Struktureret eventkoordinator med sans for planlægning, samarbejde og gode oplevelser - Afd. for Policy & Relationer

Afdeling for Policy og Relationer; Kongens Lyngby; On-site; DKK 360,000 - 420,000; Full time

Job summary

Afdeling for Policy og Relationer ved DTU søger en struktureret eventkoordinator til at støtte Stakeholder Management-kontoret. Du vil planlægge og gennemføre arrangementer, samarbejde på tværs af DTU og med eksterne partnere, og bidrage til markedsføring og evaluering af events.

Du håndterer koncepter, invitationer, tilbud og budgetter, og bidrager til at sikre høj kvalitet ved både mindre og større akademiske arrangementer som årsfester og dimittendreceptioner.

Qualifications

• Har relevan­ti uddannelse inden for events eller erfaring med planlægning af arrangementer.
• Minimum et par års erfaring med eventkoordinering.
• Er struktureret, selvstændig og overholder deadlines.

Responsibilities

• Planlægge, koordinere og gennemføre arrangementer (poster events, seminarer, workshops).
• Udvikle koncepter, udarbejde invitationer og kommunikationsmails.
• Indhente tilbud og budgettering; planlægning af faciliteter, forplejning og deltagerregistrering.
• Koordinering med samarbejdspartnere og evaluering/afrapportering efter afholdte arrangementer.
• Logistik ved større årlige arrangementer som årsfest og dimittendreceptioner.
• Arbejde med minutplaner.

Skills

Planlægning

Samarbejde

Kommunikation

Engelsk kommunikation

Microsoft 365

Teams

OneNote

Canva

Conference Manager

Education

Eventfaglig uddannelse

Tools

Microsoft 365

Teams

OneNote

Conference Manager

Canva

Job description

Struktureret eventkoordinator med sans for planlægning, samarbejde og gode oplevelser - Afd. for Policy & Relationer

Brænder du for at koordinere og være den, der har det kølige overblik? Har du gå-på-mod og sans for at give gæster den bedste oplevelse?

Så er det måske dig, vi søger som eventkoordinator i Stakeholder Management-kontoret på DTU.

I din portefølje over events vil du koordinere aktiviteter tilknyttet afdelinger og institutter i samarbejde med rekvirenter fra forskellige dele af DTU. Du er samtidig en del af teamet omkring de faste Akademiske Højtideligheder på DTU.

Jobbet

Du bliver en del af Stakeholder Management-kontoret og vil samarbejde med kolleger på tværs af DTU samt, i nogle tilfælde, eksterne samarbejdspartnere. Under supervisi-on af kontorets faglige leder for events får du ansvar for at planlægge, koordinere og gennemføre en række arrangementer. Opgaverne omfatter primært poster events, seminarer, workshops og andre faglige arrangementer for institutter, centre og afdelinger på DTU.

Du kommer til at arbejde med hele processen omkring et arrangement – fra de første idéer og planlægningen til gennemførelsen og den efterfølgende evaluering. I tæt samarbejde med interne og eksterne interessenter bidrager du til koordinering, markedsføring og afvikling af arrangementer.

Dine opgaver vil blandt andet omfatte konceptudvikling, udarbejdelse af invitationer og kommunikationsmails, indhentning af tilbud og budgettering samt planlægning af facilitate-ter, forplejning og deltagerregistrering. Du sikrer koordinering med samarbejdspartnere og bidrager til evaluering og afrapportering efter afholdte arrangementer.

Som en del af teamet vil du desuden bistå med udvalgte logistiske opgaver i forbindelse med DTU's større tilbagevendende arrangementer, herunder årsfest og dimittendreceptioner.

Du skal være indstillet på vekslende arbejdstider, herunder aftenarbejde, i forbindelse med arrangementer cirka 10 gange om året.

Vores forventninger til dig

Vi forventer, at du:

• Har en relevant uddannelse inden for events, eventuelt kommunikation, administration eller lignende. Hvis du ikke har en eventfaglig uddannelse, forventer vi, at du har erfaring med planlægning og koordinering af arrangementer. Det er en fordel, hvis du uanset har et par års erfaring med eventkoordinering.
• Har flair for IT og lyst til at lære nye systemer. Erfaring med Microsoft 365, Teams, OneNote, Conference Manager, Canva eller lignende værktøjer er en fordel.
• Har forståelse for budgetter og gerne erfaring med budgetopfølgning.
• Er yderst struktureret, arbejder selvstændigt og overholder deadlines.
• Er god til både at skabe overblik.
• Trives med samarbejde og bidrager positivt til teamet.
• Har erfaring med at arbejde med minutplaner.
• Er god til at kommunikere og formulere dig klart og professionelt på både dansk og engelsk, mundtligt såvel som skriftligt.
• Trives i at eksekvere events og være primus motor for det praktiske samt ansvarsfordeling af opgaver under afvikling.

Det vil desuden være en fordel, hvis du har erfaring fra service-, hotel- eller restaurationsbranchen.

Hvad tilbyder vi dig

Vi tilbyder dig en stilling i et alsidigt og lærerigt miljø med engagerede kollegaer. Stake-holder Management-kontoret er bygget op gennem mange år og er nu bl.a. DTU’s garant for, at universitets events har en høj kvalitet – det skal du være med til at føre videre. Vi har en uformel omgangstone og et godt sammenhold, og selv når der er pres på, er der tid til smil og godt humør.

Løn og ansættelsesvilkår

Løn- og ansættelsesvilkår i henhold til OAO-S-fællesoverenskomsten og organisationsaftale for kontorfunktionærer, laboranter og It-medarbejdere (HK/Stat). Der kan desuden forhandles tillæg i henhold til DTU's lønstruktur for HK Kontor: www.inside.dtu.dk/human-resources/under-ansaettelsen/loen/loenstrukturer .

Du ansættes i Afdelingen for Policy & Relationer i en fast fuldtidsstilling på 37 timer ugentligt. Stillingen ønskes besat pr. 1. januar 2027.

Arbejdssted er på Lyngby Campus.

Alle interesserede uanset alder, køn, handicap, race, religion eller etnisk tilhørsforhold, opfordres til at søge stillingen. Da DTU arbejder med forskning i kritisk teknologi, hvormed der gælder særlige regler for blandt andet sikkerhed og eksportkontrol, kan der blive foretaget open source-baggrundstjek af kvalificerede kandidater til stillingen.

DTU – Til gavn for samfundet siden 1829

DTU er et af Europas førende tekniske eliteuniversiteter. Med forskning og uddannelser i international topklasse skaber vi løsninger på tidens store samfundsmæssige udfordringer og bidrager til at sikre Europas globale førerposition inden for bæredygtig teknologiudvikling. Siden H.C. Ørsted grundlagde DTU for snart 200 år siden, har vores mission været den samme: Vi udvikler og nyttiggør naturvidenskab og teknisk videnskab til gavn for samfundet. DTU har 13.800 studerende, 1.600 ph.d.-studerende og 6.500 ansatte. Vi arbejder i et internationalt miljø og har en inkluderende, udviklende og uformel arbejdskultur. DTU har campusser i hele Danmark og i Grønland og samarbejder med de bedste universiteter verden over.

Adresse Anker Engelunds Vej 1
2800 Kgs. Lyngby
Danmark