Coordinateur Administratif & Opérations International

APEXFARMA SLU; Barcelona; On-site; EUR 24,000 - 32,000; Full time

Job summary

APEXFARMA SLU recherche un Coordinateur(trice) Administratif(ve) & Opérations pour soutenir le département des affaires réglementaires à Barcelone. Vous gérerez la documentation, les envois et le suivi administratif des dossiers en collaboration avec les laboratoires, partenaires locaux et équipes internes.

Le candidat idéal est organisé, rigoureux et capable de gérer plusieurs sujets en parallèle, avec une première expérience dans l’administration ou l’assistanat et une parfaite maîtrise du

Qualifications

• Formation en administration, gestion, assistanat, commerce ou domaine équivalent.
• 1ère expérience similaire souhaitée.
• Langues: Français et Espagnol (bilingue).
• Excellente organisation et capacité à gérer plusieurs sujets en parallèle.
• Rigueur et fiabilité dans le suivi des dossiers.
• Maîtrise de MS Office (Word, Excel, PowerPoint), Teams et plateformes collaboratives.
• Gestion des documents, données et tableaux de suivi.
• Bon relationnel et esprit d'équipe, communication avec interlocuteurs variés.
• Autonomie et sens des responsabilités dans les activités quotidiennes.
• Dynamique, proactif(-ve) et envie d'apprendre, amélioration continue des processus.
• Aisance dans un environnement international et multiculturel.

Responsibilities

• Gérer la documentation et archiver sur serveurs internes.
• Mettre à jour bases de données et tableaux de suivi.
• Assurer la qualité et disponibilité des documents pour les équipes.
• Organiser et suivre les expéditions et échantillons.
• Vérifier les réceptions et résoudre les problèmes d’expédition.
• Suivi administratif et financier des frais liés aux envois.
• Accompagner les responsables clients dans les activités administratives quotidiennes.
• Suivre les dépôts de dossiers avec partenaires locaux.
• Transmettre et suivre les communications administratives.

Skills

Bilingue FR-ES

Organisation

Rigueur

Esprit d'équipe

Autonomie

Education

Formation admin/gestion

Tools

MS Office

Teams

Plateformes collaboratives

Job description

APEXFARMA SLU recherche un Coordinateur(trice) Administratif(ve) & Opérations pour soutenir le département des affaires réglementaires à Barcelone. Vous gérerez la documentation, les envois et le suivi administratif des dossiers en collaboration avec les laboratoires, partenaires locaux et équipes internes.

Le candidat idéal est organisé, rigoureux et capable de gérer plusieurs sujets en parallèle, avec une première expérience dans l’administration ou l’assistanat et une parfaite maîtrise du