Adjointe Administrative / AMA - H/F

CHU Grenoble Alpes; Corenc; Sur place; EUR 21 000 - 27 000; Plein temps

Résumé du poste

Le CHU Grenoble Alpes recherche une secrétaire médicale en AMP pour assurer l’accueil et le suivi administratif des patients en parcours AMP et de préservation de fertilité. Vous gèrerez les rendez-vous, le courrier, les protocoles et assisterez l’équipe médicale.

Vous aurez à superviser l’accueil des patients, la gestion des documents, l’archivage électronique, la cotation des actes dans EASILY et la coordination interservices tout en veillant à la confidentialité et au respect des procédures

Qualifications

• Maîtrise de l'accueil téléphonique et des rendez-vous des patientes.
• Gestion rigoureuse de documents médicaux et confidentialité.
• Maîtrise des logiciels Medifirst, Cristal-Link et EASILY.
• Bureautique et rédaction de courriers et comptes rendus.
• Formation préalable à la qualité et normes ISO-15189.

Responsabilités

• Accueillir les couples et patient(e)s et gérer les examens.
• Gérer les prises de rendez-vous et les procédures d’autoconservation.
• Gérer les boîtes mail et les agendas.
• Inscrire les patientes dans les protocoles AMP.
• Rédiger et envoyer les courriers et protocoles médicaux.
• Numériser et archiver les examens médicaux.
• Réceptionner et distribuer le courrier du service.
• Cotation des actes dans le logiciel EASILY.
• Participer aux réunions d’équipe et échanges interservices.

Connaissances

Accueil téléphonique

Rigueur administrative

Gestion du courrier

Maîtrise Medifirst

Outils

Medifirst

Cristal-Link

EASILY

MS Office

Description du poste

• Soigner
• Former
• Chercher

Avec plus de 2 100 lits et places, le CHU Grenoble Alpes est le 12e hôpital de France. Il emploie plus de 11 500 professionnels dont 1 700 médecins sur 3 sites : site Nord (hôpital Michallon et hôpital Couple-Enfant, site Sud, site de Voiron). Il dispose d’un plateau technique performant et dispense des soins hautement spécialisés.

Plus de 100 corps de métiers se côtoient chaque jour pour contribuer directement ou indirectement à sa vocation de soin, d’enseignement, de recherche et de prévention.

Les 3 Missions Essentielles Du CHUGA Sont

• Soigner
• Former
• Chercher

Le Poste

Missions du service

Le service de génétique génomique et procréation réunit l’ensemble des activités de consultations de génétique prénatales et post-natales des maladies constitutionnelles et de génétique onco-hématologique ainsi le laboratoire d’Aide à la Procréation

CECOS, structure biologique du Centre clinico-biologique d’Assistance Médicale à la Procréation (AMP).

Le service anime les Centres de Référence Maladies Rares (CRMR) qu’il intègre (anomalies de développement, arthrogrypose et maladies neuromusculaires de l’enfant).

Il développe le diagnostic de maladies génétiques et génomiques constitutionnelles et somatiques du fœtus à l’adulte (caryotypes et analyse chromosomique sur puce à ADN).

Il participe à des réseaux nationaux et internationaux pour le diagnostic et la recherche dans le cadre des maladies rares.

Le service de Médecine de la reproduction assure la partie clinique du Centre clinico-biologique d’Assistance Médicale à la Procréation.

En étroite collaboration avec le laboratoire d’Aide à la procréation, ils mettent en œuvre les techniques d’assistance médicale à la procréation, de préservation de la fertilité et la gestion du don de gamètes et d'embryons pour l’arc alpin.

La secrétaire médicale en AMP assure l’accueil, le suivi administratif et la coordination du parcours des patient(e)s engagés dans un protocole d’ aide médicale à la procréation, de don de gamètes ou d’embryons, ou de préservation de fertilité en garantissant rigueur, confidentialité et accompagnement humain tout au long de la prise en charge.

Les activités spécifiques au poste

• Accueillir les couples et patient(e)s : demandeurs d’AMP, en vue de préservation de fertilité, pour examens spermatiques, ou donneurs de gamètes et d’embryons.
• Gérer la prise de rendez-vous pour les examens (spermatiques, gynécologiques, biologiques), consultations et procédures d’autoconservation de sperme ou d’ovocytes.
• Assurer la gestion et le suivi des différentes boîtes mail du service.
• Paramétrer et gérer, après formation, les agendas des médecins.
• Inscrire les patientes dans les protocoles en cours : FIV, TEC, IIU, SO.
• Assurer le suivi et les relances concernant la cryoconservation de gamètes, de tissu gonadique et d’embryons.
• Vérifier l’identité des personnes à chaque étape et garantir la traçabilité des informations.
• Mettre à jour le dossier médical et administratif des patient(e)s.
• Informer les patient(e)s sur les démarches administratives et les examens diagnostiques (ex. spermogramme).
• Gérer de manière rigoureuse les documents administratifs (consentements) et médicaux (sérologies) nécessaires à l’activité thérapeutique.
• Rédiger, frapper et envoyer le courrier, ainsi que les protocoles de soins.
• Numériser les examens médicaux et assurer leur archivage électronique.
• Réceptionner, ouvrir et distribuer le courrier du service.
• Cotation des actes dans le logiciel EASILY.
• Participer aux réunions d’équipe et aux échanges interservices.
• Préparer les passeports ambulatoires pour les patient(e)s.

Profil Recherché

Relations hiérarchiques :

• Sous l’autorité hiérarchique de la cadre Médico – Administrative ( N+1)
• Du cadre supérieur de gestion (N+2)
• du Directeur délégué (N+3)
• Relations fonctionnelles :
• le responsable médical du secteur, les responsables médicaux d’unité, le Cadre supérieur sage-femme et Cadres de santé
• L’équipe médicale et paramédicale du service
• Les correspondants médicaux de la Gynécologie, Urologie, Endocrinologie hospitaliers ou de ville
• Les correspondants médicaux de la Virologie, Bactériologie, Hématologie, Pédiatrie, Oncologie du CHUGA et des hôpitaux de l’arc alpin
• Le service de transport des malades et de brancardage du CHUGA et les ambulanciers extérieurs au CHUGA

Savoir-faire

• Assurer l’accueil téléphonique des patient(e)s et couples, en répondant avec calme, écoute et empathie aux situations de stress, de désarroi ou d’inquiétude liées à leur parcours d’AMP ou de préservation de fertilité.
• Accueillir physiquement les patient(e)s et couples sein du centre d’AMP, en faisant preuve de disponibilité, d’écoute et de bienveillance.
• Appliquer une rigueur extrême dans l’identification, l’étiquetage et la traçabilité des patient(e)s.
• Évaluer le degré d’urgence lors de la prise de rendez-vous et adapter l’organisation en conséquence, avec le support de l’équipe médicale si besoin.
• Connaître le déroulement complet des procédures d’AMP et de préservation de fertilité.
• Se tenir informé(e) de l’évolution des réglementations relatives à l’AMP et à l’autoconservation.
• Maîtriser l’utilisation du logiciel Medifirst spécifique aux activités du service.
• Saisir, mettre en forme et rédiger documents, rapports, courriers et comptes rendus médicaux.
• Trier, diffuser et gérer le courrier ainsi que les dossiers et documents médicaux.
• Classer et archiver les dossiers, documents médicaux et résultats d’examens avec rigueur.
• Se former régulièrement et suivre l’évolution des techniques de secrétariat et des bonnes pratiques administratives.
• Travailler en respectant les bonnes pratiques des centres d’AMP et de laboratoire ainsi que les protocoles internes.
• Prioriser les tâches de manière efficace en fonction de l’activité et des urgences du service.
• Compétences spécifiques :
• Maîtrise de Cristal-Link, EASILY, de bureautique (Outlook, word, excel) et des logiciels spécialisés (Medifirst).
• Formation préalable à la qualité et normes ISO-15189.
• Qualités requises :
• Respect de la confidentialité, discrétion, obligation de réserve
• Ecoute et disponibilité, sens de l’accueil
• Qualités rédactionnelles
• Autonomie et esprit d’initiative
• Esprit d’équipe
• Qualités relationnelles
• Sens de la communication
• Rigueur dans l’organisation du travail
• Adaptabilité et souplesse
• Réactualisation des compétences