Responsable de Administrativos y Gestión de Equipos

OCA GLOBAL; Madrid; On-site; EUR 65,000 - 90,000; Full time

Benefits offered by this job

Retribución flexible

Formación continua

Descuentos corporativos

Job summary

OCA Global busca un/a Jefe/a de Sección de Administración para la Dirección Regional DR1. Liderarás un equipo de aproximadamente 18 personas, supervisando el ciclo administrativo‑económico, facturación y cobros, garantizando la calidad y trazabilidad de la información.

La posición requiere formación en ADE/ECON/Administración y Finanzas y al menos 6 años de experiencia manejando equipos grandes y procesos complejos. Se valorará experiencia con SAP/Salesforce y Excel avanzado.

Qualifications

• Formación en ADE, Economía, Administración y Finanzas o equivalente.
• Experiencia mínima de 6 años liderando o coordinando equipos administrativos grandes (10–20 personas) y supervisando procesos de facturación, cobros y tramitación documental.
• Conocimientos avanzados de Excel y ERP/CRM (SAP o Salesforce) para análisis de indicadores y gestión de datos.

Responsibilities

• Liderar y empoderar al equipo administrativo: organizar, motivar y acompañar el equipo adscrito a DR1 (18 personas).
• Supervisar el ciclo administrativo-económico y facturación: garantizar la integridad y puntualidad de facturas y seguimiento de incidencias.
• Coordinar la gestión de cobros y caja chica: seguimiento de facturas pendientes y reclamaciones de cobro.
• Asegurar la trazabilidad y cumplimiento en tramitaciones: expedientes ante organismos de Industria y gestión de CAE.
• Optimizar la gestión de ofertas, pedidos y transitorias: registro de ofertas/pedidos y documentación contractual.
• Impulsar la mejora continua y el reporte a Dirección: definir KPIs y reportar al Director Regional.

Skills

Liderazgo

Gestión de equipos

Análisis de datos

Organización

Education

ADE

Economía

Administración y Finanzas

Tools

Excel avanzado

ERP/CRM (SAP o Salesforce)

Job description

¿Te apasiona liderar equipos, estructurar procesos administrativos y ser la pieza clave que garantiza la excelencia operativa y financiera de una dirección regional? En OCA Global buscamos a un/a Jefe/a de Sección de Administración para nuestra Dirección Regional DR1, una persona con visión global, rigor y capacidad organizativa que desee impulsar el control administrativo-económico y liderar un equipo comprometido en un entorno dinámico e internacional.

Nuestro Propósito: ¿Por qué OCA Global?

En OCA Global trabajamos día a día para hacer de este mundo un lugar más seguro, eficiente y sostenible. Detrás de cada inspección, proyecto y servicio, existe un engranaje administrativo fundamental que asegura la calidad, trazabilidad y continuidad de nuestra actividad. Como Jefe/a de Sección de Administración, no solo gestionarás expedientes y facturación: serás el pilar que respalda a nuestros equipos operativos y contribuye directamente al crecimiento y la estabilidad de la compañía.

Tus Misiones y Responsabilidades: Impacto Real en el Día a Día

• Liderar y empoderar al equipo administrativo: Organizar, motivar y acompañar al equipo de administración adscrito a DR1 (estimado en 18 personas), distribuyendo cargas de trabajo, fomentando la polivalencia y asegurando un ambiente de colaboración y crecimiento mutuo.
• Supervisar el ciclo administrativo-económico y facturación: Garantizar la integridad, calidad y puntualidad en la emisión de facturas, control de datos de origen y seguimiento de incidencias, asegurando un control riguroso de la información económico-administrativa en coordinación con las áreas de Finanzas.
• Coordinar la gestión de cobros y caja chica: Supervisar el seguimiento de facturas pendientes y reclamaciones de cobro de acuerdo con los criterios corporativos, aportando visibilidad sobre saldos y riesgos para mantener la salud financiera de la regional.
• Asegurar la trazabilidad y cumplimiento en tramitaciones: Supervisar la preparación, registro y seguimiento de expedientes ante organismos de Industria, así como la gestión de Coordinación de Actividades Empresariales (CAE), asegurando el cumplimiento normativo y los plazos administrativos.
• Optimizar la gestión de ofertas, pedidos y transitorias: Garantizar la fluidez en el registro del buzón de ofertas/pedidos y la documentación contractual, colaborando transversalmente con las áreas comerciales y corporativas.
• Impulsar la mejora continua y el reporte a Dirección: Definir y dar seguimiento a indicadores de gestión (KPIs de plazos, volumen de pendientes, incidencias), identificando oportunidades de automatización y reportando periódicamente al Director Regional.

¿Qué nos gustaría ver en tu perfil?

• Titulación académica: Formación en ADE, Economía, Administración y Finanzas o equivalente.
• Experiencia previa: Deseable 6 años o más liderando o coordinando equipos administrativos grandes (entre 10 y 20 personas) y supervisando procesos complejos de facturación, cobros y tramitación documental.
• Conocimientos técnicos y herramientas: Dominio avanzado de Excel y manejo habitual de sistemas corporativos ERP/CRM (como SAP o Salesforce o similar), necesarios para el análisis de indicadores y la gestión ágil de datos.
• Habilidades transversales: Capacidad de organización, liderazgo cercano, orientación a procesos, rigor y proactividad para resolver incidencias de manera resolutiva.

¿Por qué unirte a nuestro proyecto? (PVE OCA Global)

• Cultura ágil y estructura plana: Formarás parte de un grupo consolidado pero cercano, donde no existen burocracias innecesarias y la toma de decisiones es rápida y transparente.
• Desarrollo y aprendizaje continuo: En OCA Global no hay espacio para la monotonía. Trabajarás con un equipo dinámico del que aprenderás cada día, abordando retos diversos en un entorno en constante expansión.
• Excelente ambiente de trabajo: Nos caracteriza la cercanía, el apoyo mutuo y la colaboración horizontal. Trabajarás de la mano del top management y de un equipo joven, enérgico y motivado.
• Horario y conciliación:
  • Jornada ordinaria: Lunes a jueves de 8:30 a 18:00 h.
  • Jornada intensiva: Todos los viernes del año, todas las vísperas de festivo y durante los meses completos de julio y agosto (de 8:30 a 15:30 h).
  • Días de libre disposición festiva: El 24 y 31 de diciembre son libres para toda la plantilla.
• Beneficios sociales: Plan de retribución flexible, programas de formación y acceso a acuerdos con descuentos corporativos.

OCA Global es un grupo internacional de capital privado -con sede central en España- dedicado a las actividades de inspección, certificación, ensayos, consultoría y formación.