Alternance Adjoint(e) de Direction - Courville-sur-Eure (F/H)

ISCOD ALTERNANCE; Chartres; Sur place; EUR 30 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Une entreprise de gestion d'événements recherche un(e) responsable pour accueillir et coordonner les événements, assurer la gestion des équipes, et maintenir l'entretien du domaine. Le candidat doit avoir des compétences en gestion d'événements et être à l'aise en français et en anglais. Le poste est accessible à tous sans distinction.

Qualifications

• Expérience en gestion d'événements requise.
• Capacité à coordonner différentes équipes et prestataires.
• Compétences en communication en français et en anglais.

Responsabilités

• Accueillir les clients et assurer le bon déroulement des événements.
• Coordonner les activités des intervenants et prestataires.
• Gérer l'entretien et la maintenance du domaine.

Connaissances

Gestion d'événements

Communication

Travail d'équipe

Description du poste

Clientèle & évènements

Accueillir les prospects et clients et effectuer les visites au sein du Domaine (en français et en anglais).

Effectuer l’état des lieux d’entrée et de sortie des clients.

Effectuer les visites commerciales au sein du Domaine (en français et en anglais).

Planifier les réservations et l’organisation logistique des évènements à partir des briefs de l’équipe commerciale Domaines & Evènements.

Assurer le bon déroulement des évènements : accueil des clients, suivi de l’évènement, coordination et gestion des prestataires, fournisseurs et intervenants, gestion des requêtes clients sur place.

Assurer la coordination des équipes et des prestataires pour les séminaires (accueil, petit‑déjeuner, pauses, repas, soirée).

Assurer la coordination des équipes et des prestataires pour les mariages (accueil, cérémonie laïque, cocktail, dîner, lancement de soirée).

Coordonner les montages, démontages, et livraisons.

Optimiser les relations avec les différents prestataires de service.

Présence sur les évènements dont vous avez la responsabilité (selon la nature de l'évènement la présence sur le site pendant la soirée et/ou la nuit peut être requise).

Être un relais de confiance pour le Directeur de Domaine.

Gestion du site et des employés

Gestion et suivi des plannings avec le Responsable ou Directeur de domaine (via le logiciel RH interne).

Animation de l'équipe d'employés sur place (accueil, ménage, espaces verts).

Coordination des prestataires extérieurs.

Coordination remise en état après évènements.

Accompagner et former les stagiaires et apprentis du domaine.

En cas de faible activité événementielle, apporter votre aide aux équipes opérationnelles (décoration, ménages, techniciens…).

Entretien du domaine

Veiller à la planification régulière et à la bonne exécution des travaux d'entretien et de maintenance du domaine.

Force de proposition des améliorations.

Relation publique et commerciale

Commercialiser les événements mariages : effectuer les visites, négocier les devis selon les critères définis par la Direction Commerciale, signer les devis.

Participer aux relations publiques locales auprès du voisinage, des collectivités, organismes, associations, autorités, … dans le cadre des orientations et recommandations données par la direction.

Développer les relations auprès d’acteurs patrimoniaux, culturels et artistiques de la région.

Budget et administratif

Assister la direction sur les tâches administratives dont la gestion, le classement et l'envoi des factures, envoi du courrier… Passer les commandes et réaliser l'inventaire des produits de la maison.

Gérer les dépenses d'exploitation dans le respect des directives budgétaires ; rassembler les informations financières et les communiquer au service comptabilité.

Égalité des chances : Ce poste est accessible aux personnes sans distinction de genre, de race, d’origine ethnique, de religion, de handicap, d’orientation sexuelle ou d’âge. Toutes les candidatures sont examinées sans préjugés.