Administrative Assistant – Facilities

Bluespace Self-Storage; Sant Just Desvern; Híbrido; EUR 10.000 - 30.000; Jornada completa

Descripción de la vacante

Una empresa líder en self storage en Sant Just Desvern busca un/a profesional proactivo/a para apoyar al equipo de Facility Management. Las tareas incluyen la gestión administrativa, la administración de información documental y el análisis de indicadores de rendimiento. Se requiere titulación en áreas afines y al menos 2 años de experiencia en funciones similares. Ofrecemos un entorno laboral dinámico con modelo híbrido y oportunidades de desarrollo profesional.

Servicios

Descuentos en productos

Team buildings

Formación continua

Acceso fácil y parking en centros

Formación

• Experiencia mínima de 2 años en funciones similares dentro del ámbito de Facility Management o gestión de activos.
• Conocimiento de herramientas de gestión de mantenimiento y análisis de datos.
• Capacidad de organización y seguimiento eficiente de tareas.

Responsabilidades

• Proporcionar apoyo operativo y administrativo al equipo de Facility Management.
• Administrar y actualizar la información técnica y documental de los centros.
• Controlar y dar seguimiento a fechas clave, como renovaciones e inspecciones.

Conocimientos

Inglés avanzado

Orientación a resultados

Atención al detalle

Habilidades de comunicación efectiva

Proactividad

Educación

Titulación en Administración, Gestión de Empresas, Facility Management

Herramientas

Excel

Power BI

Monday

Descripción del empleo

Bluespace es la empresa líder de Self Storage en España, con más de 20 años de historia y presencia en 4 países. Contamos con más de 100 centros y vamos a por más: ¡185 en 5 años!

Nuestro compromiso: un entorno laboral excelente, desarrollo profesional, sostenibilidad y crecimiento.

Tu misión:

Es proporcionar apoyo operativo, administrativo y analítico al equipo de Facility Management, asegurando la correcta gestión técnica, documental y financiera de los activos inmobiliarios.

El objetivo principal es garantizar la eficiencia operativa, la coordinación transversal entre departamentos y la disponibilidad de información actualizada que permita una toma de decisiones ágil y basada en datos.

¿Qué harás en tu día a día?

• Brindar soporte administrativo al departamento, gestionando tareas como cobros de espacios arrendados, fianzas, importes pendientes con entidades públicas y tasas municipales.
• Administrar y actualizar la información técnica y documental de los centros (inventarios, planos, contratos, certificados, licencias, etc.).
• Coordinar la comunicación con proveedores, técnicos y gestores de centros para organizar intervenciones.
• Colaborar con proveedores y equipos internos para asegurar el cumplimiento de SLA y KPIs.
• Controlar y dar seguimiento a fechas clave (renovaciones, inspecciones, vencimientos, etc.).
• Gestionar incidencias y tickets en plataformas de mantenimiento.
• Archivar y controlar la documentación de seguros, permisos y contratos.
• Colaborar en el análisis de indicadores de rendimiento (energía, mantenimiento, incidencias, gastos, etc.).
• Elaborar dashboards e informes de seguimiento para dirección y otros stakeholders.
• Asegurar la calidad y consistencia de los datos reportados.
• Analizar datos de mantenimiento, costes operativos y rendimiento de los activos para identificar oportunidades de optimización.
• Apoyar en la elaboración de presupuestos anuales del área de Facility Management.
• Colaborar en la implementación de mejoras en los procesos de reporting y control de indicadores.
• Un proyecto estable con contratación indefinida.
• Salario según experiencia.
• Jornada completa de 40h semanales en horario flexible de lunes a jueves y jornada intensiva el viernes (9h a 15h).
• Modelo híbrido de trabajo: 2 días a elegir desde casa y 3 días en head office.
• Descuentos en nuestros productos.
• ¡Team buildings, deporte, ¡y momentos inolvidables! Como el Bluevent: un fin de semana al año en el que todo el equipo se reúne para celebrar lo que logramos juntos/as!
• Formación continua (plataforma propia y GoodHabitz).
• Acceso fácil y parking en todos los centros.
• Empresa comprometida con el medioambiente y la sostenibilidad.

¿Qué esperamos de ti?

• Titulación en Administración, Gestión de Empresas, Facility Management o áreas afines.
• Experiencia mínima de 2 años en funciones similares dentro del ámbito de Facility Management o gestión de activos.
• Inglés avanzado. Valorable conocimiento de italiano, francés y/o portugués.
• Conocimiento de herramientas de gestión de mantenimiento, project management, reporting y análisis de datos (Monday, Power BI, Excel, etc.).
• Conocimientos básicos de gestión de proveedores y presupuestos.
• Orientación a resultados y compromiso con la mejora continua.
• Capacidad de organización y seguimiento eficiente de tareas.
• Atención al detalle y rigor en la gestión documental.
• Habilidades de comunicación efectiva y trabajo en equipo.
• Proactividad y capacidad para la resolución de problemas.

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En Bluespace garantizamos la igualdad de oportunidades en todos nuestros procesos de selección, fomentando un entorno laboral diverso, inclusivo y respetuoso.