Adjoint Administratif à la Direction des soins - H/F

Centre Hospitalier Universitaire de Grenoble; La Tronche; Sur place; EUR 20 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Un hôpital universitaire situé à La Tronche recherche un secrétaire pour garantir une organisation efficace dans la Direction des Soins. Le candidat devra gérer les accueils, l'administration, ainsi que l'organisation de stages et réunions. Les compétences requises incluent la maîtrise des outils de bureautique, la capacité d'anticipation et des qualités relationnelles pour le travail en équipe. Contrat à durée déterminée, à temps plein, horaires 08h00 à 15h50.

Qualifications

• Bons compétences en rédaction et maîtrise de la grammaire.
• Capacité à travailler en équipe et à gérer des interruptions.
• Savoir rester calme en situation stressante.

Responsabilités

• Accueil physique et téléphonique, orientation des agents.
• Gestion administrative : rédaction de courriers et documents.
• Organisation des réunions et rédaction des comptes-rendus.
• Coordination des stages paramédicaux.
• Gestion des promotions professionnelles.

Connaissances

Maîtriser Word et les outils de messagerie

Utiliser Powerpoint et Excel

Adapter sa communication

Prioriser les tâches urgentes

Autonomie

Rigueur et méthode

Capacité d'anticipation

Description du poste

Description

La Direction des soins du CHU Grenoble Alpes a pour missions:

• L’organisation générale des soins infirmiers, médico-techniques et de rééducation
• La conception de la politique de soins en lien direct avec le projet d’établissement médico-soignant
• La participation à la politique de formation (DPC) dans l’objectif du projet GPMC
• L’animation des cadres de proximité et de pôle
• La participation à la gestion statutaire des personnels paramédicaux et ASH
• La participation aux recrutements de l’ensemble des professionnels non–médicaux
• La gestion des stages paramédicaux et stages des élèves de collèges (3ème) et de lycées
• L’animation de la Commission des soins du GHT Alpes Dauphiné au sein de l’Etablissement support

Le secrétariat comprend une équipe de 3 secrétaires qui contribuent à la coordination des activités administratives et organisationnelles.

Principales missions :

• Accueil physique et téléphonique, orientation des agents et visiteurs
• Gestion administrative : rédaction de courriers et documents, mise à jour de bases de données, classement et archivage
• Organisation des réunions : réservation de salles, installation de visioconférences, rédaction des comptes-rendus
• Suivi des procédures institutionnelles et mise à jour du site intranet
• Coordination des stages paramédicaux, médico-techniques et de rééducations : gestion des conventions et dossiers administratifs
• Gestion des promotions professionnelles et des affectations : convocations, préparation des dossiers, courriers, organisation des jurys
• Suivi des cadres juniors
• Contribution aux comités et missions transversales (qualité, gestion des risques, etc.)
• Travail en lien direct avec les cadres supérieurs transversaux (CSS) pour la mise en œuvre de leurs missions spécifiques

Les missions sont réparties entre les 3 secrétaires.

Relations hiérarchiques :

• L’adjoint des cadres hospitaliers
• La Directrice coordonnatrice générale des soins
• La Directrice des soins
• Les cadres supérieurs transversaux

Relations fonctionnelles :

• Les autres secrétaires de la Direction des soins
• Les cadres de santé supérieurs et cadres de santé
• Les directions déléguées et supports du CHUGA (notamment DRH)
• Les instituts de formation internes et externes
• Le personnel non médical, Service de Santé au Travail, Médecine agréée
• Les organisations syndicales, collèges, lycées et publics extérieurs

Lieu d’exercice

Direction des Soins – Pavillon Dauphiné 1er étage

CDD de 3 mois renouvelable catégorie C
Titulaire catégorie C

Profil recherché

Compétences requises

• Maîtriser Word et les outils de messagerie
• Utiliser Powerpoint et Excel pour un usage courant
• Effectuer un publipostage
• Adapter sa communication écrite et orale selon l'interlocuteur
• Prioriser les tâches urgentes
• Planifier des tâches récurrentes
• Bonne connaissance des règlements spécifiques et du fonctionnement de la Direction des soins
• Bonne connaissance de l’organisation hospitalière du CHUGA
• Législation hospitalière
• Méthode de classement
• Autonomie
• Rigueur et méthode
• Capacité d’anticipation
• Agilité, réactivité

Qualités rédactionnelles

• Maîtriser l'écrit (bon niveau de grammaire et d’orthographe exigé)
• Prise de notes
• Rédiger des comptes-rendus et des courriers
• Capacité de synthèse

Qualités relationnelles

• Sens de l’accueil
• Capacité à travailler en équipe (communication, solidarité)
• Capacité à gérer les interruptions de tâches
• Capacité à rester calme et à apaiser en situation stressante
• Capacité d'écoute et d'empathie
• Discrétion
• Devoir de réserve
• Savoir rendre compte

Conditions de travail du poste

• Horaires: 08h00 – 15h50
• Temps de travail: 100%

Contraintes particulières

• Remplacement des autres secrétaires pendant les absences pour assurer la continuité des activités.
• Prise de congés en concertation avec les autres secrétaires, validée par l’adjoint des cadres.

Astreintes et gardes

NON.

Travail dimanches et jours fériés

NON.

Exigence institutionnelle: Chaque agent est tenu au secret professionnel, au devoir de discrétion professionnelle, au respect des règles de confidentialité, et au respect de la ponctualité (règlement intérieur CHUGA).