ALTERNANCE - Personal Assistant

AXA Group; Paris; Sur place; EUR 20 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Une grande entreprise d'assurance recherche une assistante de direction junior dans la division Group Operations Transformation à Paris. Le candidat doit posséder une formation Bac+2 ou Bac+3 et avoir des compétences en multitasking et en gestion d'agendas complexes. Ce poste implique la gestion des agendas des leaders, l'organisation de voyages et la gestion des notes de frais dans un environnement international.

Qualifications

• Être capable de gérer des agendas complexes.
• Avoir une maîtrise des outils de voyage.
• Avoir une maîtrise des outils de gestion des dépenses.
• Être capable de travailler dans un environnement international.

Responsabilités

• Gérer l'agenda des leaders et organiser des réunions.
• Organiser des voyages.
• Gérer les notes de frais.
• Suivre les incidents IT si nécessaire.

Connaissances

Multitasking

Confidentialité

Capacité à dire non

Empathie

Formation

Bac+2 ou Bac+3

Outils

Office 365

Microsoft Teams

Description du poste

VOTRE FUTUR TERRAIN D’EXPRESSION

À propos d’AXA

Présents dans 51 pays, les 145 000 collaborateurs et distributeurs d'AXA s'engagent aux côtés de 93 millions de clients. Nos expertises s'expriment à travers une offre de produits et de services adaptés à chaque client dans trois grands domaines d'activité : l'assurance dommages, l'assurance vie, épargne, retraite & santé et la gestion d'actifs.

En tant que l’un des plus grands assureurs au monde, notre raison d’être est d’agir pour le progrès humain en protégeant ce qui compte. La protection a toujours été au cœur de nos activités, en aidant les individus, les entreprises et les sociétés à prospérer. Et AXA a toujours été un leader, un innovateur, une société entrepreneuriale, favorisant le progrès dans toutes ses dimensions.

Nos valeurs reflètent la culture que les équipes du Groupe à travers le monde vivent et expriment chaque jour. La force de la culture d'entreprise d'AXA et sa remarquable continuité managériale depuis plus de 40 ans se manifeste également dans la proximité de ses valeurs à travers les différentes périodes. Courage, Intégrité, One AXA et Customer First sont les quatre valeurs fondamentales adoptées par le Groupe depuis 2016.

À propos de notre entité

AXA Group Operations est une entreprise durable axée sur la technologie. Notre entité est l'un des principaux catalyseurs de la transformation du Groupe AXA. Nous travaillons à renforcer l'évolution de notre business model d'assurance grâce à la technologie, les opérations, les données et l'innovation. Nous nous assurons de sa mise en œuvre concrète à l'échelle mondiale avec une expertise reconnue sur la qualité d’exécution et les services auprès de nos clients. Nous sommes présents dans 16 pays avec des équipes hautement qualifiées et engagées.

Les équipes d’AXA Group Operations sont composées de :

• et : définissent la stratégie IT globale d’AXA; favorisent la convergence de l’IT au sein des entités et leur fournissent des services partagés;
• : protège les salariés, nos parties prenantes et la marque AXA en sécurisant les informations et gérant la cyber sécurité, la sécurité physique ainsi que la résilience des opérations;
• : définie les ambitions concernant lamaturité des données du Groupe; construit et gère la communauté; conduit la recherche et l’expertise; assiste les entités les moins matures en termes de données; identifie les technologies de pointe et en développe des disruptives pour les entités; crée des cas d’usage sur des technologies spécifiques avec les entités;
• : définie la stratégie d’achats d’AXA, ses lignes directrices et les normes du Groupe; gère les relations avec nos fournisseurs stratégiques et accélère les achats métiers ;
• : s’assure de la cohérence des projets globaux avec la stratégie du Groupe; veille à la mise en œuvre et performance des projets stratégiques;
• : définit le framework de management du risk et s’assure de sa bonne intégration dans la conception de nos produits et procédures afin de favoriser la prise de décision dans un environnement plus sécurisé.
• : accélère la transformation agile au sein de ; établit et met en œuvre une stratégie ressources humaines, communication et accompagnement du changement commune à notre entité.
• L’équipe de stratégie de GO dirige la définition et la mise en œuvre de la stratégie opérationnelle du Groupe AXA, dirige les investissements de GO et assure la bonne exécution des projets stratégiques et critiques de GO. GO Organization, Processes & Data gère et supervise la façon dont nous fonctionnons de manière transversale chez GO : assurer l’alignement de notre structure organisationnelle avec notre modèle opérationnel cible, définir et mettre en œuvre une méthodologie commune pour l’amélioration des processus.
• Le service financier de GO oriente et surveille la stratégie de GO planifier, établir et suivre les budgets, états financiers conformément à la réglementation les besoins, surveille la trésorerie et s’assure l’application stricte des lois locales et internationales règles fiscales.
• : le rôle d'AXA Global Business Services est à plusieurs niveaux; de la gestion des opérations d'assurance aux fonctions supports, l'entité exploite les données, la technologie et diverses capacités pour accompagner les performances des partenaires

VOTRE FUTURE CONTRIBUTION

Dans ce contexte, vous intégrerez le département HR Operations and GOT Transformation au sein de la Division Group Operations Transformation.

Dans une équipe de 35 assistantes de direction réparties dans 10 Pays, vous serez rattaché(e) au manager de l’équipe et vous serez assistante de direction junior.

Après intégration dans l’équipe et compréhension des enjeux et des attentes du poste et de l’entreprise, vous serez amené à accompagner progressivement 2 ou 3 leaders de l’entreprise en tant qu’Assistante de direction volante. Dans ce cadre vous serez en charge de :

• La gestion de l’agenda des leaders, organisation de meetings, de workshops
• L’organisation des voyages
• La gestion des notes de frais
• La remontée et suivi des incidents IT si nécessaire
• Contribuer activement à la cohésion et au développement de l’équipe.

…Vous développerez :

• Votre capacité à travailler dans un environnement complexe et international
• Le Stakeholder management
• Votre capacité d’organisation
• Votre capacité à prioriser et à prendre du recul(important vs urgent)

Your Profile

VOTRE BACKGROUND

…Vous aimez :

• Être multitâche
• Travailler dans un environnement international
• Être force de proposition
• Collaborer et apporter votre contribution à une équipe
• Faire preuve de confidentialité

Formation / Formation bac+2 ou bac+3

Compétences comportementales / Soft skills :

• Ecoute
• Confidentialité
• Multitasking
• Capacité à dire non
• Force de proposition
• Empathie

Compétences techniques / Hard skills :

• Gestion d’agendas complexes
• Maîtrise des outils voyage
• Maîtrise des outils expenses

Langues : Anglais et Français courant (tous les documents seront à rédiger en anglais)

Outils informatiques :

• Office 365, Microsoft Teams

About AXA

As a world-leading insurance company, we act for human progress by protecting what matters. With 153,000 employees in 54 countries working with 105 million customers, we’ve created a truly dynamic and vibrant community. Inclusion and diversity link closely with our values, and together we’re nurturing a culture of

respect, for each other, for our customers and the communities around us. Join AXA and you’ll feel like you belong, are included and can thrive. You’ll be able to shape the way you work and truly grow your potential as you seek out new opportunities, push boundaries and benefit people in critical moments of their lives. This is your chance to build the tomorrow you want. Know you can.

About the Entity

AXA is becoming a sustainable tech-led company and at AXA Group Operations we are one of the major catalysts for this transformation.

We set the tone by triggering and empowering the evolution of our insurance business model through technology and innovation, driving its concrete implementation globally at speed, with a high quality of advisory and execution.

We are present across 17 countries with committed, highly qualified teams. We leverage technology, data, sourcing, security and investment allocation in a global way, but also achieve economies of scale and synergies when necessary.

What We Offer

We bring together the expertise, cultural diversity and creativity of over 8,000 employees worldwide and we’re committed to equal opportunities in all aspects of employment (gender, LGBT+, disabled persons, or people of different origins) and to promoting Diversity &Inclusion by creating a work environment where all employees are treated with dignity and respect, and where individual differences are valued.