ADV / Assistant.e opérationnel H/F/X (H/F)

G-ON; Issy-les-Moulineaux; Hybride; EUR 30 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Une société d'ingénierie recherche un.e Assistant.e opérationnel.le pour soutenir les Directeurs de Projet. Le candidat idéal a un Bac+2/3 en gestion et une première expérience en ADV. Les responsabilités incluent le suivi commercial, la gestion des contrats et factures, et le soutien administratif. Contrat CDI, télétravail partiel possible.

Qualifications

• Formation en gestion, administration des ventes ou domaine similaire.
• D'une première expérience réussie en ADV ou support administratif.
• Maîtrise des outils bureautiques et idéalement des logiciels de gestion.

Responsabilités

• Suivi commercial et mise à jour des listes de contacts et prospects.
• Préparation et suivi des contrats et factures dans SX.
• Gestion des projets et des affectations au sein de l'équipe.
• Suivi des dépenses et gestion des achats internes.
• Consolidation des plans de facturation et contribution aux clôtures.
• Gestion des accès administratifs dans l'outil SX.

Connaissances

Maîtrise des outils bureautiques

Gestion de plusieurs priorités

Bon relationnel

Sens de l'organisation

Formation

Bac+2/3 en gestion

Outils

CRM / ERP type Everwin SX

Description du poste

Offre n° 200LCYX

ADV / Assistant.e opérationnel H/F/X (H/F)

L'Assistant-e ADV / Opérationnel-le assure un rôle clé de soutien administratif et de contrôle pour garantir la bonne exécution des missions. Il/elle accompagne les Directeurs de Projet (DP) dans leurs tâches quotidiennes, tout en veillant à la cohérence et à la fiabilité des données commerciales, contractuelles et de gestion.

Responsabilités

1. Domaines d'intervention
   • Suivi Commercial & CXM : Mise à jour et suivi des listes de contacts, prospects, partenaires et clients; gestion et suivi du pipe commercial sur SX (probabilités, échéances, montants); aide à la préparation des appels d'offres (AO) et des devis (cohérence avec la politique commerciale et tarifaire); suivi et mise à jour des fiches de références (SX / Filemaker).
   • Contractualisation & Facturation : Préparation et suivi des contrats/CEP dans SX; assistance aux DP dans la définition des plans de facturation; préparation, émission et suivi des factures (clients et relances); vérification des données comptables et modalités spécifiques (multi-entités, plateformes dématérialisées, etc.).
   • Planning & Affectation : Suivi et contrôle des plans de charge (projets, études, décalages); participation aux réunions de planification (COMIB / COTECH, lancements projets); diffusion des informations sur les affectations et ajustements.
   • Suivi Fournisseurs & Achats : Préparation et suivi des bons de commande, frais de certification, sous-traitance; suivi et traitement des factures fournisseurs (projets et internes); gestion des achats internes (logiciels, formations, prestations, matériel).
   • Suivi Financier & Contrôle de Gestion : Suivi et consolidation des plans de facturation et du chiffre d'affaires; revue ponctuelle des projets, devis et indicateurs; contribution à la clôture mensuelle et trimestrielle (temps, notes de frais, export comptable).
   • Backoffice SX : Gestion des accès administratifs et demandes de support; vérifications et corrections dans l'outil SX (dévalidations, cohérences, etc.).
2. Formation et expérience requises à préciser :

• Formation : Bac+2/3 en gestion, administration des ventes, assistance commerciale ou équivalent.
• Expérience : Première expérience réussie en ADV, back-office, ou support administratif opérationnel.
• Compétences : Maîtrise des outils bureautiques et idéalement de logiciels de gestion (CRM / ERP type Everwin SX); rigueur, sens de l'organisation et capacité à gérer plusieurs priorités; bon relationnel et goût pour le travail en coordination avec différents interlocuteurs.

Caractéristiques du poste :

• Contrat : CDI
• Télétravail : partiel possible 1 j/semaine maximum

Profil souhaité

• Expérience indiquée : 2 An(s). Cette expérience est indispensable.

Informations complémentaires

• Qualification : Employé qualifié
• Secteur d'activité : Ingénierie, études techniques

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