Office & Experience Hub Manager – Barcelona (Sant Cugat)

BVI Medical; Barcelona; On-site; EUR 36,000 - 52,000; Full time

Job summary

BVI Medical, Inc. busca un/a Office & Experience Hub Manager para nuestra sede de Sant Cugat.

Serás la cara de la empresa ante empleados, clientes y visitantes y garantizarás que la oficina, el Experience Hub y el almacén funcionen de forma segura, ordenada y acogedora. También tendrás margen para simplificar y digitalizar procesos.

Qualifications

• Experiencia previa en Office Management o puesto similar.
• Excelente organización y capacidad para gestionar varias tareas a la vez.
• Proactividad, autonomía y orientación a resolver problemas.
• Inglés imprescindible B2/C1 y dominio del español.

Responsibilities

• Supervisar el día a día de la oficina y asegurar que las instalaciones estén en buen estado.
• Gestión de recepción, registro y acreditaciones de clientes, distribuidores y visitantes.
• Coordinación de salas de reuniones y del Experience Hub: reservas, catering y equipamiento audiovisual.
• Coordinación y seguimiento de seguridad, prevención de riesgos y cumplimiento de normas.
• Gestión de suministros y relación con proveedores y servicios (limpieza, mantenimiento, catering).
• Apoyo administrativo al equipo y organización de reuniones y actividades; impulso de la digitalización de procesos.

Skills

Office management

Organización

Proactividad

Comunicación

Inglés B2/C1

Español fluido

Catalán valorado

Microsoft 365/Teams

Tools

Microsoft 365

Teams

Job description

Purpose

Buscamos un/a Office & Experience Hub Manager para nuestra sede de Sant Cugat. Serás la cara de BVI ante empleados, clientes y visitantes, y te encargarás de que la oficina, el Experience Hub y el almacén funcionen de forma segura, ordenada y acogedora. Además, tendrás margen para simplificar y digitalizar procesos.

Key Responsibilities

QUÉ HARÁS

Oficina e instalaciones

• Supervisar el día a día de la oficina y asegurar que las instalaciones estén en buen estado.
• Coordinar el mantenimiento y resolver las incidencias relacionadas con la oficina.
• Gestionar la correspondencia, la mensajería y las entregas.

Visitas y Experience Hub

• Gestionar la recepción, el registro y las acreditaciones de clientes, distribuidores y otros visitantes.
• Coordinar las salas de reuniones y las del Experience Hub: reservas, preparación, catering, equipamiento audiovisual y orden.

Seguridad y cumplimiento (rol de coordinación)

• Coordinar con el servicio de prevención y con Calidad/EHS la prevención de riesgos laborales, los planes de emergencia y evacuación, y los botiquines.
• Gestionar el control de accesos y dar seguimiento a la seguridad de las instalaciones.
• Velar por el uso de los equipos de protección individual y por el cumplimiento de las normas de seguridad en toda la sede, incluido el almacén.
• Facilitar el cumplimiento de los procedimientos internos y las políticas de seguridad.
• Este rol es de coordinación y seguimiento. No asume la responsabilidad técnica ni legal en materia de prevención de riesgos y seguridad, que corresponde al servicio de prevención y a Calidad/EHS.

Proveedores y compras

• Gestionar suministros, pedidos y la relación con proveedores y prestadores de servicios (limpieza, mantenimiento, catering, etc.), optimizando costes.

Equipo y cultura

• Dar soporte administrativo al equipo local y colaborar con otros departamentos.
• Organizar reuniones, eventos internos y actividades de equipo que refuercen la cultura y el sentimiento de equipo.
• Apoyar la incorporación de nuevos empleados: acceso, puesto de trabajo y recursos necesarios.

Mejora continua y digitalización

• Proponer e implantar mejoras que simplifiquen el día a día: check-in de visitas, reservas de salas integradas en Teams, automatización de pedidos e incidencias, canal único de incidencias.

Qualification

QUÉ BUSCAMOS

• Experiencia previa en Office Management, administración de oficina o un puesto similar.
• Excelente organización y capacidad para gestionar varias tareas a la vez.
• Proactividad, autonomía y orientación a resolver problemas.
• Buenas habilidades de comunicación y trato con equipos, clientes y visitantes.
• Inglés imprescindible [nivel B2/C1] y dominio del español. El catalán y otros idiomas se valorarán positivamente.
• Buen manejo de Microsoft 365 y Teams, y de herramientas digitales de reservas y visitas.

Se valorará

• Conocimientos de prevención de riesgos laborales y seguridad.
• Experiencia en entornos regulados (ISO 13485, GxP) o industriales.
• Interés en digitalizar y automatizar procesos (por ejemplo, Power Automate)

Company

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