Office & Executive Assistant

KNL; Oulu; On-site; EUR 38,000 - 58,000; Full time

Benefits offered by this job

Laadukkaat työvälineet

Joustava työaika

Tunti viikossa liikuntaan

Lounasetu

Osaamisen kehittäminen työajalla

Nopea netti

Sairaan lapsen hoitopalvelu

Vapaa-ajan vakuutus

Matkavakuutus

Bonusohjelma

Job summary

KNL:n Oulun toimistolla haetaan Office & Executive Assistantia HR- ja Admin-tiimiin. Rooli tukee toimitusjohtajaa ja johtoryhmää, koordinoi toimiston arkea sekä palveluita ja toimittajayhteistyötä.

Tehtävässä menestyy oma-aloitteinen ja palveluhenkinen tiimipelaaja, jolla on hyvät Office 365 -taidot, organisointi- ja viestintätaidot sekä kyky käsitellä luottamuksellista tietoa. Paikallinen läsnäolo Oulussa edellytetään.

Qualifications

• Aloitekykyinen ja palvelualtis tiimipelaaja toimiston arjen sujuvoittamisessa.
• Vahvat organisointitaidot ja ajanhallinta kiireisissä tilanteissa.
• Erinomaiset kirjalliset ja suulliset viestintätaidot suomeksi ja englanniksi.
• Kokemus toimiston palveluiden ja toimitilayhteistyön koordinoinnista katsotaan eduksi.

Responsibilities

• Toimitusjohtajan työarjen tuki ja johtoryhmän kokouskäytäntöjen koordinointi.
• Toimistopalveluiden sekä toimittaja- ja palvelukumppaniyhteistyön koordinointi.
• Toimiston päivittäisen toiminnan, tilojen ja viihtyvyyden koordinointi.
• Kokousten valmistelu, käytäntöjen seuranta ja hallinnollisen dokumentaation ylläpito.
• Työmatkustuksen käytäntöjen ja matkustusjärjestelmän hallinta.
• Konsorteille ja intran proosien sekä ohjeistusten ylläpito ja kehittäminen.
• Käytännön järjestelyt ja tapahtumien koordinointi sekä sisäisten tapahtumien suunnittelu.

Skills

Oma-aloitteinen

Järjestelmällinen

Palveluhenkinen

Tiimityö

Suomi

Englanti

Office 365

PowerPoint

Excel

SharePoint

AI-työkalut

Organisointi- ja ajanhallinta

Tools

Outlook

PowerPoint

Excel

SharePoint

Job description

KNL:n vahva kasvu jatkuu, ja etsimme nyt Office & Executive AssistantiaHR & Admin -tiimiimme. Roolissa olet merkittävässä asemassa vaikuttamassa toimitusjohtajan ja johtoryhmän työarjen sujuvuuteen sekä koko henkilöstömme työympäristöön. Tehtävänkuva on monipuolinen yhdistelmä niin työarjen kehittämistä pitkällä aikavälillä, kuin päivittäistä koordinointia toimiston ja johtoryhmän tarpeiden mukaan. Saat energiaa siitä, että voit tehdä muiden arjesta sujuvampaa: ennakoit tarpeita, priorisoit olennaisen, ratkot käytännön tilanteita ja viet sovitut asiat suunnitelmallisesti loppuun asti.

Tässä tehtävässä onnistumista ei ratkaise pitkä lista kokemusvuosia, vaan tapa tarttua asioihin ja saada ne etenemään. Sinulla on jo ensimmäisiä kokemuksia johdon assistentin tai vastaavanlaisista koordinointitehtävistä. Ennen kaikkea olet oma-aloitteinen, järjestelmällinen ja palveluhenkinen tiimipelaaja, joka kykenee pitämään kokonaisuudet hallinnassa myös kiireen keskellä.

Kerro meille hakemuksessasi konkreettisin esimerkein, miten olet tukenut toimitusjohtajaa tai johtoryhmää, koordinoinut toimiston arkea, palveluita tai toimittajayhteistyötä sekä pitänyt käytännön järjestelyt sujuvina.

KNL:llä sinua odottaa ammattitaitoinen ja lämminhenkinen työyhteisö, joka on motivoitunut kehittämään maailman parhaita ratkaisuja – ja teemme sen tutkitusti hyvässä hengessä, huumoria unohtamatta.

Tehtävänkuva

• Toimitusjohtajan työarjen tuki sekä johtoryhmän yhteisten kokouskäytäntöjen ja järjestelyiden koordinointi: esim. kokousten valmistelu, sovittujen toimenpiteiden seuranta ja muun hallinnollisen dokumentaation ylläpito
• Toimistopalveluiden sekä toimittaja- ja palvelukumppaniyhteistyön koordinointi (esim. siivous-, catering-, toimitila- ja toimistopalvelut)
• Toimiston päivittäisen toiminnan, tilojen, työympäristön ja viihtyvyyden koordinointi
• Vierailuihin, kokousjärjestelyihin ja asiakastilaisuuksiin liittyvien käytännön järjestelyjen koordinointi
• Sisäisten tapahtumien sekä henkilöstökokemukseen liittyvien käytännön asioiden suunnittelu ja toteutus
• Toimiston sisäisten käytäntöjen, ohjeistusten ja hallinnollisten prosessien ylläpito ja kehittäminen
• Työmatkustuksen käytäntöjen ja matkustusjärjestelmän hallinta, henkilöstön tukeminen matkoihin liittyvissä käytännöissä sekä konserniyhteistyön yhteyshenkilönä toimiminen työmatkustukseen liittyvissä asioissa
• Muut hallinnolliset tehtävät, esim. yrityskorttiostojen tositteiden hallinnointi sekä sähköisten dokumenttien allekirjoitusprosessien koordinointi
• Kokemusta johdon assistenttina toimimisesta tai vastaavanlaisesta koordinointitehtävästä
• Luontevaa ja ammattimaista yhteistyöotetta sekä rohkeutta eri sidosryhmien, myös johdon, kanssa
• Erinomaisia organisointi-, ajanhallinta- ja priorisointitaitoja
• Selkeitä kirjallisia ja suullisia viestintätaitoja suomeksi ja englanniksi
• Hyvää harkintakykyä ja kykyä käsitellä luottamuksellista tietoa
• Hyvää Office 365 -osaamista, erityisesti Outlookin, PowerPointin, Excelin ja SharePointin osalta
• Vahvaa kiinnostusta hyödyntää digitaalisia työkaluja ja soveltuvia AI-työkaluja työskentelyn tukena KNL:n ohjeistusten mukaisesti
• Käytännönläheistä, oma-aloitteista, ratkaisukeskeistä ja kekseliästä työotetta: kykyä löytää sujuvia ratkaisuja myös muuttuvissa tilanteissa
• Valmiutta työskennellä vahvasti kasvavan yrityksen vaihtelevassa ja nopeatempoisessa arjessa

Eduksi katsomme kokemuksen työskentelystä osana kansainvälistä organisaatiota.

Tässä tehtävässä toimiston arjen ja käytännön koordinointi edellyttävät läsnäoloa Oulun toimistollamme. Satunnaisista etätyöpäivistä voidaan sopia erikseen tehtävän ja tilanteen mukaisesti. Toisinaan tehtävässä on tarpeen hoitaa myös toimiston ulkopuolisia käytännön asioita, joten toivomme, että sinulla on mahdollisuus käyttää omaa autoa.

Tarjoamme työntekijöillemme kattavat edut:

Laadukkaat työvälineet

Joustava työaika, meillä viihtyy aamuvirkut ja -torkut

Tunti viikossa työaikaa liikuntaan

Lounas-, liikunta-, kulttuuri- ja hyvinvointietu

Oman osaamisen kehittäminen työajalla

Nopea nettiyhteys myös kotiin

Sairaan lapsen hoitopalvelu & isovanhemman palkallinen vapaa

Vakuutukset vapaa-ajalle ja matkalle

Bonusohjelma

Liiketoimintamme luonteesta johtuen teetämme valitulle henkilölle perusmuotoisen turvallisuusselvityksen sekä haemme kansainvälisen henkilöturvallisuusselvitystodistuksen (PSC).

Lisätietoja tehtävästä antaa HR-johtaja Tuuli Ek [phone], jonka tavoitat puhelimitse keskiviikkona 16.9. klo 15-16 ja perjantaina 18.9. klo 9-10 sekä rekrytointiasiantuntija Siiri Anttila ([phone] / [e-mail]), jonka tavoitat puhelimitse maanantaina 21.9. klo 10-11.

Lupauksemme ovat muodostuneet työntekijöidemme kokemusten pohjalta. Olemme vahva ja osaava tiimi, jossa työkulttuuri mahdollistaa tasapainon työn ja henkilökohtaisen elämän välillä. Työskentelemme yhteisen strategian mukaisesti kehittäen maailmanluokan tuotteita, joista voimme olla ylpeitä. Tarjoamme jokaiselle KNL:läiselle mielenkiintoisia työtehtäviä ja meillä pääset työskentelemään yhdessä huippuosaajien kanssa. Lämminhenkinen työilmapiiri on meille tärkeä osa arkea, jonka työntekijämme myös allekirjoittavat: Vuoden 2025 henkilöstökyselyssä 100% vastaajista suosittelee KNL:ää hyvänä työpaikkana.

KNL lyhyesti

KNL on teknologiayhtiö, joka tarjoaa pitkän kantaman tietoliikenneratkaisuja. Ohjelmistoradiomme mukautuvat modernien puolustus- ja turvallisuustoimijoiden tarpeisiin sekä vaatimuksiin tarjoten nopeita ja luotettavia datayhteyksiä haastavissakin toimintaympäristöissä. Toimimme globaalisti puolustus- ja turvallisuustoimialalla. Olemme osa Telenor-konsernia, joka on johtava teleliikennetoimija Pohjoismaissa ja Aasiassa. Pääkonttorimme sijaitsee Oulussa ja ammattitaitoinen tiimimme on sitoutunut kehittämään puolustus- ja turvallisuustoimijoiden viestintäratkaisuja. Toimimme ISO9001 ja AQAP2110 laatustandardien sekä ISO27001 tietoturvastandardin mukaisesti.