Assistant administratif Equipe Pluridisciplinaire

Département du Loiret; Orléans; Hybride; EUR 40 000 - 60 000; Plein temps

Résumé du poste

Une institution publique recrute un Assistant administratif à Orléans pour gérer la documentation des usagers au sein de l'équipe pluridisciplinaire du secteur social. Le candidat idéal doit posséder un Bac/BTS en administratif et avoir une expérience en gestion administrative. Le poste propose des avantages variés, y compris le télétravail et des formations. Des compétences relationnelles et organisationnelles sont requises pour réussir dans cette fonction.

Prestations

Télétravail avec forfait annuel

Prime annuelle

Tickets-restaurants

Congés accumulables

Formations disponibles

Qualifications

• Titulaire d'un Bac/BTS dans le domaine administratif.
• Expérience dans la gestion administrative, de secrétariat ou d'assistance, notamment dans le secteur médico-social.
• Maîtrise des outils bureautiques.

Responsabilités

• Assurer la gestion des dossiers administratifs des usagers.
• Accueillir les usagers sur rendez-vous.
• Traiter les demandes et les courriers liés aux usagers.
• Veiller au respect des échéances.

Connaissances

Gestion administrative

Sens de l'accueil

Organisation

Discrétion professionnelle

Esprit d'équipe

Formation

Bac/BTS dans le domaine administratif

Outils

Pack Office

Logiciels métiers

Description du poste

Information générale et descriptif poste

Intitulé du métier: Administratif - Assistant administratif

Intitulé du poste: Assistant administratif Equipe Pluridisciplinaire - ORLEANS - 8108 H/F

Rémunération: A partir de 2 159 € brut mensuel

Contrat: Titulaire - Contractuel

Catégorie du poste: C

Cadre d'emploi du poste: C/Adjoints administratifs

Avantages Collectifs Au Travail

• Le télétravail : forfait annuel de 40 jours et/ou 1 à 3 jours fixes selon le poste
• Un compte-épargne temps pour épargner des jours de congés/ARTT et les utiliser dès que besoin
• Des autorisations spéciales d'absence pour les événements familiaux ou personnels.
• Une prime annuelle pour valoriser votre engagement et votre performance.
• Des tickets-restaurants : 60% pris en charge par le département, sous conditions.
• Des offres du CNAS (Comité National d'Action Sociale) pour vous aider à financer vos loisirs, voyages, quotidien (chèques vacances, crédits…)
• Une prise en charge à 75% des frais de transport en commun / un forfait mobilités durables (jusqu'à 300€ par an), sous conditions / une plateforme de covoiturage mise à disposition par la collectivité.
• Une participation employeur de 15 € par mois (dans la limite de la cotisation payée) si vous bénéficiez d'un contrat de mutuelle labellisé.
• Un contrat de prévoyance avec une participation employeur de 17,65 € par mois (forfait de base avec ou sans options).
• Des formations dispensées par le CNFPT (Centre National de la Fonction Publique Territoriale.
• Un bilan de parcours professionnel et de carrière pour vous accompagner dans vos perspectives d'évolution.
• Des possibilités d'avancement de carrière et de promotion pour les agents titulaires, et une étude possible de réévaluation salariale pour les contractuels à partir de 3 ans.

Finalité du poste

Vous travaillez au sein de l'une des 4 Agences Départementales des Solidarités, relais sur les territoires des politiques sociales portées par le Département, chef de file de l’action sociale.

L’Agence Départementale des Solidarité d'Orléans Métropole est composée de plusieurs équipes pluridisciplinaires et d'une équipe accueil inconditionnel.

Vous travaillez au sein de l'équipe pluridisciplinaire secteur Bourgogne Argonne composée d'une vingtaine d'agents : un responsable de service, 14 travailleurs sociaux, 4 assistants administratifs dont le poste à pourvoir, une psychologue, un référent socio professionnel.

L'équipe pluridisciplinaire oeuvre dans les 3 politiques sociales suivantes:

• Enfance Famille: accompagnement éducatif à la parentalité, protection de l'enfance, PMI
• Accompagnement socio-professionnel : accompagnement social, insertion
• Autonomie: accompagnement des personnes âgées, personnes handicapées.

Vous avez en charge un portefeuille d’usagers et vous intervenez en support administratif auprès des travailleurs sociaux sur l’ensemble des 3 politiques sociales. Vous êtes le garant administratif du dossier social unique de l’usager.

Missions

• Dans le cadre de ce poste, vous assurez la gestion des dossiers administratifs des usagers en lien avec les travailleurs sociaux de votre équipe pluridisciplinaire: (dans le champs des 3 politiques sociales portées par le Département)
• Vous êtes en charge des appels téléphoniques et de l’accueil des usagers sur rendez vous.
• Vous traitez les demandes, les procédures et les courriers liés aux usagers.
• Vous êtes le garant d’une saisie rigoureuse des dossiers des usagers dans le logiciel métier IODAS.
• Vous êtes en charge de la conception, gestion, alimentation du dossier de l’usager; dossier dématérialisé au sein de la GED (Gestion électronique des données).
• Vous êtes garant du suivi des procédures dans les différents champs des politiques sociales.
• Vous veillez au respect des échéances et savez prioriser en fonction de l’urgence de la situation.
• Vous procédez et consolidez le suivi statistique de l’activité de l’équipe pluridisciplinaire.
• Vous travaillez en lien avec un réseau partenarial des trois politiques sociales (réseau associatif, institutionnel, judiciaire…)
• Selon les attentes du Responsable de l’équipe pluridisciplinaire, vous pouvez être amené à intervenir sur les tâches suivantes :
  • Reporting d'activité.
  • Garantie de la bonne utilisation des logiciels métiers.
  • Gestion de la boîte Courriel de l'équipe pluridisciplinaire.
  • Etre garant du processus de dématérialisation (utilisation de MAARCH et de la GED).
  • Etre participatif et force de proposition (nouveau projets à venir et nouveaux outils (GED / SDP/ PLEX…)

Localisation du poste

Lieu: Orléans secteur Bourgogne Argonne

Profil candidat

Niveau d'études min. requis: BAC

Niveau d'expérience min. requis: Inférieur à 2 ans

• Titulaire d'un Bac / BTS dans le domaine administratif.
• Expérience dans la gestion administrative/ secrétariat/ assistanat, notamment dans le secteur médico social.
• Maitrise des outils bureautiques (pack office/ logiciels métiers/ messagerie).
• Qualités relationnelles et savoir-faire pour répondre à l'accueil des usagers et des partenaires.
• Bon esprit d'équipe, discrétion professionnelle et capacité à gérer la polyvalence.
• Bonnes capacités d'organisation, de planification, et rédactionnelles.
• Capacité à prendre une distance par rapport à un public vulnérable.

L’emploi correspond au cadre d’emplois des adjoints administratifs territoriaux et peut être pourvu par mobilité interne, mutation, détachement ou à défaut par voie contractuelle (contrat de 1 an renouvelable dans la limite de 6 ans avant proposition d'un contrat à durée indéterminée).

Langues

Anglais (1- Niveau élémentaire)

Processus de recrutement

• Délai de réponse sous 15 jours après la clôture de l'offre.
• Entretien avec le responsable du service et/ou directeur et en présence d'une chargée de recrutement RH en fonction des postes. Cas pratique possible.
• Second entretien envisageable avec le directeur si besoin.
• Transmission des entretiens professionnels pour les titulaires et prise de référence possible pour les contractuels.
• Selon le poste et l'entretien, possibilité de passation de tests de personnalité professionnelle.
• Réponse sous 10 jours après entretien et/ou prise de contact avec la chargée de recrutement.
• Arbitrage de recrutement soumis aux DGA et/ou DGS des pôles concernés.
• Officialisation écrite et procédure administrative (pièces, contrat…).

Environnement et condition de travail

Horaires et congés: La base horaire hebdomadaire est de 39h52 ouvrant droit à 25 jours de congés par année civile, 26 jours de RTT, et 2 jours de fractionnement, soit 53 jours annuels pour concilier vie professionnelle et vie personnelle.

Le cycle horaire est modulable sous conditions.

Il est possible d'exercer à temps partiel (de droit ou sur autorisation soumis à l'avis du hiérarchique et en fonction des nécessités de service), sous conditions.

Travail en open space: Oui

Travail informatique: Oui

Contact avec usagers physique et /ou téléphonique: Oui

Travail en extérieur: NON

Travail isolé: NON

Astreintes, horaires de nuit, week-end: NON

Nuisance sonore: NON

Déplacements professionnels (périmètre, fréquence, voiture de service): Non

Poste ouvert à télétravail: Oui

Manutention manuelle de charge: Non

Marche fréquente dans le travail: Non

Position assise prolongée: Oui

Position debout prolongée ou piétinement: Non

Gestes répétitifs à cadence élevée: Non

Travail des bras en élévation: Non