Agent administratif / Agente administrative (H/F)

Pole Emploi; Longeville-en-Barrois; Sur place; EUR 28 000 - 35 000; Plein temps

Résumé du poste

Une entreprise de services administratifs à Longeville-en-Barrois recherche un Agent administratif. Le candidat sera responsable de la coordination entre différents services, du traitement des demandes clients, ainsi que de l'élaboration des devis et de la gestion de la facturation. Des compétences en relation client et en gestion administrative sont requises.

Qualifications

• Compétences en gestion administrative et relation client.
• Capacité à travailler sous pression et à gérer les priorités.
• Bonne communication écrite et orale.

Responsabilités

• Assurer la coordination administrative entre services.
• Gérer les demandes clients et élaborer des devis.
• Traiter la facturation et assurer la liaison avec le service comptabilité.
• Intervenir sur la planification en cas d'imprévu.

Description du poste

35H/semaine
Travail en journée

L'Agent administratif assure la coordination administrative et opérationnelle entre les différents services de l'entreprise. Il/elle prend en charge les demandes clients (établissements scolaires, associations, entreprises, collectivités), élabore les devis, enregistre et suit les commandes, met à jour les plannings si besoin, et assure la liaison avec le service comptabilité pour la facturation. Elle/il contribue à la continuité du service en intervenant sur la planification en cas d'imprévu.

Tâches et responsabilités

Accueil et relation client :

• Réception et traitement des appels téléphoniques et des courriels.
• Information, renseignement et accompagnement des clients (établissements scolaires, associations, entreprises, collectivités).
• Transmission et suivi des demandes de transport.
• Gestion des réclamations ou ajustements en lien avec les clients et les conducteurs.

Gestion administrative et commerciale :

• Rédaction, réception et envoi des devis selon les demandes reçues.
• Saisie, validation et suivi des commandes clients.
• Mise à jour des dossiers clients et archivage des documents.
• Transmission des informations importantes aux différents services (exploitation, direction, comptabilité).
• Mise en place des dossiers de facturation.

Suivi facturation et coordination avec la comptabilité du siège :

• Vérification des éléments nécessaires à la facturation (devis validés, bons de commande, informations clients).
• Transmission des données au service comptabilité pour émission des factures.
• Signalement des cas particuliers (ex. : plusieurs payeurs, modifications de prestations, erreurs à corriger).
• Réception et transmission des retours du siège concernant la facturation.
• Traitement des constats amiables en collaboration avec les services techniques.

Gestion du planning d'exploitation :

• Intervention ponctuelle sur la planification en cas d'imprévu (absence, astreinte), ceci en complément de vos collègues de l'exploitation.
• Affectation et ajustement des conducteurs selon les disponibilités.
• Communication et coordination avec vos collègues et responsables pour assurer la bonne exécution des services.