Vil du være med til at understøtte den øverste ledelse i Østjyllands Politi?

Politi; Aarhus; Presencial; DKK 420.000 - 540.000; Tempo integral

Resumo da vaga

Østjyllands Politi søger en dygtig og selvstændig administrativ medarbejder til Ledelsessekretariatet. Du bliver et centralt bindeled mellem den øverste ledelse, interne afdelinger og eksterne samarbejdspartnere.

Arbejdet kræver struktur, initiativ og god dømmekraft i en travl hverdag. Stillingen giver mulighed for at bidrage til udviklingen af den nye funktion og sikre en sammenhængende understøttelse af ledelsen.

Qualificações

• Erfaring med administrative opgaver tæt på ledelse i en større organisation.
• Selvstændig og struktureret tilgang til arbejdsgange.
• Evne til at tænke initiativ og balancere flere hensyn.
• Kendskab til digitale værktøjer og formidling af budskaber.

Responsabilidades

• Kalenderstyring, mødeplanlægning og koordinering af aktiviteter for øverste ledelse.
• Forberedelse og understøttelse af møder inkl. dagsordener, referatskrivning og opfølgning.
• Udarbejdelse af breve og andet skriftligt materiale.

Conhecimentos

Kalenderstyring

Mødeplanlægning

Koordinering

Referatskrivning

Samarbejde

Kommunikation

Digitale værktøjer

Descrição da vaga

Er du god til at skabe overblik, planlægge og finde løsninger, når mange opgaver skal gå op i en højere enhed? Har du blik for både detaljerne og den større sammenhæng, og trives du med at arbejde tæt på ledelsen i en stor organisation? Så er det måske dig, vi søger til en ny funktion i Ledelsessekretariatet hos Østjyllands Politi.

Vi søger en dygtig og selvstændig administrativ medarbejder, som får en central rolle i den daglige understøttelse af politikredsens øverste ledelse.

Du bliver en del af politikredsens Ledelsessekretariat, hvor opgaverne spænder bredt, og hvor du får mulighed for at bringe både dine administrative kompetencer, din organisatoriske forståelse og din gode dømmekraft i spil.

Du vil i Ledelsessekretariatet blive en del af en ny funktion omkring politikredsens øverste ledelse, og du vil samme med dine kolleger få mulighed for at være med til at udvikle og forme den nye funktion. Vi har en række opgaver, som skal løses, men vi er også interesserede i dine idéer til, hvordan vi kan skabe en bedre og mere sammenhængende understøttelse af politikredsens ledelse.

Du får en central rolle tæt på ledelsen

Som vores nye kollega bliver du et vigtigt administrativt bindeled mellem den øverste ledelse, politikredsens øvrige ledere og vores eksterne samarbejdspartnere.

Din vigtigste opgave bliver at skabe struktur, overblik og sammenhæng i en travl hverdag, hvor mange hensyn skal balanceres, og hvor planer nogle gange ændrer sig med kort varsel.

Du skal ikke blot kunne løse de opgaver, du får. Du skal også kunne tænke et skridt frem, se hvad der er behov for, og tage initiativ til at få tingene til at ske.

Du bliver en del af en ny funktion, hvor vi vil styrke og samle understøttelsen af politikredsens øverste ledelse. Her kommer du til at arbejde tæt sammen med bl.a. en juridisk medarbejder om den faglige forberedelse og koordinering af ledelsessager.

Sammen skal I være med til at udvikle gode arbejdsgange og sikre, at den administrative og faglige understøttelse hænger godt sammen. Du får dermed en vigtig rolle i at skabe struktur og sammenhæng i opgaveløsningen og sikre, at ledelsen får den nødvendige støtte i en travl hverdag.

Dine Opgaver Vil Blandt Andet Omfatte

• Kalenderstyring, mødeplanlægning og koordinering af aktiviteter for politikredsens øverste ledelse.
• Forberedelse og understøttelse af møder, herunder udarbejdelse af dagsordener, koordinering af mødemateriale, referatskrivning og opfølgning på aftaler.
• Udarbejdelse af breve, invitationer, mødeoplæg og andet skriftligt materiale.
• Koordinering og løbende dialog med interne og eksterne samarbejdspartnere, herunder kommuner og andre myndigheder.
• Planlægning, koordinering og praktisk gennemførelse af arrangementer, besøg, receptioner og andre aktiviteter med deltagelse af den øverste ledelse.
• Løbende administrative opgaver og håndtering af de mange små og store ting, som er med til at sikre, at ledelsens hverdag fungerer.
• Evt. lettere sagsbehandling.

Du vil opleve, at nogle opgaver kan planlægges i god tid, mens andre opstår med kort varsel og kræver, at du hurtigt finder en løsning.

Du ser organisationens behov – og handler på dem

Vi forestiller os, at du har erfaring med administrative opgaver, gerne fra funktion tæt på ledelsen i en større organisation eller virksomhed. Din uddannelsesmæssige baggrund er mindre vigtig. Det afgørende er, at du har de rette kompetencer og trives med at tage ansvar.

Du arbejder selvstændigt og struktureret, men ved også, hvornår en opgave kræver koordinering eller sparring med andre.

Vi lægger især vægt på, at du:

• Er initiativrig og kan se opgaver og behov, før andre behøver at gøre dig opmærksom på dem.
• Har et godt overblik og kan prioritere, også når flere opgaver kræver din opmærksomhed samtidig.
• Er løsningsorienteret, fleksibel og god til at finde praktiske løsninger på både små og store udfordringer.
• Har en god organisatorisk forståelse og kan navigere i en organisation med mange forskellige fagligheder, funktioner og interesser.
• Kommunikerer klart og professionelt, både mundtligt og skriftligt.
• Har en naturlig sans for service og samarbejde og møder andre med hjælpsomhed og godt humør.
• Har en naturlig interesse for at udnytte digitale værktøjer effektivt samt fortrolighed med visuel formidling af budskaber på en klar og professionel måde.
• Udviser diskretion og god dømmekraft i arbejdet med fortrolige oplysninger og ledelsesrelaterede opgaver.

Vi forventer desuden, at du er engageret i og bidrager til at skabe en god arbejdsplads.

Du behøver ikke kende politiet indefra, men du skal have lyst til at lære organisationen at kende og forstå de særlige vilkår, som følger med at arbejde tæt på ledelsen i en politikreds.

Et job med mange kontaktflader og mulighed for at sætte dit eget præg

Du bliver en del af Ledelsessekretariatet, som organisatorisk hører under politikredsens stab, og du refererer til sekretariatschefen. Vi har i Ledelsessekretariatet en uformel omgangtone og lægger vægt på, at vi skal have det sjovt med hinanden, når vi går på arbejde. Vi vægter endvidere faglig sparring og vidensdeling meget høj.

Ledelsessekretariatet arbejder fra politigården i Aarhus og er, ud over sekretariatschefen, bemandet med otte jurister, en polititjenestemand, fem administrative medarbejdere, fire kommunikationsrådgivere og flere jurastuderende.

I Ledelsessekretariatet får du kolleger, som arbejder med forskellige opgaver tæt på politikredsens ledelse. Du får derfor både mulighed for et tæt samarbejde på tværs af sekretariatet. Du vil også ved behov løse opgaver på tværs af sekretariatet.

Du kommer samtidig til at samarbejde med mange forskellige medarbejdere og ledere i hele Østjyllands Politi og med eksterne samarbejdspartnere.

Vi tilbyder en stilling med stor variation, selvstændigt ansvar og mulighed for at præge, hvordan den administrative understøttelse af den øverste ledelse skal fungere fremover.

Løn- og ansættelsesvilkår

Du bliver ansat på overenskomstvilkår i henhold til den til enhver tid gældende organisationsaftale for kontorfunktionærer i staten mellem Finansministeriet og HK/STAT samt OAO-S-fællesoverenskomsten.

Dit arbejdssted bliver Østjyllands Politi med tjenestested på Ridderstræde 1, 8000 Aarhus C.

Den gennemsnitlige arbejdstid er 37 timer om ugen.

Det er en forudsætning for stillingen, at du kan blive sikkerhedsgodkendt, og at sikkerhedsgodkendelsen kan opretholdes under hele din ansættelse.

Ansættelsestidspunkt er efter nærmere aftale.

Kontakt og ansøgning

Hvis du vil vide mere om stillingen, er du velkommen til at kontakte sekretariatschef Anne Vibe Schouby Bengtsen på telefon [phone].

Når du søger job i politiet, opretter du samtidig en profil i vores rekrutteringssystem. Hvis du søger flere job i politiet, skal du lægge en ansøgning og et CV ind i systemet for hver stilling, du søger.

Vi anbefaler, at du navngiver dine dokumenter, så det fremgår, hvilken stilling du søger.

Vi opfordrer alle kvalificerede kandidater til at søge uanset alder, køn, religion eller etnisk baggrund.