat
• l'organisation des agendas, réunions et rendez-vous, le suivi de dossiers, ou de tableaux de bord
• la gestion des mails et du courrier
• l'accueil téléphonique
• Saisie des données pour archive dossier amiante (heures exposition, DOE,,,)
• la communication d'informations en interne
• le support comptable (organisation de facture fournisseur), pas de saisie comptable
• la rédaction de documents et de lettres
• la commande de fournitures si nécessaire
• Gestion des suivis et tableau de bord, flotte véhicule, révision de matériel, RH formation

Experience

Débutant accepté

Compétences

• Normes de service client
• Gestion des commandes et des stocks
• Maîtrise des outils informatiques (Internet, messagerie électronique) et bureautiques (Word, Excel, PowerPoint)
• Techniques de gestion administrative
• Systèmes de gestion de base de données
• Alimenter et actualiser la base de données clients et prospects
• classer, archiver les dossiers et les documents
• Assurer la conformité des pratiques commerciales
• Assurer la relation client : suivi commercial, gestion des incidents (échanges, retours, avoirs), relance pour recouvrement
• Assurer une veille juridique et réglementaire
• Collaborer avec l'équipe de vente pour atteindre les objectifs communs
• Collaborer avec les équipes internes pour répondre aux demandes clients
• Collaborer avec les équipes internes pour répondre aux demandes clients
• Définir et hiérarchiser les priorités en fonction des objectifs fixés
• Favoriser l'entente, la collaboration
• Gérer les contacts entrants (appels, mails, courriers) et les transmettre au bon interlocuteur
• Lire et comprendre des tableaux de bord d'activité et des indicateurs
• Mettre à jour, clôturer les dossiers des clients
• Planifier et organiser des réunions
• Préparer les dossiers commerciaux avant les contacts et rendez-vous des commerciaux
• Renseigner et mettre à jour des outils de suivi et de traçabilité de l'activité (tableaux de bord, relevés d'incidents, qualitéetc.)

Langues

Français exigé

Qualification

Employé qualifié

Secteur d'activité

Dépollution et autres services de gestion des déchets

Liste des qualités professionnelles

• Avoir l'esprit d'équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
• Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
• Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).