Office Manager

RCD; Barcelona; On-site; EUR 40,000 - 60,000; Full time

Benefits offered by this job

Contrato indefinido

Jornada completa (L-J), viernes intens

Salario negociable

Buenas oportunidades de desarrollo

Job summary

RCD, despacho de abogados global con oficinas en Barcelona, busca un/a gestor/a de oficinas para dirigir la oficina de Barcelona y garantizar su óptimo funcionamiento diario. Las funciones incluyen supervisión de imagen y condiciones de las instalaciones, atención a clientes y proveedores, coordinación de salas, mantenimiento, seguridad y cumplimiento de ISO.

Se ofrece contrato indefinido, salario negociable y claras posibilidades de desarrollo.

Qualifications

• Grado Superior exigido; formación adicional en Facility Management valorada.
• Experiencia mínima de 4/5 años en funciones similares de gestión de oficinas.
• Inglés alto requerido para atención a clientes internacionales.
• Competencias avanzadas de Office (Excel, Word y PowerPoint).

Responsibilities

• Cuidado de las oficinas e imagen de marca, supervisando presentación, limpieza y orden.
• Atención a clientes, visitas y profesionales; coordinar recepción y servicios de apoyo.
• Preparación de salas y reuniones; asegurar espacios listos antes de cada encuentro.
• Mantenimiento y resolución de incidencias; supervisar mantenimiento preventivo y correctivo.
• Gestión de seguridad física, accesos y cumplimiento ISO; proteger documentación.
• Coordinación de prevención de riesgos laborales y emergencias; colaborar con People y servicio de prevención.

Skills

Inglés Alto

Experiencia 4-5 años

Education

Grado Superior

Tools

Excel

Word

PowerPoint

Job description

¿Por qué RCD?

RCD es un despacho de abogados global, dinámico e innovador, referente en el asesoramiento jurídico integral. Cuenta con más de 20 áreas de especialización legales y sectoriales, y un equipo formador por 50 socios/as y 400 profesionales en España, con oficinas en Barcelona, Madrid, Valencia y Sevilla. Asimismo, el despacho tiene una potente vocación internacional, y opera en más de 30 ciudades clave de todo el mundo a través del grupo DWF.

Objetivos Del Puesto

En dependencia directa de la persona responsable de Operaciones, la responsabilidad principal será gestionar la oficina de Barcelona, con el objetivo de tener un óptimo funcionamiento de la mismas, así como anticiparse y dar respuesta a todas las necesidades que surjan.

Funciones Principales

• Cuidado de las oficinas e imagen de marca. Supervisar de forma proactiva la presentación, limpieza, orden y conservación de las instalaciones.
• Atención a clientes, visitas y profesionales. Coordinar recepción y los servicios de apoyo, organizando tareas y coberturas.
• Preparación de salas y reuniones. Asegurar que los espacios estén preparados antes de cada reunión.
• Mantenimiento y resolución de incidencias. Planificar y supervisar el mantenimiento preventivo y correctivo de las instalaciones.
• Seguridad física, accesos y cumplimiento ISO. Supervisar la aplicación de los procedimientos de seguridad de las oficinas: accesos de profesionales, visitas y proveedores; gestión de llaves, tarjetas y códigos; y protección de zonas restringidas. Velar por la custodia y destrucción segura de documentación conforme a los procedimientos internos.
• Coordinación de prevención de riesgos laborales y emergencias. Colaborar con People y el servicio de prevención en el seguimiento de las evaluaciones de riesgos y las medidas preventivas de las oficinas.
• Gestión de obras, reformas y actualización de oficinas. Coordinar proyectos de adecuación y mejora de espacios: definición de necesidades, comparación de propuestas, planificación y coordinación con arquitectos, industriales y proveedores.
• Organización y ejecución de eventos. Coordinar eventos internos y externos, incluidos los institucionales conforme a las indicaciones y validaciones del área responsable.
• Gestión de proveedores, compras y presupuesto. Solicitar y comparar presupuestos, negociar condiciones y tramitar contrataciones conforme a las aprobaciones establecidas.
• Servicios y recursos de oficina. Asegurar la disponibilidad de material, suministros y equipamiento, estableciendo inventarios y criterios de reposición.
• Apoyo a los equipos y a las incorporaciones. Centralizar y dar seguimiento a las solicitudes relacionadas con la oficina. Coordinar con People e IT la preparación de puestos y recursos.
• Apoyo operativo a Marketing y Desarrollo de Negocio. Coordinar la producción y disponibilidad de materiales corporativos y apoyar la logística de ponencias, colaboraciones y acciones patrocinadas.
• Calidad del servicio y mejora continua. Definir y aplicar estándares de servicio, listas de comprobación y procedimientos de oficina. Recoger sugerencias, detectar necesidades recurrentes y proponer mejoras.

Requisitos

• Titulación de Grado Superior. Valorable formación en Facility Management.
• Experiencia mínima de 4/5 años realizando funciones similares.
• Inglés Alto (Atención a clientes internacionales).
• Ofimática: Nivel Avanzado de Excel, Word y PowerPoint.
• A nivel corporativo: Velar por los protocolos de seguridad definidos en el SGSI, garantizando el cumplimiento normativo en materia de protección de datos, confidencialidad y seguridad de la información, comunicando cualquier incidente de seguridad y haciendo uso de los sistemas de información acorde a la política de uso.

¿Qué valorar añadido te podemos aportar?

• Contratación indefinida.
• Jornada completa de lunes a jueves. Viernes jornada intensiva.
• Posibilidades de crecimiento y desarrollo.
• Salario negociable en función del candidato/a y plan de remuneración flexible.
• Un gran ambiente de trabajo, tanto dentro como fuera de la oficina.

Si consideras que RCD encaja con lo que estás buscando y crees que tu perfil se adapta a nuestras necesidades, esperamos con interés recibir tu CV. Conoce más sobre nosotros en www.rcd.legal