Johdon assistentti (2 tehtävää)

University of Eastern Finland; Pohjois-Savo; Hybrid; EUR 33,000 - 36,000; Full time

Benefits offered by this job

Hybridityömalli

Kattavat henkilöstöedut

Kampusravintolalounaat

Sykettä-liikuntapalvelut

Job summary

Itä-Suomen yliopisto hakee johdon tukipalveluiden tiimiin kahta johtamisen assistenttia Kuopioon ja Joensuuhun. Tehtävä tukee dekaaneja sekä vararehtorin johtoryhmää, vastuullinen ja monipuolinen rooli akateemisessa ympäristössä.

Työskentelet tiiviissä yhteistyössä johdon, asiantuntijoiden sekä sidosryhmien kanssa. Tehtävä tarjoaa hybridityömahdollisuuksia ja mahdollisuuden kehittää johtamisen tukipalveluita.

Qualifications

• Ylemmän johdon assistenttitehtävistä tai vastaavista tehtävistä kokemusta
• soveltuva korkeakoulututkinto
• kyky hallita useita samanaikaisia kokonaisuuksia ja priorisoida tehtäviä
• järjestelmällinen, oma-aloitteinen ja huolellinen työote
• erinomaiset vuorovaikutus- ja viestintätaidot sekä luottamukselliset yhteistyösuhteet
• hyvät IT-valmiudet (MS 365) ja suomen- sekä englannin kieli suullisesti sekä kirjallisesti

Responsibilities

• Johdon arjen sujuvuuden varmistaminen ja hallinnollisten kokonaisuuksien koordinointi
• kalentereiden ja kokousjärjestelyiden suunnittelu sekä ajankäytön ennakointi
• tilaisuuksien ja sidosryhmien vierailujen koordinointi
• esitysten sekä pöytäkirjojen valmistelu ja päätöksenteon tukeminen
• matkustusjärjestelyiden koordinointi sekä hallinnollisten asiakirjojen ja sopimusprosessien koordinointi
• yhteistyö yliopiston asiantuntijoiden ja ulkoisten sidosryhmien kanssa sekä johtamisen tukipalveluiden kehittäminen
• kyky osallistua kehittämis- ja projektitehtäviin

Skills

Johtoassistentti

Ajanhallinta

Viestintätaidot

Suomi ja englanti

Education

Korkeakoulututkinto

Tools

Microsoft 365

Asiakirjahallintajärjestelmät

Job description

Haluatko työskennellä tehtävässä, jossa olet mahdollistamassa yliopiston johtamisen sujuvaa arkea ja strategisten tavoitteiden toteutumista? Kiinnostaako monipuolinen ja vastuullinen tehtävä yliopistoympäristössä, jossa pääset työskentelemään tiiviissä yhteistyössä johdon, asiantuntijoiden ja laajojen sidosryhmäverkostojen kanssa?

Etsimme kahta johdon assistenttia monipuolisiin johtamisen tukitehtäviin. Johdon assistenttina toimit johdon luotettavana kumppanina ja keskeisenä yhteistyötahona, joka mahdollistaa sujuvan päätöksenteon, tehokkaan ajankäytön ja laadukkaiden palveluiden toteutumisen.

Kuopio

Kuopiossa työskentelet tutkimuksesta vastaavan vararehtorin ja Tutkimus- ja innovaatiopalvelut -yksikön johdon tukena. Tehtävä on vakituinen ja alkaa 11.1.2027 tai sopimuksen mukaan.

Joensuu

Joensuussa toimit Yhteiskuntatieteiden ja kauppatieteiden tiedekunnan dekaanin ja laitosjohdon tukena. Tehtävä on määräaikainen sijaisuus, joka alkaa 11.1.2027 tai sopimuksen mukaan ja kestää sijaisuuden ajan 22.2.2028 saakka.

Työssäsi toimit aktiivisesti johdon, asiantuntijoiden sekä yliopiston sisäisten ja ulkoisten sidosryhmien rajapinnassa. Päiväsi voivat sisältää kokous- ja vierailujärjestelyjä, päätöksenteon valmistelun koordinointia, tilaisuuksien organisointia, hallinnollisten prosessien edistämistä sekä johtamisen tukipalveluiden kehittämistä. Pääset työskentelemään yliopiston johtamisen ja päätöksenteon keskiössä sekä osallistumaan monipuolisesti tutkimuksen, tiedekuntajohtamisen ja akateemisen päätöksenteon tukemiseen.

Johdon assistenttina työskentelet osana Yleishallinto- ja lakipalvelut -yksikköä Johtamisen tukipalvelut -tiimissä. Työskentelet osana tiimiä, jossa kollegoinasi toimii johdon assistenttentteja ja tapahtuma-asiantuntijoita. Tarjoamme osaavan, yhteistyöhön perustuvan työyhteisön sekä mahdollisuuden kehittää omaa osaamistasi monipuolisissa ja merkityksellisissä tehtävissä.

Tehtäväsi

Tehtävässäsi vastaat johdon arjen sujuvuudesta ja hallinnollisten kokonaisuuksien koordinoinnista. Keskeisiä tehtäviäsi ovat:

• johdon kalentereiden ja ajankäytön ennakoiva suunnittelu sekä kokousjärjestelyiden koordinointi
• akateemisten tilaisuuksien ja sidosryhmävierailujen koordinointi
• esityslistojen ja pöytäkirjojen valmistelu sekä päätöksenteon tukeminen
• hallinnollisten asiakirjojen ja päätösten valmistelu ja sopimusprosessien koordinointi
• matkustusjärjestelyiden koordinointi koti- ja ulkomaanmatkoilla
• yhteistyö yliopiston asiantuntijoiden, johdon ja ulkoisten sidosryhmien kanssa
• johtamisen tukipalveluiden toimintatapojen, prosessien ja palveluiden kehittäminen

Edellä mainittujen tehtävien lisäksi tehtävänkuvaa voidaan täydentää osaamisesi ja kokemuksesi perusteella erilaisilla kehittämis- ja projektitehtävillä.

Mitä odotamme sinulta?

Tehtävässä Menestyäksesi Sinulla On

• kokemusta ylemmän johdon assistenttitehtävistä tai muista vastaavista tehtävistä
• soveltuva korkeakoulututkinto
• kyky hallita useita samanaikaisia kokonaisuuksia ja priorisoida tehtäviä muuttuvissa tilanteissa
• järjestelmällinen, oma-aloitteinen ja huolellinen työote
• erinomaiset vuorovaikutus- ja viestintätaidot sekä kyky rakentaa luottamuksellisia yhteistyösuhteita
• hyvät tietotekniset valmiudet (esim. Microsoft 365 -ympäristö, asiainhallintajärjestelmät)
• hyvä suomen ja englannin kielen suullinen ja kirjallinen taito

Arvostamme lisäksi kiinnostusta toimintatapojen kehittämiseen, kykyä nähdä kokonaisuuksia ja ennakoida tulevia tarpeita sekä kiinnostusta tekoälyn ja muiden digitaalisten työkalujen hyödyntämiseen oman työn tukena.

Tarjoamme sinulle

• monipuolisen ja vastuullisen tehtävän, jossa yksikään työpäivä ei ole samanlainen
• mahdollisuuden työskennellä tiiviissä yhteistyössä johdon ja laajojen asiantuntijaverkostojen kanssa
• mahdollisuuden vaikuttaa palveluiden, toimintatapojen ja työprosessien kehittämiseen
• osaavan ja kannustavan Johtamisen tukipalvelut -tiimin tuen
• mahdollisuuden yhdistää lähi- ja etätyötä yliopiston hybridityömallin mukaisesti tehtävien edellyttämällä tavalla
• Itä-Suomen yliopiston henkilöstöedut, joihin kuuluvat muun muassa kattava työterveyshuolto, laaja henkilöstökoulutustarjonta, edulliset kampusravintolalounaat ja Sykettä-liikuntapalvelut

Työsuhteet

Tehtävissä noudatetaan kuuden kuukauden koeaikaa.

Tehtävän palkkaus määräytyy yliopistojen palkkausjärjestelmän (muu asiantuntija- ja tukihenkilöstö) mukaisesti. Palkka koostuu tehtäväkohtaisesta palkanosasta ja henkilökohtaiseen suoriutumiseen perustuvasta palkanosasta.

Tässä tehtävässä tehtäväkohtainen palkanosa on vaativuustasoluokittelun tasolla 7. Lisäksi maksetaan henkilökohtaiseen suoriutumiseen perustuvaa palkanosaa, joka on 6 - 50 % tehtäväkohtaisesta palkanosasta.

Vaativuustasosta ja henkilökohtaisesta palkanosasta riippuen palkka työsuhteen alkaessa on noin 2 950–3 200 euroa kuukaudessa.

Lisätietoja

Lisätietoja tehtävästä antaa johdon palvelupäällikkö Henriikka Hätinen, puh. 050 345 9689, [e-mail]. Henriikan tavoitat parhaiten ma 26.10. klo 12-13 ja ti 27.10. klo 14-15.

Tekniset kysymykset hakemuksen jättämiseen liittyen: HR-asiantuntija Maria Nuutinen, puh. 050 531 8565, [e-mail] (ei tavoitettavissa 26.-27.10.)

Itä-Suomen yliopisto (UEF) on Suomen monialaisin tiedeyliopisto. Yliopistossamme työskentelee noin 3 400 työntekijää, ja yhteisöömme kuuluu noin 17 000 tutkinto-opiskelijaa ja 14 500 aikuisopiskelijaa. Kampuksemme toimivat Joensuussa ja Kuopiossa. Tutkimuksemme on useilla aloilla maailman kärkeä, ja tuotamme tutkittua tietoa avoimesti käytettäväksi ja kaikkien hyväksi.Tutustu yliopistoomme verkossa www.uef.fi. Tutustu myös yliopistoon työyhteisönä ja työnantajana sekä työntekijöidemme uratarinoihin.