ADJOINT ADMINISTRATIF H/F EHPAD DE ST CHEF 50% GHND

GHND - Groupement Hospitalier Nord-Dauphiné; Bourgoin-Jallieu; On-site; EUR 23,000 - 29,000; Full time

Job summary

GHND - Groupement Hospitalier Nord-Dauphiné recherche un agent en charge de la comptabilité et des achats. Vous assurez le traitement comptable des dépenses et des recettes, la relation avec les usagers et les fournisseurs, et le mandatement selon le circuit défini par l’établissement.

Vous participez au suivi du budget et à l’élaboration des documents budgétaires en lien avec le Responsable des affaires financières, et vous travaillez en binôme avec l’Adjoint administratif.

Qualifications

• Connaissance de la comptabilité publique hospitalière décrite dans le cadre GHND.
• Maîtrise du mandatement et des imputations comptables en lien avec le RAF et le Trésor.
• Capacité à assurer l’accueil et les admissions en coordination avec les résidents et familles.
• Connaissance des dispositions législatives et réglementaires relatives à la Fonction Publique Hospitalière.

Responsibilities

• Contrôler la validité des pièces justificatives et des factures et les traiter dématérialisées ( Chorus Pro ).
• Préparer les mandatements dans les délais imposés par la réglementation.
• Vérifier les imputations comptables en lien avec le RAF et transmettre les pièces au comptable de la collectivité.
• Réaliser le suivi budgétaire et établir les documents budgétaires et comptables.
• Suivre et déclarer les écarts entre prévisions et réalisations et assurer le suivi de la dette et de la trésorerie.
• Gérer l’accueil et les admissions, le standard et les requêtes des usagers.
• Gérer la facturation des séjours et assurer l’émission des titres et mandats correspondants.
• Assurer l’archivage et la conservation des documents et le classement des pièces comptables.

Skills

Comptabilité

Achats

Relation usagers et fournisseurs

Archivage

Gestion budgétaire

Rigueur

Autonomie

Job description

Description Mission

L’agent en charge de la comptabilité et des achats, assure le traitement comptable des dépenses et des recettes. Il assure la relation avec les usagers et les fournisseurs.

En lien avec le service achats du groupement hospitalier de territoire GHND (Groupement Hospitalier Nord Dauphiné), il gère le mandatement selon le circuit organisationnel défini par l’établissement.

Il participe au suivi de la réalisation du budget et à l’élaboration des documents budgétaires et comptables en lien avec le/la Responsable des affaires financières.

Son activité au sein du bureau des admissions et de l’accueil : le poste relève de la fonction accueil, de gestion et de comptabilité en lien avec les résidents, leurs familles ou tuteurs. Il nécessite la connaissance et l’application des dispositions législatives et/ou réglementaires relevant de la Fonction Publique Hospitalière. Ce poste est en binôme avec l’Adjoint administratif titulaire du poste afin de pouvoir gérer les frais de séjour et les justificatifs nécessaires en tenant compte des évolutions réglementaires et s’assurer de la transmission au trésor public et/ou le Conseil Départemental.

L’agent sera responsable des archives administratives en veillant à une recherche facilitée dans les locaux dédiés selon la procédure d’archivage de l’établissement.

L'engagement et le mandatement des factures

• Contrôler la validité des pièces justificatives et des factures réceptionnées (papier ou sur la plateforme chorus pro) et les traiter de façon dématérialisée.


• Préparer les mandatements dans les délais réglementaires impartis


• Vérifier les imputations comptables en lien avec le Responsable des Affaires Financières (RAF)


• Transmettre l’ensemble des pièces nécessaires dématérialisées au comptable de la collectivité pour paiement ou encaissement (SGC de la Tour du Pin)


• Mettre à jour régulièrement les fichiers des comptes de tiers


• Classer et archiver les pièces et documents comptables ou financiers.

L’émission de titres de recettes

• Emettre les titres selon la réglementation en vigueur


• Assurer le suivi du P503 et préparer les écritures comptables de recettes

La préparation et le suivi des crédits et budgétaires

• Participer à l’élaboration des documents budgétaires (fonctionnement et investissement) en fournissant des données comptables mises à jour


• Réaliser les engagements et le suivi des crédits


• Identifier et signaler les écarts significatifs entre prévisions et réalisations


• Suivre la dette et la trésorerie


• Suivre l’état des amortissements et des provisions en lien avec le RAF


• Etablir et contrôler le compte administratif (groupes 1 et 3) et travailler en lien avec le RAF et la Trésorerie de l’établissement lors de l’établissement du compte de gestion


• Participer à la réalisation des écritures de fin d’année en lien avec le RAF


• Participer à la clôture de l’exercice comptable en considération des délais et de la journée complémentaire.

Achat

• Recensement des besoins des utilisateurs et remontée des informations au Directeur des ressources matérielles du groupement pour validation.


• Assurer le suivi des fournitures administratives et la papèterie et en assurer la distribution selon les besoins des services.

Contrats de maintenance et assurance

• Assurer le suivi de l’échéancier des contrats de maintenance, et mettre à jour régulièrement, le tableau des divers contrats de maintenance en lien avec les responsables GHND concernés.


• Alerter le Responsable opérationnel en cas d’écart entre les budgets prévus et réalisés.


• Assurer en lien avec le service achat mutualisé du groupement le suivi des contrats d’assurance (IARD, statutaires…)

Accueil et admissions

• Suppléer L’Adjoint Administratif En Charge De L’accueil Et Des Admissions En Son Absence De Manière à Maintenir Un Accueil Du Lundi Au Vendredi De 8h30 à 16h30


• Assurer l’accueil des usagers


• Gérer le standard téléphonique


• Fournir toutes les informations nécessaires pour une demande d’entrée (liste des pièces à fournir) et vérifier les documents à réception


• Assurer le suivi des résidents sur GEPSS et Netsoins

Facturation des séjours résidents

• Emission des titres et mandats en lien avec les résidents


• Emission de titres divers relevant de la facturation diverse (téléphone, repas…),


• Suivi des restes à recouvrer en lien avec la Trésorerie et rédaction de lettres de relance éventuelles.

Gestion du courrier

• En binôme avec l’Adjoint administratif et en suppléance en cas d’absence :


• Relever les journaux des résidents à la boite aux lettres dès l’arrivée et noter le nom du résident sur le journal


• Relever physiquement la boite aux lettres et se rendre physiquement à l’agence postale locale pour poster le courrier quotidien.


• Trier le courrier selon la procédure interne


• Assurer l’affranchissement des courriers et correspondances diverses


• Distribuer le courrier aux résidents en l’absence de l’Animatrice

Poste de catégorie C ouvert au contrat de droit public.

Profil recherché

• Identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations relevant de son domaine


• Optimiser la trésorerie


• Analyser des données, des tableaux de bord et justifier des résultats


• Concevoir, piloter et évaluer des documents qualité dans son domaine de compétence


• Former et conseiller dans son domaine de compétence


• Rédiger et mettre en forme des notes, documents et /ou rapports


• Maîtriser les outils bureautiques et les logiciels métiers


• Connaissances en comptabilité et en gestion budgétaire


• Capacités à travailler en équipe et en autonomie


• Capacités rédactionnelles


• Capacités d’initiatives et d’organisation


• Rigueur, adaptabilité, réactivité, discrétion et conscience professionnelle, respect du secret professionnel


• Organiser les activités spécifiques à son domaine, traiter les dysfonctionnements


• Réaliser des études, des travaux de synthèse relatifs à son domaine d'activité ;


• Contrôler les données et documents relatifs à son domaine d’activité ;


• Traiter les litiges et contentieux ;


• Mettre en place et suivre les processus assurant la fiabilisation et/ou la certification des comptes financiers ;


• Assurer l’accueil des usagers et gérer le standard téléphonique en corrélation avec l’adjoint administratif en charge de l’accueil ;


• Suppléer l’adjoint administratif en charge de l’accueil et des admissions en son absence ;


• Rédiger des documents qualité dans son domaine de compétences ;


• Informer et conseiller la direction ;


• Assurer une veille spécifique à son domaine d'activité.

Horaires : 35h00 (8h30-16h30) – repos fixes samedi, dimanche et jours fériés

Quotité (%) : 50 % avec une possibilité d'évolution vers un 100%

Description Établissement

Le centre hospitalier Pierre Oudot fait partie du Groupement Hospitalier Nord Dauphiné (GHND) avec les centres hospitaliers de La Tour du Pin, Morestel et Pont de Beauvoisin.