Sekretariatsmedarbejder til Sekretariatet i Teknik & Miljø

TM Sekretariat; Viborg; On-site; DKK 350,000 - 450,000; Full time

Job summary

TM Sekretariat i Viborg søger en sekretariatsmedarbejder til at betjene administrationen og understøtte Teknik & Miljø. Stillingen kræver serviceorientering og evne til at håndtere varierende opgaver i et travlt miljø.

Du har en administrationsuddannelse eller særlig generalistkompetence, kan skabe struktur og bevare overblik, og du trives med digitale arbejdsgange og tværgående samarbejde. 37 timer/uge i Viborg.

Qualifications

• Administrationsuddannelse eller tilsvarende.
• Stærke generelle kompetencer og serviceorientering.

Responsibilities

• Betjening af politiske udvalg og understøttelse af ledelsen, herunder mødebooking og koordinering af dagsordenspunkter.
• Opgaver indenfor ejendomsskat, ejendomsbidrag og borgerhenvendelser.
• Administrative opgaver, herunder personaleadministration, telefonbetjening og daglig service til kolleger.
• Tværgående opgaver i samarbejde med andre afdelinger.

Skills

Skabe struktur

Overblik og prioritering

Generalistkompetencer

Education

Administrationsbachelor

Administrationsøkonom

Tools

GIS

Job description

Sekretariatsmedarbejder til Sekretariatet i Teknik & Miljø

Trives du med opgaver, som ikke altid er klart defineret? Er du proaktiv, kan du skabe overblik og få opgaver helt i mål? Og er du samtidig serviceminded og har lyst til at binde trådene sammen på tværs og løse forskelligartede opgaver?

Så kan du være vores nye kollega i Sekretariatet i Teknik & Miljø.

Vi har et godt fagligt og socialt miljø, hvor fælles ansvar, helhedstænkning og god service er nøgleord. Vi arbejder tæt på både ledelsen og den politiske organisation og har en bred kontaktflade på tværs af Teknik & Miljø. Hverdagen er præget af højt tempo, godt humør og en uformel omgangtone, hvor vi hjælper hinanden og løfter i flok.

Som en del af sekretariatet skal du kunne fordybe dig i opgaver og samtidig huske at kigge op. Vi servicerer administrationen i Teknik & Miljø, og kolleger kommer forbi med spørgsmål, ligesom telefonen ringer i løbet af dagen. Derfor er det vigtigt, at du er tilgængelig og imødekommende og naturligt tager del i den fælles service. Du behøver ikke altid kende svaret, men du skal have lyst til at hjælpe med at finde det eller få henvendelsen videre til den rette.

Som sekretariatsmedarbejder får du en varieret hverdag med opgaver inden for blandt andet:

• Betjening af politiske udvalg og understøttelse af ledelsen, herunder mødebooking og koordinering af dagsordenspunkter
• Opgaver indenfor ejendomsskat, ejendomsbidrag og borgerhenvendelser
• Administrative opgaver, herunder personaleadministration, telefonbetjening og daglig service til kolleger
• Tværgående opgaver i samarbejde med andre afdelinger

Nogle opgaver er faste og velkendte, mens andre lander på dit bord uden en færdig opskrift. Derfor søger vi en stærk generalist, der hurtigt kan sætte sig ind i nye problemstillinger, stille de rigtige spørgsmål og skabe struktur og fremdrift.

Du skal kunne tænke et par skridt frem, se mulige konsekvenser og afhængigheder og vurdere, hvad der skal til, for at komme videre. Og når en opgave afhænger af andre, slipper du den ikke, men følger op og sikrer, at den bliver ført helt til dørs.

Samtidig har du blik for, om en arbejdsgang kan gøres enklere, bedre eller mere effektiv, og du er nysgerrig på mulighederne inden for digitalisering og smartere arbejdsgange.

Om dig

Din uddannelsesbaggrund kan være administrationsbachelor, administrationsøkonom eller en anden relevant uddannelse med stærke generalistkompetencer.

Vi lægger desuden vægt på, at du:

• kan skabe struktur, også når rammer og løsning ikke er defineret på forhånd
• kan bevare overblikket og prioritere mellem forskellige opgaver
• kan håndtere at forudsætninger og rammer kan ændre sig

Om arbejdspladsen

Vi er 18 medarbejdere i Sekretariatet, som understøtter Teknik & Miljø på en række områder. Vi er inddelt i mindre teams, som bl.a. arbejder med organisationsudvikling, understøttelse af ledelse og administration, kommunikationsopgaver, digitalisering, betjening af politiske udvalg, ejendomsbidrag og ejendomsskat, personaleadministration, mødebooking, økonomistyring og udviklingsopgaver på tværs af forvaltningen. Derudover varetager Sekretariatet bl.a. driften af rådhuset, kortsystemet GIS samt kontraktstyring på rengørings- og kørselsområdet.

Løn- og ansættelsesvilkår

Stillingen er på 37 timer pr. uge med tiltrædelse pr. 1. februar 2027. Lønnen fastsættes på baggrund af gældende overenskomst og en konkret vurdering af din uddannelse, din dokumenterede erhvervserfaring samt dine faglige og personlige kvalifikationer. Forud for ansættelsen og indgåelse af lønaftalen har du mulighed for at modtage information om startlønnen i den konkrete stilling. Viborg Kommune anvender objektive og kønsneutrale kriterier for lønfastsættelse i overensstemmelse med reglerne om lige løn for samme arbejde eller arbejde af samme værdi, og i henhold til den relevante overenskomst. Du kan finde information om løn på: KRL

Vil du vide mere?

Nærmere oplysninger hos sekretariatsmedarbejder Sanne Mathiasen på tlf. 20 46 22 81 eller afdelingsleder Gitte Vestergaard på tlf. 87 87 50 17.

Adresse

Prinsens Alle 5
8800 Viborg
Danmark