Sekreterare

Åbo Akademi; Vaasa; Hybrid; EUR 29,000 - 33,000; Full time

Benefits offered by this job

Flexibel arbetstid

Distansarbete

Hälsotimme

Motionsmöjligheter

Företagshälsovård

Job summary

Åbo Akademi söker en sekreterare på heltid till Fakulteten för naturvetenskap och teknik i Vasa. Du fungerar i ett sekreterarteam och erbjuder administrativt och praktiskt stöd till forskare och gäster samt vårdar bland annat resebokningar och nyckelhållning.

Du koordinerar möten, uppdaterar e-postlistor och webbplatsen, och bistår med strukturerade sekretariatsuppgifter i en internationell miljö där svenska, engelska och finska används i tal och skrift. Lönen följer nivå 6–7.

Qualifications

• Utbildning krävs, minst lägre högskoleexamen.
• Du arbetar noggrant och strukturerat samt har god problemlösningsförmåga.
• Du kan arbeta självständigt, vara serviceinriktad och samarbetsvillig.
• God kommunikationsförmåga i svenska samt förmåga att arbeta på engelska och finska både i tal och skrift.

Responsibilities

• Ge administrativt och praktiskt stöd till professorer, forskare, nyanställda och gäster inklusive resebokningar, avtalshantering och nyckelhantering.
• Assistera med arrangemang kring disputationer samt kommunikations- och marknadsföringsåtgärder.
• Administrera enhetens e-postlistor och uppdatera intern/extern webb.
• Ge sekreterarstöd till ordföranden och arbetsgrupper inklusive förberedelse av möten och uppföljning av ärenden.

Skills

Kommunikation

Noggrannhet

Strukturerat arbete

Serviceinriktad

Samarbete

Koordinering

Engelska

Finska

Education

Lägre högskoleexamen

Job description

Åbo Akademi söker en sekreterare på heltid från och med 1.1.2027 till Fakulteten för naturvetenskap och teknik.

Arbetsplatsen finns vid fakultetens verksamhetspunkt i Vasa. Uppdraget omfattar administrativt och praktiskt stöd till fakultetens verksamhet samt, i mindre utsträckning, sekreterarstöd för universitetsgemensamma uppgifter.

Ditt uppdrag som sekreterare

Som sekreterare ingår du i ett sekreterarteam vid fakultetskansliet. Till dina huvudsakliga arbetsuppgifter hör att:

• Ge administrativt och praktiskt stöd till professorer, forskare, nyanställda, icke-anställda forskare och gäster, inklusive gästföreläsare. I uppgiften ingår bland annat resebokningar, avtalshantering, arvodesutbetalningar och samordning av tillgången till arbetsutrymmen, kontorsmaterial och nycklar.
• Bistå med praktiska arrangemang kring disputationer samt kommunikations- och marknadsföringsåtgärder i anslutning till fakultetens övriga verksamhet.
• Administrera enhetens e-postlistor och bistå med uppdatering av intern och extern webb.
• Ge sekreterarstöd till ordföranden och medlemmar i det arbete som genomförs av organ eller universitetsgemensamma arbetsgrupper. Uppdraget innebär bland annat att förbereda möten och ärenden, samordna underlag, dokumentera beslut och se till att frågor följs upp.
• Bistå chefen för fakultetskansliet med koordineringen av allmänna sekreterartjänster i samarbete med ansvarspersonerna för fakultetskansliets övriga ansvarsområden.

I uppdraget ingår även andra arbetsuppgifter som arbetsgivaren anvisar.

Din profil och kompetens

Vi söker dig som har en för uppgiften lämplig utbildning, minst lägre högskoleexamen. Du arbetar noggrant och strukturerat, har god problemlösningsförmåga och är intresserad av att lära dig nytt. I uppdraget behöver du kunna arbeta självständigt och serviceinriktat, samarbeta med andra och koordinera uppgifter. Du har också god kommunikationsförmåga. Arbetet i en internationell miljö förutsätter utmärkta kunskaper i svenska samt förmåga att arbeta på engelska och finska i både tal och skrift.

Tidigare erfarenhet av administrativa arbetsuppgifter inom högskoleadministration ses som en merit. Förutom de formella kvalifikationerna beaktar vi sådana personliga egenskaper som är viktiga för att lyckas i rollen.

Det här erbjuder vi dig

Åbo Akademi erbjuder mångsidiga arbetsuppgifter i en internationell arbetsgemenskap. Vi stöder språkintegrering och erbjuder möjligheter att utveckla kunskaperna i svenska i arbetsvardagen. För att främja välmående erbjuder vi bland annat flexibel arbetstid, distansarbete, hälsotimme, motionsmöjligheter och företagshälsovård.

Anställningen som sekreterare är på heltid och arbetet utförs på campus i Vasa med möjlighet till visst distansarbete inom Finland. Arbetstiden är 36 h 15 min per vecka. Vid nyanställning tillämpas en prövotid på 6 månader.

Lönen följer kravnivå 6-7 enligt kravnivåramen för experter och annan stödpersonal. Därtill betalas en individuell lönedel som baserar sig på den individuella prestationen. Ingångslönen är vanligtvis 2 600-3 000 euro per månad för heltidsarbete, beroende på tidigare erfarenhet och kompetens.

Vill du veta mera?

Närmare information om uppdraget ges av chef för fakultetsadministration Heidi Karlsson (heidi.karlsson[a]abo.fi). För frågor om rekryteringsprocessen, kontakta HR-partner Jenni Kronqvist (jenni.kronqvist[a]abo.fi).

Åbo Akademi arbetar för en jämnare könsfördelning och ökad mångfald i alla personalgrupper.

Osaamisalue: Hallinto- & toimistotehtävät