Agent chargé d'accueil (h / f)

Le Blanc Mesnil; Le Blanc-Mesnil; Sur place; EUR 20 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Une collectivité locale recherche un agent d'accueil pour orienter et informer les usagers dans leurs démarches. Vous serez responsable de filtrer les appels, accueillir les visiteurs et délivrer des documents administratifs. Une bonne connaissance de l'environnement administratif et une maîtrise des outils informatiques sont requises. Ce poste demande rigueur, amabilité et un sens du service public. Une grande disponibilité et polyvalence sont appréciées.

Qualifications

• Bonne connaissance des démarches administratives.
• Aptitude à identifier le niveau d’importance des demandes.
• Sens du service public avec une bonne présentation.

Responsabilités

• Accueillir et orienter les usagers.
• Délivrer des documents et rendez-vous administratifs.
• Contribuer à la qualité du service d'accueil.

Connaissances

Connaissance de l’environnement administratif local

Maîtrise de l’outil informatique

Capacité à recueillir et analyser la demande

Amabilité et patience

Rigueur et discrétion

Outils

Logiciels métiers (Mélodie, Adagio, Alto, Requiem, Avenir)

Description du poste

Entreprise

Situé entre Paris et l'aéroport Charles de Gaulle, Le Blanc-Mesnil bénéficie d'une situation géographique idéale avec l'accès direct aux autoroutes A3 et A1 mais également une gare du RER B et très prochainement 2 gares de métro dans le cadre du Grand Paris.

Commune de 57 300 habitants en pleine mutation, Le Blanc-Mesnil est un territoire dynamique et attractif.

Poste

Assurer le primo accueil des usagers en orientant et renseignant les usagers et en délivrant des prestations de premier niveau.

ACTIVITÉS :

Assurer l’accueil, l'orientation, l'information des usagers par téléphone ou à l’accueil de l’hôtel de ville :

• Recevoir et filtrer les appels téléphoniques ; renseigner et / ou orienter vers le service expert ou une autre administration
• Recevoir les visiteurs ; identifier la demande ; renseigner et / ou orienter vers le service expert ou une autre administration, délivrer un ticket d’appel le cas échéant
• Renseigner sur l’organisation et le fonctionnement de la collectivité
• Contrôler l'accès aux services et aux élus, en partenariat avec les gardiens
• Identifier les demandes nécessitant un accompagnement spécifique

Dans le cadre du projet de refonte de l’accueil, s’approprier les procédures et les outils mis en place en vue de satisfaire les demandes simples des usagers, parmi lesquelles :

• Délivrer des documents (plans, coordonnées d'administrations, liste des pièces requises pour une démarche, etc)
• Délivrer un rendez-vous pour une démarche administrative, ou un récépissé de demande d’audience
• Enregistrer les réclamations
• Préparer une démarche administrative effectuée par un autre service : vérifier la complétude d’un dossier, délivrer un ticket d’appel le cas échéant, identifier les usagers nécessitant un accompagnement pour leur apporter un service adapté (aide au remplissage de formulaire, reformulation ou explicitation des documents justificatifs à présenter, etc…)
• Renseigner l’usager sur les possibilités de démarches en ligne, l’accompagner sur ces démarches au besoin

Contribuer activement à la qualité de l'accueil et de l'information des usagers :

• Constituer, actualiser et diffuser un fonds d'information et de documentation
• Traiter la demande de l’usager en détectant les possibilités d’amélioration pour améliorer le service rendu.
• Partager les compétences et connaissances utiles à l’activité, pour aider à la formation des nouveaux agents et contribuer à la capitalisation des connaissances
• Veiller à la bonne tenue de l’espace d’accueil ; appliquer les consignes relatives à la sécurité des personnes, des biens et des locaux

Profil recherché

COMPÉTENCES :

• Savoirs :
• Très bonne connaissance de l’environnement administratif local et de l’organisation de la collectivité
• Bonne connaissance des démarches administratives Citoyenneté
• Connaissance appréciée des logiciels métiers (Mélodie, Adagio, Alto, Requiem, Avenir)
• Savoirs faire
• Maîtrise de l’outil informatique et de la recherche sur internet et intranet
• Capacité à recueillir et analyser la demande ; capacité de reformulation positive et de traduction du vocabulaire administratif en langage clair compréhensible par tous ; capacité à identifier les situations requérant une réponse adaptée
• Aptitude à identifier le niveau d’importance et prioriser
• Capacité de compréhension et d’analyse de documents administratifs
• Capacité d’adaptation et d’ajustement du comportement à des situations
• Savoirs être
• Rigueur, assiduité et ponctualité
• Grande disponibilité vis-à-vis des usagers, amabilité, politesse, patience
• Sens du service public (discrétion, neutralité, réserve, confidentialité), très bonne présentation, sens de l’importance de l’accueil comme reflet de l’image de la Ville
• Autonomie Approfondie - Goût pour la polyvalence et le travail en équipe ; sens de l’entraide

CONDITIONS D'EXERCICE :

• Ouverture du service le samedi