Adjoint administratif (H/F) – 100% – Direction de sites et direction déléguée de pôles

CHRU de Strasbourg - Hôpitaux Universitaires de Strasbourg; Strasbourg; Sur place; EUR 28 000 - 36 000; Plein temps

Résumé du poste

Un établissement de santé dans le Grand Est recrute un(e) adjoint(e) administratif(ve) pour la Direction de sites. Vous serez responsable de l'organisation de la gestion de l'information et des communications, tout en assurant un accueil chaleureux pour les usagers et les professionnels. Le poste requiert des compétences organisationnelles, une bonne maîtrise des outils bureautiques, et un sens du relationnel développé. Les candidatures sont ouvertes à tous et la date limite de dépôt est le 30/01/2026.

Qualifications

• Connaissances du secteur de la santé et de l'organisation hospitalière.
• Capacité à élaborer, adapter et optimiser un planning de travail.
• Polyvalence et sens de la priorisation.

Responsabilités

• Organiser la gestion de l’information et des documents pour les directeurs.
• Accueillir et orienter les usagers et professionnels.
• Gérer les appels téléphoniques et messages électroniques.
• Préparer et éditer les dossiers pour les réunions.
• Assurer la gestion logistique des déplacements et fournitures.

Connaissances

Organisation

Capacité à travailler en équipe

Sens du relationnel

Capacité à utiliser les outils bureautiques

Rigueur

Formation

Bac professionnel secrétariat / BTS assistant de direction

Outils

Outlook

Word

Excel

PowerPoint

Description du poste

Vue d'ensemble

À propos de nous

Les Hôpitaux Universitaires de Strasbourg (HUS), établissement de référence du Grand Est classé parmi les premiers CHU français, ont une triple mission de soins, d’enseignement et de recherche.

Ils se composent de 5 sites hospitaliers, organisés en 21 pôles d’activités cliniques et médicotechniques, et comptent 2 750 lits et places, 1 pôle logistique ainsi que 7 écoles et instituts de formation.

Avec plus de 11 850 employés, professionnels médicaux et non médicaux, le centre hospitalier régional universitaire de Strasbourg est le premier employeur d’Alsace.

Les Hôpitaux Universitaires de Strasbourg recrutent un(e) adjoint(e) administratif(ve) pour la Direction de sites (Hôpital Civil, Nouvel Hôpital Civil et Elsau) et à la Direction déléguée de pôles. Ce poste est à pourvoir à 100 %. Recrutement par voie de mutation ou par voie contractuelle (CDD renouvelable).

Les Hôpitaux Universitaires de Strasbourg mettent tout en œuvre pour rendre accessible les postes ouverts aux personnes en situation de handicap.

Date limie de dépôt des candidatures : 30/01/2026

Mission

Mission principale

Organiser pour les deux directeurs présents sur le Nouvel Hôpital Civil (NHC) la gestion de l’information, des documents et des communications téléphoniques ainsi que la gestion logistique en lien avec les missions de direction de site et de direction déléguée de pôles.

Cette mission s’effectue sous la responsabilité des directeurs et en lien étroit avec l’attaché à la direction de site.

Activités et tâches du poste

• Accueil et orientation des personnes (usagers, professionnels…)
• Réception et traitement des appels téléphoniques et/ou des messages électroniques
• Organisation de réunions (avec organisation des déplacements ou prestations hôtelières, le cas échéant), visites, événements, …
• Gestion des agendas
• Préparation et édition de dossiers en vue des réunions
• Frappe et mise en forme de documents
• Reproduction et diffusion de documents
• Traitement des courriers, dossiers, documents (enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage)
• Gestion logistique (commande des fournitures, gestion des salles de réunion, gestion des tickets de transport)

Missions spécifiques à la direction de site

• Initiation et traitement des demandes d’intervention : opérations d’entretien et petits travaux du site
• Après accord du directeur de site, organisation des manifestations intervenant sur les sites de la direction
• Gestion sur le logiciel GESTOR des congés/RTT/absences des conseillers de gestion, du responsable des transports internes, du responsable du standard

Affectation

L’agent assure l’ensemble de ces fonctions sous la responsabilité du directeur de site, du directeur adjoint de site et de l’attaché d’administration de site.

Profil

Compétences requises

• Connaissances
  • Bac professionnel secrétariat / BTS assistant de direction
  • Connaissances du secteur de la santé et de l’organisation hospitalière
• Savoir-faire
  • Sens de l’organisation et de la priorisation
  • Capacité à travailler en équipe, en réseau
  • Polyvalence
  • Capacité à élaborer, adapter et optimiser un planning de travail, de rendez-vous et de visites
  • Capacité à utiliser les outils bureautiques (Outlook, Word, Excel, PowerPoint) et les technologies de l’information et de la communication
• Savoir-être
  • Sens du relationnel
  • Rigueur
  • Ponctualité