Ledelsesstøttemedarbejder i et fuldtidsbarselsvikariat ved Institut for Kemi og Biovidenskab

Dansk Sprogskole; Aalborg; Hybrid; DKK 320,000 - 420,000; Full time

Job summary

Aalborg Universitet søger en ledelsesstøttemedarbejder til Institut for Kemi og Biovidenskab til et fuldtids barselsvikariat med start 15. januar 2027 og slut 31. juli 2027.

Stillingen kræver koordinering af kommunikation, events og personaleadministration i et tværfagligt team ved Aalborg Universitet i Aalborg. Du arbejder tæt sammen med administrationen, forskere og studerende, og der er mulighed for hjemmearbejde efter nærmere aftale.

Qualifications

• Erfaring med kommunikation og skriftlig formidling.
• Gode engelskkundskaber i skrift og tale.
• God struktur og koordinering af komplekse opgaver.
• Samarbejde på tværs af kolleger og afdelinger.

Responsibilities

• Koordinere kommunikationsaktiviteter og deltage i månedlige møder.
• Planlægge og gennemføre arrangementer, konferencer og møder for instituttet.
• Varetage sekretariatsbetjening af råd og udarbejdelse af dagsordener og referater.
• Arbejde med intern information, nyhedsbrev, skærme og præsentationsmaterialer; foto/video ved behov.

Skills

Kommunikation

Dansk-engelsk tait

Job description

Vil du bidrage til, at hverdagen fungerer for medarbejdere, studerende og ledelse på Institut for Kemi og Biovidenskab? Som ledelsesstøttemedarbejder bliver du en del af ledelsesstøtteteamet og får en central rolle i at koordinere kommunikation, arrangementer, administrative processer og aktiviteter, der styrker instituttets faglige og sociale miljø. Stillingen er et fuldtidsbarselsvikariat med tiltrædelse den 15. januar 2027 og med ophør den 31. juli 2027.

Dine arbejdsopgaver

Du bliver en del af administrationen ved Institut for Kemi og Biovidenskab, hvor du indgår i Team Management Support, HR & Funding. Teamet løser en bred vifte af opgaver inden for intern kommunikation, arrangementer, mødebetjening og personaleadministration. Den konkrete opgavefordeling aftaler vi i teamet, så den tager højde for både instituttets behov og dine erfaringer. Du får en bred kontaktflade og samarbejder tæt med kolleger i administrationen, instituttets forskere og studerende samt den centrale kommunikationsenhed på Aalborg Universitet.

I stillingen kommer du blandt andet til at koordinere kommunikationsaktiviteter og deltage i månedlige kommunikationsmøder. Du planlægger og gennemfører arrangementer, konferencer og møder med relevans for instituttet, herunder interne arrangementer som sommerseminarer, forskerarrangementer, tiltrædelsesforelæsninger og Naturmødet. Du bidrager også til afviklingen af rekrutteringsaktiviteter

Du er med til at varetage sekretariatsbetjening af råd, herunder udarbejdelse af dagsordener, referater og årshjul. Derudover arbejder du med intern information, herunder institutnyhedsbrev, informationsskærme og præsentationsmaterialer, og du kan få opgaver med foto og video, når der opstår behov.

Dine kompetencer

Du har erfaring med kommunikation og kan formulere dig klart og målrettet, både når du udarbejder skriftligt materiale, og når du samarbejder med mange forskellige kolleger og samarbejdspartnere. Du arbejder sikkert på dansk og engelsk og har gode engelskkundskaber i både skrift og tale.

Du kan skabe struktur og overblik i opgaver, der har mange deltagere, afhængigheder og deadlines. Du er nysgerrig på nye løsninger og kan omsætte idéer til konkrete aktiviteter og processer. Samtidig har du blik for detaljen i de administrative opgaver, hvor god koordinering og rettidig opfølgning har betydning for, at arrangementer, møder og interne processer forløber godt.

Vi lægger vægt på, at du tager initiativ, samarbejder konstruktivt og bidrager positivt til hverdagen i teamet. Du skal kunne arbejde selvstændigt med dine ansvarsområder og samtidig løbende afstemme opgaver og prioriteringer med resten af teamet. Du trives med variation i opgaverne og med, at der i perioder opstår opgaver, som kræver en hurtig og velkoordineret indsats.

Hvem er vi

Hos Institut for Kemi og Biovidenskab arbejder 230 ansatte og mere end 700 studerende med at skabe viden for verden. Du bliver en del af en administration med 20 kolleger, hvor teamorganisering, samarbejde, videndeling og en positiv feedbackkultur præger hverdagen. Vi har en fælles ambition om at levere en professionel administration, der gør en mærkbar forskel for instituttets medarbejdere, studerende og ledelse.

Du får en arbejdsdag med varierede opgaver, bred kontakt med organisationen og mulighed for at udvikle både din faglighed og dine arbejdsgange i samarbejde med kollegerne. Vi hjælper hinanden, deler viden og tager ansvar for de fælles opgaver. Der er perioder med højt tempo, særligt op til arrangementer og vigtige frister, men vi prioriterer også det sociale fællesskab og et arbejdsmiljø, hvor der er plads til dialog og sparring.

Stillingen giver mulighed for hjemmearbejde efter nærmere aftale og med hensyn til opgavernes karakter. Vi tilrettelægger arbejdet med fokus på, at samarbejdet i teamet, tilgængeligheden for instituttet og den enkelte medarbejders hverdag fungerer godt.

Aalborg Universitetønsker at afspejle det omgivende samfund og har diversitet som en kerneværdi. Derfor opfordres alle uanset personlig baggrund og orientering til at søge stillingen.

Har du spørgsmål?

Hvis du har spørgsmål, er du meget velkommen til at kontakte os. Du finder kontaktpersoner nederst i opslaget. Samtaler forventes afholdt i uge 45.

Øvrige informationer

Du kan læse mere om vores rekrutteringsproces her.

Ansættelsesprocessen på Aalborg Universitet kan omfatte en risikovurdering som et værktøj til at identificere potentielle risici forbundet med nyansættelser, der sikrer arbejdspladsens sikkerhed, compliance og integritet.

Løn- og ansættelsesvilkår

Du ansættes og aflønnes efter overenskomsten for akademikere i staten med indplacering som AC-fuldmægtig. Der er mulighed for at forhandle tillæg efter kvalifikationer. Du kan læse om lønnen og lønsammensætningen for stillingen i Lønoverblik i forbindelse med rekruttering - Akademiske (AC-TAP). Se det indledende afsnit på siden samt afsnittet ”AC-fuldmægtig”.

Der er 3 måneders gensidig prøvetid i stillingen.

Aalborg Universitet - Viden for verden

Aalborg Universitet er en international arbejdsplads med mere end 3700 ansatte. Vi udbyder virkelighedsnære uddannelser og skaber forskningsresultater i verdensklasse gennem samarbejde mellem forskere, studerende og offentlige og private virksomheder. Sådan opnås erkendelser, nye løsninger på samfundets problemer og viden, der forandrer verden. Vores hovedcampus ligger i Aalborg, men vi har også campus i Esbjerg og København.