AMA DISPOSITIF VIOLENCE ET VULNERABILITE H / F

CHU de Lille; Lille; Sur place; EUR 25 000 - 35 000; Plein temps

Résumé du poste

Un hôpital dans les Hauts-de-France recherche un(e) secrétaire médico-administratif(ve) pour gérer l'accueil, la coordination des activités et le suivi des dossiers médicaux. Le poste exige un titre professionnel en secrétariat médical et de l'expérience dans le secteur. Vous travaillerez en étroite collaboration avec des équipes pluridisciplinaires pour offrir une aide essentielle aux usagers, tout en garantissant la confidentialité des informations. Horaire fixe de 39 heures par semaine, avec des responsabilités logistiques et techniques.

Qualifications

• Dynamisme et capacités physiques et morales attendues.
• Capacité à travailler en équipe pluridisciplinaire.
• Respect de la confidentialité et du secret médical.

Responsabilités

• Accueil des usagers et des familles.
• Gestion des agendas des médecins du dispositif.
• Préparation et gestion des dossiers médicaux.

Connaissances

Accueil téléphonique

Coordination des activités

Gestion des dossiers médicaux

Utilisation d'outils informatiques

Confidentialité

Formation

Titre professionnel de Secrétariat Médical

Outils

Sillage RDV

Outils bureautiques

Description du poste

Description du poste

ENVIRONNEMENT ET CONTEXTE DE TRAVAIL

DIRECTION DE RATTACHEMENT : Pôle de Psychiatrie Médecine Légale et Médecine Penitentiaire.

METIER DE RATTACHEMENT : SECRETAIRE MEDICO ADMINISTRATIVE

SECTEUR D’AFFECTATION : Mavie Hôpital Calmette

RATTACHEMENT HIERARCHIQUE

• Professeur MEDJKANE François Chef de Service de Psychiatrie de l’enfant et de l’adolescent
• Mme LARDEUR Nathalie, et M DISSAUX David Cadres supérieurs de santé
• M CLARY Thomas Cadre de santé

Description des services

• L’accueil est situé à l’entrée de MAVIe, au 2eme étage Est de l’hôpital Calmette.
• La structure MAVIe regroupe les unités suivantes : le Centre Régional du Psychotraumatisme (CRP), REZOP (Enfants de REtour de Zone d’Opération), PSY-VIM (prise en soins de mineurs victimes de Violences Intra-Familiale) l’Unité Médico-Judiciair e (UMJ), l’UAPED (Unité d’Accueil Pédiatrique Enfance en Danger)
• Les unités composant MAVIe prennent en soin des enfants, des adolescents et des adultes.
• Victimes de violence(s) ou d’événement(s) traumatique(s)
• Des consultations programmées

MISSIONS PRINCIPALES

Le dispositif Violences et vulnérabilité est un dispositif médico-psychologique mobile et pluridisciplinaire à destination :

• De mineurs victimes de violences intrafamiliales (Activité Psy Vim)
• Des mineurs victimes d’une violence migratoire. Des Mineurs Non Accompagnés (MNA) et jeunes majeurs pris en charge par l’ASE, les enfants et adolescents exilés sans accès aux droits, notamment les «Mijeurs» : jeunes en recours de reconnaissance de minorité. (Activité MEOPSY)
• Des mineurs rapatriés par l’Etat de la zone de conflit. Ces mineurs français ont été amenés sur la zone de conflit par leurs parents ou un proche, ou sont nés sur zone. ( Activité REZOP)

Il renforce l’offre en psychiatrie de l’enfant et de l’adolescent vers et pour les jeunes isolés, en situation de précarité ou en difficulté sociale et / ou familiale, ayant été confrontés à des contextes de violences, pour un accès aux soins, et il propose un parcours gradué et coordonné pour tous.

Intégré au plateau Mavie, et en collaboration directe avec le CRP et le service de PEA, l’activité du secrétariat DVV est au centre de la mise en synergie des expertises au bénéfice des jeunes usagers et de leurs proches.

MISSIONS PRINCIPALES DU SECRETARIAT DU DVV

• Accueil téléphonique (information, prise de rendez-vous sur sillage RDV, messages divers, coordination des rendez-vous pluriprofessionnels…),
• Coordination des activités REZOP et PSY VIM
• Accueil physique des patients et des familles en collaboration avec les secrétaires du plateau.
• Préparation, gestion et rangement des dossiers médicaux,
• Admission des personnes prises en charge en hospitalisation,
• Gestion des agendas des médecins du dispositif
• Saisie des courriers médicaux et administratifs,
• Classement des courriers,
• Participation à la saisie de l’activité médicale (RUM, PMSI)
• Garantie le bon suivi des informations

La secrétaire doit donc développer :

• Une fonction d’accueil et d’information notamment en collaboration avec l’hôtesse du plateau :

Le poste de secrétaire représente un espace privilégié pour l’accueil du public. Qu’il soit physique (patients ayant rendez-vous en consultation, personnes se présentant à la recherche d’un renseignement, famille ou visite…) ou téléphonique, la qualité de l’accueil est toujours un élément essentiel quant au bon déroulement du suivi ultérieur, sinon quant à l’efficacité de la prise en charge des personnes qui s’adressent à l’institution.

• Missions d’accueil :

Il / elle reçoit, renseigne, oriente les usagers de l’hôpital vers l’interlocuteur ou le service recherché.

Il / elle travaille en étroite collaboration avec les différentes unités de soin et d’administration (BE-AMA et direction) et les différents professionnels médicaux et non médicaux du pôle.

L’accueil est un moment privilégié et déterminant de la qualité de la prise en soin.

La secrétaire est à l’écoute du patient et des familles afin d’assurer un accueil personnalisé, dont l’objectif est de rassurer et de favoriser une bonne communication, pour délivrer aux personnes concernées les informations nécessaires au bon déroulement de leur hospitalisation, dans le respect de la confidentialité et dans les limites de ses compétences.

ll ou elle est soumise au respect du secret professionnel.

Il ou elle assure l’accueil (physique et téléphonique) et l’orientation des personnes.

Il ou elle accueille de manière professionnelle l’anxiété éventuelle du patient ou de ses proches en gardant une maitrise de soi et en maitrisant les procédures du service.

• Une fonction technique.

La secrétaire utilise quotidiennement de multiples outils informatiques afin de saisir les courriers médicaux et administratifs, des certificats, des attestations, des données relatives à l’activité médicale (PMSI), des données relatives aux protocoles médicaux de l’unité…, de participer à la saisie et au traitement de données spécifiques utilisées pour les enquêtes et les rapports d’activités propres au service, de participer à des protocoles de recherche, dans le domaine de sa compétence.

Sa connaissance des divers logiciels, qu’ils soient bureautiques ou liés à l’organisation administrative de l’institution est essentielle; il en est de même en ce qui concerne l’utilisation de tout matériel bureautique utilisé dans le cadre de la saisie et la gestion des courriers (dictaphone…).

La secrétaire utilise pour la gestion des RDV : sillage RDV et également sillage DM pour les courriers médicaux.

• Une fonction logistique et de coordination

La secrétaire gère les agendas, les plannings d’occupation des bureaux, la réception et la répartition des courriers, participe éventuellement aux réunions concernant l’organisation du service.

Elle est force de proposition pour l’amélioration des organisations et représente un élément moteur et positif de l’équipe.

• Une fonction de gestion.

La secrétaire est responsable de la préparation, la gestion, au rangement, à l’archivage des dossiers médicaux et des documents mis à disposition au sein du service.

La secrétaire, en collaboration avec le cadre du service, participe à la gestion de l’ensemble des documents et fiches spécifiquement utilisés dans le cadre du fonctionnement quotidien des activités, mais également à la gestion des fournitures bureautiques et de l’ensemble des documents et fiches spécifiquement utilisés dans le cadre du fonctionnement quotidien des activités du service.

• HORAIRES DE TRAVAIL :
• TYPE DE ROULEMENT : FIXE
• BASE HORAIRE : 39h (17 RC)
• AMPLITUDEHORAIREPOSSIBLE : 8h30 / 18h (coupure de 30 minutes ou 1h)
• QUOTITE DE TEMPS DE TRAVAIL : 100%

Profil recherché

CONDITIONS PARTICULIERES D’EXERCICE

Un dynamisme et des qualités physiques et moralessont attendues afin d’être capable de répondre aux multiples demandes et sollicitations, maitrise de soi, posture bienveillante et réflexive.

Capacité à travailler en équipe pluridisciplinaire et à garder la juste distance avec les professionnels et avec les usagers.

Respect de la confidentialité et du secret médical

FORMATION REQUISE :

Titre professionnel de Secretariat Médical

FORMATION ET / OU EXPERIENCE PROFESSIONNELLE SOUHAITEE

Expérience dans un secteur somatique et / ou psychiatrique