Sagsbehandler til administration og HR til Forsvarets nye Digital Backbone

Freelio; Denmark; Remote; DKK 360,000 - 540,000; Full time

Job summary

Forsvarsministeriets Materiel- og Indkøbsstyrelse søger en selvstændig koordinationsstøttestilling til Digital Backbone-afdelingen i Karup. Du bidrager med administrativ støtte, onboarding og rekvirering af konsulenter, og sikrer fremdrift i processer.

Derudover håndterer du dokumentation og deltagelse i optimering af arbejdsgange ved hjælp af SAP, WorkZone og SharePoint og arbejder tæt sammen med afdelingschefer og kolleger.

Qualifications

• Har en kontoruddannelse eller tilsvarende erfaring.
• Har styr på administrative processer og arbejder struktureret.
• Kan anvende Microsoft Office-pakken og Microsoft SharePoint.
• Har kendskab til SAP og WorkZone eller tilsvarende.
• Trives i en rolle med mange kontaktflader.
• Er serviceminded, imødekommende og professionel.
• Tager ansvar og arbejder selvstændigt – men også er en holdspiller.

Responsibilities

• Deltage i administrativ støtte til afdelingen og de tilknyttede projekter, herunder støtte til, og, i et vist omfang, selvstændigt tilrettelægge og gennemføre aktiviteter i samme regi.
• Støtte afdelingens chefer ift. personellivscyklus (rekruttering, onboarding, udvikling, rolleændring og afvikling), herunder også støtte andre søjler i Karup/Aalborg ift. praktiske aktiviteter indenfor samme cyklus; dog primært onboarding.
• Støtte med rekvirering, oprettelse, onboarding og afvikling af konsulenter tilknyttet afdelingen og projekterne.
• Have særlig fokus på controlling i alle faser af onboarding af faste medarbejdere og konsulenter for at sikre kontinuerlig fremdrift i processen mhp. at forbedre evnen til bringe de rette kompetencer i spil til rette tid.
• Deltage i planlægning, tilrettelæggelse, gennemførelse og evaluering af interne opgaver ift. administration, HR, kommunikation, indkøb og økonomi.
• Støtte med dokumentation, udarbejdelse og optimering af interne processer og værktøjer, herunder især nyttiggøre muligheder for digitalisering og automatisering.
• Støtte med strukturering af Team Sites ved afdelingen og projekterne, herunder støtte med at udarbejde, implementere og optimere udstrakt anvendelse af IKM-principper.

Skills

Kontorrelaterede færdigheder

Struktureret arbejde

Kunde- og kontaktflader

Serviceminded

Ansvarstagning

Education

Kontoruddannelse eller tilsvarende erfaring

Tools

Microsoft Office-pakken

Microsoft SharePoint

SAP

WorkZone

Job description

Om os

Forsvaret og NATO står overfor en tidskritisk og omfattende digital og operativ transformation for at kunne imødegå fremtidens udfordringer. Det koncernfælles Program for Digital og Operativ Transformation bygger derfor fremtidens digitale og datacentriske forsvar i tæt samarbejde med Forsvarets operative enheder.

Om afdelingen

Du bliver en del af Digital Backbone afdelingen, der står for den konkrete etablering af Forsvarets nye IT-platform. Afdelingen skal sikre en helhedsorienteret Digitale Backbone, der er sammenhængende, sikker, interoperabel og skalerbar. Det er et IT-miljø, der er unikt i størrelse, opgave og karakteristika. For at kunne lykkedes med den opgave, har vi brug for praktisk støtte i hverdagen.

Om stillingen

Vi søger en selvstændig og initiativrig holdspillere til central stilling ved koordinationsstøttesektionen i Digital Backbone afdelingen.

Opgaverne

• Deltage i administrativ støtte til afdelingen og de tilknyttede projekter, herunder støtte til, og, i et vist omfang, selvstændigt tilrettelægge og gennemføre aktiviteter i samme regi.
• Støtte afdelingens chefer ift. personellivscyklus (rekruttering, onboarding, udvikling, rolleændring og afvikling), herunder også støtte andre søjler i Karup/Aalborg ift. praktiske aktiviteter indenfor samme cyklus; dog primært on-boarding.
• Støtte med rekvirering, oprettelse, onboarding og afvikling af konsulenter tilknyttet afdelingen og projekterne.
• Have særlig fokus på controlling i alle faser af onboarding af faste medarbejdere og konsulenter for at sikre kontinuerlig fremdrift i processen mhp. at forbedre evnen til bringe de rette kompetencer i spil til rette tid.
• Deltage i planlægning, tilrettelæggelse, gennemførelse og evaluering af interne opgaver ift. administration, HR, kommunikation, indkøb og økonomi.
• Støtte med dokumentation, udarbejdelse og optimering af interne processer og værktøjer, herunder især nyttiggøre muligheder for digitalisering og automatisering.
• Støtte med strukturering af Team Sites ved afdelingen og projekterne, herunder støtte med at udarbejde, implementere og optimere udstrakt anvendelse af IKM-principper.

Vi garanterer en varieret hverdag i et miljø med start-up ånd, hvor et stort ansvar går hånd i hånd med stor indflydelse. Du får mulighed for fleksible arbejdstider samt personlig- og faglig kompetenceudvikling, arbejdsgiverbetalt pensionsordning og betalt frokost.

Om dig

• Har en kontoruddannelse eller tilsvarende erfaring.
• Har styr på administrative processer og arbejder struktureret.
• Kan anvende Microsoft Office-pakken og Microsoft SharePoint.
• Har kendskab til SAP og WorkZone eller tilsvarende.
• Trives i en rolle med mange kontaktflader.
• Er serviceminded, imødekommende og professionel.
• Tager ansvar og arbejder selvstændigt – men også er en holdspiller.

Ansættelsesvilkår

Hvis du har en kontoruddannelse eller en anden relevant uddannelse ansættes du i henhold til den til enhver tid gældende Fællesoverenskomst mellem Finansministeriet og Offentligt Ansatte Organisationer – Det Statslige Område (OAO-S-fællesoverenskomsten) og organisationsaftale for kontorfunktionærer, laboranter og it-medarbejdere.

Afhængigt af dine kvalifikationer og kompetencer, er der mulighed for forhandling af tillæg. Der er til stillingen knyttet en arbejdsgiverfinansieret pensionsordning.

Dit daglige arbejdssted er i Karup.

Som ansat under Forsvarsministeriets område er du omfattet af nogle særlige vilkår. Du skal bl.a. kunne sikkerhedsgodkendes og opretholde sikkerhedsgodkendelsen under hele ansættelsesforholdet.

Du har som ansat pligt til at forrette tjeneste uden for landets grænser, herunder ved enheder i internationale operationer med henblik på deltagelse i konfliktforebyggende, fredsbevarende, fredsskabende, humanitære og andre lignende operationer.

Du skal forvente jævnlige besøg ved vores andre lokationer, hvorfor kørekort er et krav.

Ansøgningsfrister

Ansøgningsfristen er den 14. september 2026. Samtaler holdes løbende. Stillingen er til besættelse den 1. november 2026, eller efter aftale.

Mangfoldighed og inklusion

I Forsvarsministeriets organisation tror vi på, at mangfoldighed optimerer opgaveløsningen. Derfor opfordrer vi alle interesserede uanset baggrund til at søge stillingen.

Om Forsvarsministeriets Materiel- og Indkøbsstyrelse

Forsvarsministeriets Materiel- og Indkøbsstyrelse (FMI) er en styrelse under Forsvarsministeriet. FMI har ansvaret for det samlede forsvars og beredskabs materiel, IT og cybersikkerhed. Det er os, der anskaffer, driver og bortskaffer materiel og IT for såvel Hæren, Søværnet, Flyvevåbnet, Arktisk Kommando, Specialoperationskommandoen, Hjemmeværnet, Beredskabsstyrelsen og resten af Forsvarsministeriets koncern. Desuden bistår vores IT-medarbejdere dagligt i at modstå de cyberangreb, Forsvarsministeriets koncern udsættes for. Vi er ca. 2500 medarbejdere (3/4 civile - 1/4 militære) fordelt ud over hele Kongeriget, med hovedkontorer i henholdsvis Ballerup, Brabrand og Hvidovre.