Ledelseskoordinator/PA til institutledelsen på Psykologisk Institut

BSS PSY Psykologisk Institut; Aarhus; Presencial; DKK 350.000 - 480.000; Jornada completa

Descripción de la vacante

Aarhus Universitet, Psykologisk Institut søger en ledelseskoordinator/PA til at understøtte institutledelsen gennem koordinering, planlægning og opfølgning. Du bliver bindeled mellem institutledelsen og fælles administrative center og får udfordrende opgaver i optimering af arbejdsprocesser og it-systemer.

Stillingen kræver en kandidatuddannelse og stærke communicative og digitale kompetencer samt evne til at arbejde selvstændigt og struktureret i en hektisk hverdag med deadlines.

Formación

• Kandidatniveau, gerne med erfaring fra ledelses- og sekretariatsbetjening.
• Gode danske og engelske skriftlige og mundtlige færdigheder.
• Stærke digitale Kompetencer og evne til at arbejde med IT-systemer og automatisering.

Responsabilidades

• Udarbejde ledelsesinformation og beslutningsoplæg.
• Sekretariatsbetjening af møder og mødemateriale.
• Koordinere onboarding af nye medarbejdere og rekrutteringsstøtte.
• Drive implementering og anvendelse af institutets kernesystemer.
• Fungere som bindeled mellem instituttet og fakultetets enheder.

Conocimientos

Analytical skills

Kommunikation

Organizational skills

Coordination

Educación

Kandidatgrad i relevant felt

Herramientas

Office 365

Administrative systems

Descripción del empleo

Har du stærke organisatoriske evner? Kan du omsætte dine PA-kompetencer til konkrete handlinger, der understøtter ledelsen effektivt? Og motiveres du af at bidrage til, at ledelsen og organisationen lykkes?

På Psykologisk Institut søger vi en dygtig kollega, der kan anvende sine analytiske og kommunikative kompetencer til professionel ledelsesstøtte gennem koordinering, planlægning, opfølgning og kvalitetssikring.

Ansvar og opgaver

Som ledelseskoordinator sikrer du struktur, overblik og effektive arbejdsprocesser, som understøtter ledelsens strategiske og operationelle arbejde. Du fungerer som sparringspartner og administrativ nøgleperson for ledelsesgruppen gennem koordinering, opfølgning og understøttelse af beslutningsprocesser.

Stillingen er nyoprettet, og der vil være stor variation i opgaverne, som du også får god mulighed for at præge. Opgaverne spænder over både løbende drift og ad hoc-opgaver til driftsoptimering og udviklingsopgaver.

En vigtig opgave bliver at drive og understøtte implementering og anvendelse af universitetets kernesystemer på institutniveau. Du bidrager til at skabe sammenhængende og effektive arbejdsgange inden for uddannelse, forskning og administration og fungerer som bindeled mellem instituttet og relevante enheder på fakultets- og universitetsniveau. Rollen kræver forståelse for både it-systemer, processer, automatisering/AI og organisatoriske sammenhænge.

• Ledelsessupport, herunder udarbejdelse af ledelsesinformation og beslutningsoplæg.
• Sekretariatsbetjening af institutledelsesmøder, medarbejdermøder og møder med eksterne samarbejdspartnere, herunder forberede og udarbejde dagsordener, mødemateriale og referater.
• Koordinering og understøttelse af opgaver relateret til rekruttering og onboarding af nye medarbejdere.

Du får stor kontaktflade og et bredt netværk på både instituttet og på fakultetet, herunder særligt med enheder i fakultetets fælles administrationscenter.

Den rette kandidat

Vi søger en ny kollega, som både trives med detaljeorienterede system- og dataprocesser og med mere udadvendte opgaver, der kræver gode relationelle kompetencer.

Som ledelseskoordinator/PA arbejder du struktureret og selvstændigt, har god organisationsforståelse og formår at agere fleksibelt og kan prioritere i opgaver i en hverdag med deadlines, skiftende behov og ændrede prioriteringer.

Med den brede kontaktflade møder du mange forskellige mennesker, og du har en åben og venlig personlighed med gode samarbejdsevner og et indbygget servicegen.

Kvalifikationer

Den rette kandidat har en akademisk uddannelse på kandidatniveau gerne med nogle års relevant erfaring fra ledelses- og sekretariatsbetjening.

Derudover er det vigtigt, at du er god til at formulere dig på dansk og engelsk i din mundtlige såvel som skriftlige kommunikation.

Du har stærke digitale kompetencer, trives med systemunderstøttede arbejdsprocesser og kan bidrage til implementering, udvikling og anvendelse af administrative systemer og andre it-værktøjer.

Om Psykologisk Institut og Aarhus BSS

Som ledelseskoordinator/PA for institutledelsen på Psykologisk Institut samarbejder du med hele institutledelsen, som består af institutleder, viceinstitutleder, studieleder, institutsekretariatsleder samt centerlederen af et af vores forskningscentre.

Du bliver en del af institutsekretariatet med 9 medarbejdere og institutsekretariatslederen i spidsen. Vi løser en række administrative opgaver tæt på instituttets kerneaktiviteter, og vi har et godt arbejdsmiljø, hvor der er fokus på samarbejde, respekt og faglighed. Sekretariatet spiller en central rolle på instituttet og er i mange sammenhænge en forudsætning for, at organisationen lykkes samlet set. Vi fungerer som bindeled til den øvrige administration på fakultetet. Samtidig lægger vi vægt på at understøtte din faglige og personlige udvikling.

På Psykologisk Institut underviser og forsker vi i de mest centrale fagområder inden for psykologi. Instituttet beskæftiger omkring 60 videnskabelige medarbejdere og 40 ph.d.-studerende. Vores forskere har en stærk tradition for samarbejde med både danske og internationale forskere fra flere forskellige akademiske felter såsom sundhed og psykiatri, uddannelse, pædagogik, lingvistik, filosofi, religionsvidenskab, organisationsudvikling og ledelse, økonomi og neurovidenskab.

Psykologisk Institut er et af de seks institutter på Aarhus BSS, Aarhus Universitet. Aarhus BSS har opnået de prestigefyldte AACSB, AMBA- og EQUIS-akkrediteringer.

Du kan læse mere om Psykologisk Institut på: https://psy.au.dk/

Ansættelsesvilkår

Løn- og ansættelsesvilkår følger overenskomsten for akademikere i staten. Du ansættes som AC-fuldmægtig på basisløntrin 4-8.

Aarhus Universitet

Aarhus Universitet vil være en attraktiv og inspirerende arbejdsplads for alle og ønsker en kultur, hvor hver enkelt kan udfolde og udvikle sig. Vi ser ligestilling og diversitet som en ressource og opfordrer derfor alle interesserede til at ansøge.

Om Aarhus Universitet

Aarhus Universitet er et fagligt bredt og forskningsintensivt universitet med høj kvalitet i uddannelse og forskning, og et stærkt engagement i samfundsudviklingen nationalt og globalt. Universitetet tilbyder et inspirerende uddannelses- og forskningsmiljø for 37.500 studerende og 9.000 medarbejdere med en årlig omsætning på 8,9 mia. kr. Læs mere på www.au.dk