Apprenti.e gestionnaire des missions et déplacements professionnels

Synchrotron SOLEIL; Palaiseau; Sur place; EUR 8 000 - 10 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

Remboursement 75% des frais de transport public

Congés payés et jours de RTT

Mutuelle (20,35 euros par mois)

Subvention employeur pour la cantine

Accès aux avantages du CSE

Résumé du poste

Le Synchrotron SOLEIL à Palaiseau recherche un.e apprenti.e gestionnaire des missions et déplacements. Ce poste d'alternance de deux ans exige des compétences en organisation et communication, ainsi qu'un bon niveau d'anglais. Les missions incluent la coordination des voyages, le traitement des notes de frais et le soutien logistique pour les experts invités. L'entreprise offre un cadre de travail dynamique, des avantages tels que le remboursement des frais de transport public et un 13ème mois.

Qualifications

• Alternant.e en 2 ans préparant un diplôme de BTS GPME, BTS Assistante de Direction, ou similaire.
• Rigueur, sens du service, et organisation sont des atouts essentiels.
• Aisance en anglais (lu, écrit, parlé).

Responsabilités

• Gérer et coordonner les déplacements professionnels.
• Organiser les réservations de transport et d'hébergement.
• Traiter les notes de frais et gérer les relations avec les prestataires.

Connaissances

Sens de l’organisation et des priorités

Rigueur et sens du service

Aisance avec les outils numériques

Bon rédactionnel

Bon niveau d’anglais

Connaissance des règles budgétaires et comptables

Attrait pour le monde du voyage

Formation

BTS GPME ou équivalent

Outils

Word

Excel

PowerPoint

Description du poste

Apprenti.e gestionnaire des missions et déplacements professionnels

Implanté sur le plateau Paris-Saclay, à environ 20 kilomètres de la capitale, le synchrotron SOLEIL est l'une des principales infrastructures de recherche françaises. Depuis sa mise en service en 2008, il est au service des communautés scientifiques nationales et internationales. Les recherches effectuées à SOLEIL couvrent un large éventail de domaines scientifiques et industriels (physique, biologie, chimie, science des matériaux, environnement, sciences de la Terre et patrimoine culturel et naturel) en lien avec les enjeux sociétaux actuels. Les expériences menées sur les lignes de lumière s'appuient sur l'exploitation de la lumière synchrotron émise par des électrons accélérés à une vitesse proche de celle de la lumière au sein d'un anneau de stockage. SOLEIL est placé sous la double tutelle du CNRS et du CEA, et offre à son personnel un environnement de travail à la fois dynamique, innovant, pluridisciplinaire et international.

À la pointe de la technologie, SOLEIL II est un projet ambitieux qui a pour objectif de fournir à la recherche scientifique et industrielle de nouvelles opportunités. SOLEIL II consiste en une modernisation d'envergure de l'infrastructure existante et vise à l’amélioration significative des performances des accélérateurs d’électrons et des lignes de lumière. Il est conçu pour répondre aux défis sociétaux majeurs actuels et futurs, notamment dans des domaines tels que la recherche sur les matériaux avancés, l'énergie et le développement durable, la santé et le bien-être, l'environnement. Les travaux de construction du projet SOLEIL II ont été lancés en 2024, marquant le début d'une phase de développement et d'innovation technologique. En parallèle, il est prévu que le fonctionnement de l'installation existante soit maintenu jusqu'à l'automne 2028. Le démarrage de SOLEIL II est programmé pour 2030, avec une montée en puissance progressive jusqu'en 2035.

Contexte et missions

Ce poste se situe dans le Bureau des Missions, de la division Administrative et Financière de SOLEIL.

Le Bureau des Missions travaille en collaboration avec les différents services de SOLEIL.

Dans le cadre de ses activités scientifiques, le Synchrotron SOLEIL accueille de nombreux chercheurs, collaborateurs et experts internationaux. Le.la gestionnaire de missions aura pour rôle de gérer et coordonner les déplacements professionnels des salariés SOLEIL, et des scientifiques extérieurs, en veillant à la qualité du service rendu, à l’optimisation des coûts et au respect des procédures internes.

• Organisation des missions : réservations de transport, hébergements, démarches administratives (visa, inscription à des conférences…), réservation de chambre de la Maison d’hébergement de SOLEIL.
• Accueil d’experts invités : logistique des déplacements pour les participants à des comités, séminaires, workshops, dans le respect des budgets.
• Traitement des notes de frais : enregistrement, vérification des justificatifs (euros et devises), suivi budgétaire.
• Relation avec les prestataires : gestion des réservations via l’agence de voyages, suivi du trafic ferroviaire/aérien, traitement des modifications, remboursements et SAV.
• Support aux voyageurs : conseil selon la destination, aide à l’utilisation du logiciel NOTILUS, création de comptes.
• Suivi financier et comptable : rapprochements carte bancaire, contrôle et transmission des factures/avoirs.
• Traductions ponctuelles : documents administratifs ou logistiques (FR > EN).
• Participation aux réunions internes du Bureau des Missions et contribution à l’amélioration des processus.

Profil recherché

Ce contrat d'apprentissage s'adresse à un.e alternant.e en 2 ans préparant un diplôme de BTS GPME, BTS Assistante de Direction, BTS SAM ou àtoute personne en reconversion professionnelle dans le domaine administratif ou de la gestion.Cette offre correspond à un contrat d’apprentissage de 2 ans.

Connaissances de bases indispensables Connaissances et/ou compétences complémentaires éventuelles

• Sens de l’organisation et des priorités
• Rigueur et sens du service
• Aisance avec les outils numériques
• Bon rédactionnel
• Bon niveau d’anglais (lu, écrit, parlé)
• Connaissance des règles budgétaires et comptables est souhaitable
• Attrait pour le monde du voyage

Qualités requises Techniques/moyens utilisés

• Réactivité et animation
• Esprit d'équipe
• Patience et diplomatie

Outils bureautiques : Word, Excel, PowerPoint

Conditions d’emploi

La rémunération de base correspondra aux barèmes légaux: liés notamment à l’âge/diplôme préparé.

L’alternant(e) bénéficiera d’un 13ème mois mensualisé.

En qualité de salarié, l’apprenti dispose des avantages de l’entreprise:

• Remboursement 75% des frais de transport public
• Congés payés et jours de RTT
• Mutuelle (20,35 euros par mois)
• Subvention employeur pour la cantine (repas à environ 4 euros)
• Accès aux avantages du CSE (Subvention vacances, places de cinéma/parcs d’attraction, remboursement d’activités culturelles et sportives)
• Poste ouvert aux personnes ensituation de handicap