Assistant Administratif d'Agence H / F

ENTREPOSE ECHAFAUDAGES; Montreuil; Sur place; EUR 30 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Une entreprise de construction à Montreuil recherche un(e) assistant(e) administratif(ve) pour soutenir ses activités. Vous serez chargé(e) de la gestion administrative des chantiers, de l'accueil des demandes, ainsi que de la facturation. Le candidat idéal possède un Bac +2/3 en secrétariat ou administration, une expérience dans le domaine et maîtrise le Pack Office. Autonomie, rigueur et sens du service client sont essentiels pour ce poste.

Qualifications

• Première expérience dans le domaine du secrétariat.
• Maîtrise des outils bureautiques.
• Autonomie et sens de l'organisation.

Responsabilités

• Assurer la réception des appels et orienter les demandes.
• Gérer les réponses aux appels d'offres.
• Assurer la facturation et le suivi administratif.

Connaissances

Aisance relationnelle

Rigueur

Polyvalence

Formation

Bac +2 / 3 en secrétariat ou administration

Outils

Pack Office

Description du poste

Rattaché(e) au Directeur d'agence, vous soutenez activement les activités de notre établissement situé à Montreuil dans le cadre d'un remplacement de congé maternité.

MISSIONS PRINCIPALES

Accueil et traitement des demandes internes et externes :

• Assurer la réception des appels téléphoniques des fournisseurs, clients et partenaires de l'entreprise, en apportant une première réponse ou en orientant vers le bon interlocuteur ;

Gestion administrative du service :

• Rechercher les appels d'offres et suivre leur attribution ;
• Participer à la préparation des réponses aux appels d'offres et aux candidatures : collecte des informations, mise en forme et constitution des dossiers de réponse ;
• Rédiger les devis et saisir les bons de commande ;
• Effectuer les ouvertures de dossiers et de comptes ;
• Assurer la gestion, le suivi et l'archivage des dossiers administratifs du service.

Suivi administratif des chantiers :

• Rassembler et / ou préparer les documents nécessaires à la mise en oeuvre des chantiers (autorisations, demandes de badges, agréments, etc) ;
• Rédiger les contrats de travaux ;
• Contribuer à la rédaction des PPSPS et des PDP : collecte d'informations, mise en forme et édition des documents ;
• Gérer la facturation et en assurer le suivi ;
• Assurer le recouvrement clients : relances, rapprochements bancaires, suivi des paiements et des acomptes.

Le / la titulaire du poste pourra être amené(e) à remplacer ou à assister ponctuellement les assistant(e)s administratifs(ves) des autres services de l'agence, selon les besoins.

• Bac +2 / 3 en secrétariat ou administration ;
• Première expérience dans le domaine du secrétariat ;
• Maîtrise du Pack Office ;
• Aisance relationnelle et rédactionnel ;
• Autonomie et rigueur ;
• Sens de l'organisation et de la planification ;
• Bon sens du relationnel ;
• Polyvalence ;
• Sens du service clients.