Responsable Administración de Servicios Generales (Madrid)

Fundación ADSIS; Madrid; On-site; EUR 25,000 - 33,000; Full time

Job summary

Fundación Adsis en Madrid busca un Responsable de Administración y Servicios Generales para garantizar el correcto funcionamiento de la sede social y apoyar en secretaría y gestión institucional.

Entre las funciones figuran implantar políticas administrativas, gestionar proveedores y contratos, coordinar el personal y mantener la documentación y archivo.

Se valora FP Superior en Administración y Finanzas, 5 años de experiencia y manejo de Office 365, ERP y CRM; jornada completa e indefinido.

Qualifications

• Titulación de FP de Administración y Finanzas o equivalente.
• Office 365 avanzado; Excel (nivel avanzado); experiencia con ERP y CRM.
• Mínimo 5 años de experiencia en funciones similares.

Responsibilities

• Implantar y velar por políticas y procedimientos administrativos.
• Gestión del presupuesto de la sede social y seguimiento de desviaciones.
• Gestión de contratos con proveedores y vigilancia de calidad y costes.
• Cooperación con Secretaría del Patronato y Dirección General.
• Coordinación logística y organización de espacios de trabajo y formaciones.
• Gestión de archivos y nóminas.

Skills

Trabajo en equipo

Orientación a resultados

Comunicación/Influencia

Calidad

Education

Formación Profesional de Grado Superior en Administración y Finanzas

Asistencia a la Dirección

Tools

Office 365

Excel avanzado

ERP

CRM

Job description

Responsable Administración y de los Servicios Generales

Fundación Adsis es una entidad sin ánimo de lucro que desde hace 55 años lucha para construir una sociedad más justa, solidaria e inclusiva. Trabaja desde la cercanía y el acompañamiento, comprometiéndose con las personas más vulnerables para que logren desarrollar sus proyectos de vida.

Anualmente atendemos a más de 45.000 personas a través de 10 programas sociales en 12 provincias de España. Además, nuestros programas de cooperación al desarrollo y comercio justo apoyan a más de 5.000 personas en América Latina. Más información en: www.fundacionadsis.org

Descripción del puesto

En dependencia directa de la Dirección General contribuirá a garantizar el correcto funcionamiento administrativo, logístico y operativo de la sede social de la Fundación en Madrid, asegurando que las condiciones de trabajo en la oficina, su mantenimiento, así como la coordinación y realización de funciones de secretaría y de soporte institucional que respondan eficazmente a las necesidades de la organización.

Funciones Generales

• Implantar, actualizar y velar por el cumplimiento de las políticas y procedimientos administrativos aplicables a la organización, funcionamiento y actividad de la sede social, proponiendo mejoras cuando proceda.
• Apoyar en el seguimiento y ejecución del presupuesto de la sede social, identificar desviaciones, y proponer medidas correctoras a la Dirección.
• Gestionar la relación y prestación de servicios de proveedores externos (mensajería, limpieza, electricidad, telefonía, internet, climatización, mobiliario, equipamiento, material fungible, central de alarma, compra de billetes de transporte, reserva de alojamientos, etc.) para el adecuado funcionamiento y mantenimiento de instalaciones de la sede social de la Fundación.
• Negociar, formalizar y supervisar los contratos con proveedores de servicios de la sede social, velando por la calidad, el coste y el cumplimiento de las condiciones acordadas.
• Coordinar y realizar los trámites administrativos e institucionales ante organismos públicos (notaría, Registro y Protectorado de Fundaciones, Depósito Legal, otros registros públicos).
• Apoyar a la Secretaría del Patronato y a la Dirección General, en la gestión documental e institucional de la Fundación.
• Apoyar en la organización, coordinación logística y celebración de espacios de trabajo, encuentro y formación organizados por los Servicios Generales de la Fundación.
• Coordinar al personal administrativo a su cargo, favoreciendo su motivación, desarrollo profesional y la mejora continua.
• Centralizar las labores de gestión administrativa y contable (facturación y seguimiento de cobros/pagos, caja chica, liquidación de tarjetas bancarias, liquidación de gastos de viaje del personal de Servicios Generales).
• Llevar a cabo las labores de atención al correo oficial de la sede social de la Fundación.
• Centralizar las labores de archivo digital y en papel de contratos de trabajo del personal de la sede social, así como la impresión, distribución, firma y archivo de nóminas.
• Llevar a cabo la gestión administrativa para el mantenimiento de la sede social en materia de PRL, dando apoyo al Servicio Propio de Prevención (equipos de protección, extintores, reconocimientos médicos con el Servicio de Prevención Ajeno, etc).
• Realizar, junto con el personal a su cargo, labores de atención telefónica, control de acceso, recepción de proveedores y visitas

Conocimientos y experiencia

• Titulación de Formación Profesional de Grado Superior de Administración y Finanzas, Asistencia a la Dirección o equivalentes.
• Manejo avanzado de herramientas de Office 365 (nivel avanzado de Excel). Experiencia con sistemas ERP y CRM (se valorará formación específica). Conocimientos de gestión documental digital.
• Experiencia demostrable de, al menos, 5 años desempeñando funciones similares a las descritas.

Se valorará:

• Haber formado parte de FA, en calidad de voluntario/a, estudiante en prácticas y/o trabajador/a.
• Conocimiento del tercer sector de acción social y cooperación al desarrollo.
• Formación básica en Prevención de Riesgos Laborales.
• Certificado de discapacidad igual o superior al 33 %.

Competencias Transversales

• Trabajo en equipo y en red.
• Pensamiento positivo.

Competencias específicas

• Comunicación /Influencia.
• Calidad.
• Compromiso con la organización.
• Orientación a resultados.

Condiciones

• Lugar de trabajo: Madrid.
• Jornada Laboral: Completa.
• Contrato: Indefinido.
• Movilidad/disponibilidad para viajar (participación en reuniones y encuentros internos en la ciudad de Madrid y, ocasionalmente, fuera de Madrid).

Te informamos que tu currículum pasará a formar parte de un fichero responsabilidad de Fundación Adsis –calle Peñascales, 14, 28028 Madrid-, con la finalidad de poder estudiar tu posible candidatura, si bien todas las candidaturas no seleccionadas pasan a eliminarse transcurrido un año desde su solicitud por motivos de desactualización de las mismas.

En Fundación Adsis velamos y garantizamos la igualdad de oportunidades en nuestros procesos de selección.

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