Agent d'accueil H / F - CDD

Institut de Cancérologie de Lorraine - ICL; Vandœuvre-lès-Nancy; Sur place; EUR 20 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Un établissement de santé recherche un Agent d'accueil H/F basé à Vandœuvre-lès-Nancy pour accueillir le public et gérer le standard téléphonique. Ce poste nécessite des compétences en bureautique et en communication, ainsi qu'un BAC ou équivalent. Le candidat idéal a une première expérience dans un rôle similaire et doit faire preuve d'assiduité, de rigueur et d'autonomie. Le poste est à pourvoir en CDD, dès que possible et implique un temps complet du lundi au vendredi.

Qualifications

• Une première expérience sur un poste équivalent serait un plus.
• Respect des procédures de qualité du service.
• Flexibilité et diplomatie dans les interactions.

Responsabilités

• Accueillir et renseigner les personnes se présentant à l’accueil.
• Gérer des caisses et établir des factures.
• Traitement du courrier entrant et sortant.

Connaissances

Maitrise des outils de téléphonie

Bonne connaissance des outils bureautiques (Pack Office)

Excellentes qualités relationnelles

Esprit d’équipe

Rigueur

Formation

Formation BAC ou équivalent

Outils

Logiciels métiers (admissions, facturation hospitalière)

Description du poste

Dans le cadre d'un remplacement, le service Accueil et Admissions souhaite recruter un Agent d'accueil H / F. Sous la responsabilité du Coordinateur accueil et admissions, vos principales missions seront les suivantes sans être exhaustives :

Accueil physique / téléphonique, orientation et information des publics

• Accueille et renseigne les personnes se présentant à l’accueil de l’établissement (patients, visiteurs, représentants, candidats, stagiaires, étudiants, conférenciers)
• Oriente les personnes vers les services adaptés
• Prévient les personnes et / ou services de l’arrivée de visiteur au besoin
• Réceptionne, traite et oriente les appels entrant à l’ICL (standard téléphonique)
• Traite les appels renvoyés de façon temporaire (pauses déjeuner, absence)

Gestion du courrier

• Trie le courrier entrant à l’ICL et le distribue dans les casiers des services au vaguemestre
• Affranchit et trie le courrier sortant
• Relève et dépose le courrier au vaguemestre du CHU quotidiennement
• Réceptionne les plis recommandés, tient à jour le registre et s’assure de la remise au destinataire

Tâches administratives

• Gère des caisses (prestations hôtelières…), réalise quotidiennement l’état de caisse et tient à jour le livre de compte associé en lien avec la comptabilité
• Etablit les factures des patients pour les prestations
• Saisie les données dans le système de gestion du répertoire opérationnel des ressources des disponibles au sein de l’établissement

Prestations hôtelières

• Gère la location de TV

Qualité, continuité du service

• Respecte les délais et la confidentialité
• Respecte les procédures de qualité du service et du centre
• Fait des propositions d’amélioration du service et signale les dysfonctionnements
• Transmet les informations nécessaires au bon fonctionnement du service

Organisation du poste :

• Travail de journée du lundi au vendredi
• Temps complet (35h) : amplitude du service 8h-19h, horaires pouvant être variables

PROFIL RECHERCHE :

Formation et expérience :

• Formation BAC ou équivalent
• Une première expérience sur un poste équivalent serait un plus

Compétences et qualités requises :

• Maitrise des outils de téléphonie
• Bonne connaissance des outils bureautiques (Pack Office) et logiciels métiers (admissions, facturation hospitalière)
• Excellentes qualités relationnelles, sens du service et de l’accueil
• Esprit d’équipe, diplomatie, flexibilité
• Rigueur, organisation et autonomie

Poste à pourvoir en CDD, dès que possible.