ADJOINT ADMINISTRATIF CONSULTATION OBSTETRIQUE 60% / STAFF MEDICO PSYCHO SOCIAL 40%-Hôpital Fem[...]

HOSPICES CIVILS DE LYON; Bron; Sur place; EUR 20 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Un hôpital en France recherche un adjoint administratif pour le service de consultations obstétriques. Le candidat sera responsable du secrétariat administratif, de la gestion des agendas et du traitement des communications. Ce poste en CDD à temps plein exige une autonomie et une maîtrise parfaite du français. Le candidat idéal aura également des compétences en outils bureautiques et des connaissances en terminologie médicale. Le travail se déroule sur des horaires de 8h30 à 16h20.

Qualifications

• Très bonne orthographe et maîtrise parfaite du français (orthographe, grammaire, syntaxe, ponctuation).
• Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Power Point, Outlook).
• Connaissance appréciée des logiciels institutionnels.

Responsabilités

• Assurer le secrétariat administratif du service des consultations obstétriques.
• Gestion des agendas et prise de rendez-vous pour les patientes.
• Réception et traitement des appels et courriers.

Connaissances

Très bonne orthographe et maîtrise parfaite du français

Rapidité de frappe

Maîtrise de la terminologie médicale

Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Power Point, Outlook)

Connaissance des logiciels institutionnels (EASILY, WEB100T, GTMED)

Description du poste

Le Groupement Hospitalier Est regroupe l'hôpital Pierre Wertheimer, l'hôpital Louis Pradel, l'hôpital Femme Mère Enfant et l'Institut d’Héma

Le service de consultation d'obstétrique comprend :

• Une maternité de type 3 qui prend en charge les grossesses de déroulement normal et les grossesses pathologiques, les grossesses gémellaires, ainsi que celles marquées par un petit poids fœtal. La maternité dispose d’une unité de consultation avec un centre spécialisé dans le suivi des grossesses gémellaires et un centre de diagnostic prénatal, de 3 unités d’hospitalisation (hospitalisation conventionnelle et de jour pour les grossesses à haut risque, suites de naissances), ainsi qu’une cellule des transferts périnatals régionale. Elle travaille en collaboration étroite avec le service de néonatalogie et l’ensemble des services de pédiatrie du site, qui prennent en charge les enfants naissant avec des pathologies.

• Une unité d’accueil des urgences gynécologiques et obstétricales 24h/24h.

L'adjoint administratif travaille en liaison étroite avec l’ensemble des praticiens.

Il collabore avec l’ensemble des Assistantes Médico-Administratives du service pour le maintien d’une activité soutenue et la performance des prestations.

Il assure le secrétariat administratif du service des consultations obstétrique en lien avec les aides-soignantes du service.

Lien hiérarchique :

• Cadre Administratif du Pôle
• Coordinatrice des secrétariats médicaux

Liens fonctionnels :

• Sage-femme Coordinatrice du secteur
• Chef de Service
• Chef de Service Adjoint

Secrétariat de consultations obstétriques :

• Gestion des agendas (easily + Outlook): donner les rendez vous nécessaire au suivi des patientes (consultations et/ou échographies)

• Réception, traitement et orientations des appels et messages téléphoniques

• Réception et traitement des mails

• Gestion du courrier (réception, tri, distribution)

• Archivage numérique (scanning) ou papier des examens pour les patientes après leur consultation ainsi que pour les examens triés par les sages-femmes la veille

• En soutien, accueil de patientes ayant rendez vous sur le secteur des consultations

• Gestion des demandes d’interprète nécessaire au fonctionnement du service

• Demande de prise en charge par des spécialistes (endocrinologue, cardio…) pour les patientes suivies

• Envoi d’ordonnances

• Fournir les attestations de présence en consultation si nécessaire

Secrétariat du staff médico psycho-social :

• Récupérer les fiches de repérages dans les différents services et traitement de la boite mail du staff MPS

• Mise à jour des dossiers administratifs et médicaux des patientes et récupération des documents médicaux

• Vérification du suivi des patientes (RDV honorés ou non) avec appel patientes et re-programmation de RDV

• Organisation, préparation et participation aux staffs hebdomadaires MPS (ordre du jour, feuilles de présence, lien visio, CR, ...)

• Mise à jour des indicateurs du tableau de suivi ARS en lien avec la sage-femme référente du staff et la sage-femme Coordinatrice

• Soutien de la sage-femme référente dans la mise en œuvre des décisions prises en staff (RDV patientes, appels patientes, lien avec les professionnels du service, ...)

Cette liste de tâches n’est pas exhaustive et doit s’adapter à toute modification d’organisation

Compétences souhaitées :

• Très bonne orthographe et maitrise parfaite du français (orthographe, grammaire, syntaxe, ponctuation)

• Rapidité de frappe

• Maîtrise de la terminologie médicale (des connaissances en gynéco obstétriques seraient un atout)

• Maîtrise des outils bureautique (Word, Excel, Power Point, Outlook)

• Connaissance appréciée des logiciels institutionnels (EASILY, WEB100T, GTMED)

Qualités requises :

• Autonome avec un esprit d’initiative et le sens des responsabilités

• Flexibilité et sens des priorités

• Esprit d’équipe, disponibilité, capacités à travailler en équipe

• Tact, discrétion, respect des règles de confidentialité, capacités à traiter des situations conflictuelles

• Dynamisme professionnel, ouverture d’esprit, discernement

• Adaptabilité, rigueur, organisation, discrétion

CONDTIONS CONTRACTUELLES

Filière : Secrétariat médical

Etablissement : Hôpital Femme Mère Enfant

Service / Spécialité : OBSTETRIQUE

Nature du contrat : CDD

Quotité de temps de travail : 100%

Modèle Horaires : 8h30 - 16h20

Nature du poste : Remplacement

Catégorie Emploi : Catégorie C

Date de recrutement souhaitée : 02/02/2026