Institutsekretær, 37 timer/ugen

Syddansk Universitet; Odense; On-site; DKK 402,000 - 536,000; Full time

Job summary

Syddansk Universitet i Odense søger en engageret medarbejder til sekretariatet i Institut for Kultur- og Sprogvidenskaber. Stillingen omfatter både klassiske sekretæropgaver og specialiserede opgaver omkring undervisningsplanlægning i et teambaseret miljø.

Du har erfaring med studieadministration eller ledelsesbetjening, er serviceminded og kan sætte dig hurtigt ind i nye IT-systemer samt engelsk kommunikation.

Qualifications

• Serviceminded og grundig med sans for at sætte sig ind i nye systemer og IT-værktøjer.
• Gode kommunikationsevner og evne til at arbejde tæt sammen med kolleger i en teambaseret struktur.

Responsibilities

• Administration af undervisningsplanlægning og lærerstabens undervisningstid i overensstemmelse med gældende normer.
• Langsigtet planlægning af undervisningskapacitet i samarbejde med viceinstitutledere og videnskabeligt personale.
• Ledelsesinformation relateret til undervisning sowie kalenderstyring og support af institutledelsen.
• Planlægning og gennemførelse af arrangementer.
• Indkøb til instituttet og behandling af fakturaer.

Skills

serviceminded

grundig

kommunikation

IT-værktøjer

Job description

Trives du med ledelsesbetjening og forskelligartede administrative opgaver og mødehåndtering?

Og har du lyst til at bringe dine evner og erfaringer i spil i et velfungerende, spændende teambaseret arbejdsmiljø, omgivet af hjælpsomme og dygtige kolleger?

Så læs endelig videre!

Til sekretariatet på Institut for Kultur- & Sprogvidenskaber har vi pr. 1. januar 2027 en ledig stilling i vores ledelsesstøtteteam. Stillingen er en fuldtidsstilling (37 timer/ ugen).

Du får betydningsfulde opgaver

Vi søger en kollega, der trives med både klassiske sekretæropgaver og mere specialiserede opgaver omkring undervisningsplanlægning.

• Administration af vores videnskabelige ansattes undervisningstid i henhold til gældende arbejdstidsnormer
• Langtidsplanlægning af undervisningskapacitet på vores mange forskellige studier i samarbejde med vores to viceinstitutledere og vores videnskabelige personale
• Ledelsesinformation i relation til undervisning
• Kalenderstyring og support af institutledelsen
• Planlægning og gennemførelse af arrangementer
• Bestilling af forplejning og lokalebookning
• Opfølgning på forskellige ledelsesbeslutninger
• Ansvar for indkøb til instituttet og behandling af fakturaer

Opgaverne kræver omhyggelighed, overblik og systematisk sans. Vi er et stort institut med en lille ledelsesgruppe, så vi er meget afhængige af administrativ support, når beslutninger og planlagte indsatser skal føres ud i livet.

Vi er afhængige af, at du ikke bare løser dine egne opgaver selvstændigt, men også bidrager til, at vores samlede arbejdsgange løbende forbedres.

Du får til gengæld stor indflydelse og mulighed for at følge tingene til dørs og se resultaterne af din indsats.

Hvem er du?

Måske har du erfaring med studieadministration eller ledelsesbetjening? Måske arbejder du med anden form for administration og har lyst til at prøve noget nyt?

Vi lægger meget stor vægt på, at du er serviceminded, grundig og har sans for at sætte dig ind i nye systemer og IT-værktøjer.

Du vil få en stor kontaktflade, så du skal du have flair for god kommunikation og kunne begå dig ubesværet på engelsk, da vi har mange internationale forskere ansat.

Det vil naturligvis være et plus, at du har kendskab universitetsverdenen.

Det afgørende for os er dog dine evner, arbejdsindstilling og lyst til, at vi sammen bliver endnu dygtigere til vores opgaveløsning. For os er det afgørende, at den enkelte ikke kun har fokus på egen opgaveløsning, men også hjælper med at gøre det lettere for kollegerne at løse deres opgaver. Du er derfor – ligesom os - ambitiøs og har lyst til løbende at bidrage til udviklingen af vores administrative processer.

Hvad tilbyder vi?

Vi er 10 samarbejdsorienterede kolleger, som står klar til at hjælpe dig godt på vej i næste kapitel af din karriere. Vi lægger vægt på at have et trygt og rart arbejdsmiljø med kort afstand mellem ledere og medarbejder. Vi vender gerne stort og småt med hinanden, lærer af vores fejl og bliver dygtigere sammen. Det betyder også, at vi sætter pris på at styrke vores relationer gennem det fysiske møde, men ønsker samtidig at give plads til individuel koncentration. Det betyder, at vi har prioriteret at have enkeltmandskontorer og mulighed for fast hjemmearbejdsdag om torsdagen.

Lyder ovenstående som noget for dig? Så vil vi glæde os til at læse din ansøgning.

Har du spørgsmål til stillingen, er du selvfølgelig velkommen til at kontakte sekretariatsleder Stefan Knudsen, [e-mail] .

Løn- og ansættelsesvilkår

Dit tjenestested er Syddansk Universitet i Odense, Campusvej 55, 5230 Odense M.

Ansættelse finder sted i henhold til fællesoverenskomsten mellem Finansministeriet og HK/ STAT.

Løn fastsættes i henhold til gældende overenskomst og på baggrund af objektive og kønsneutrale kriterier, herunder stillingens indhold, ansvar og krav til kvalifikationer.

Du har som ansøger ret til information om startløn og lønspænd for stillingen. Disse oplysninger kan fås i forbindelse med rekrutteringsprocessen.

SDU indhenter ikke oplysninger om ansøgers tidligere løn.

Ansøgningsfrist den 19. oktober 2026 kl. 23.59 (CET).

Syddansk Universitet ønsker at afspejle det omgivende samfund og opfordrer derfor alle uanset personlig baggrund til at søge stillingen.

Institut for Kultur- og Sprogvidenskaber blev etableret 1. januar 2023 under Det Humanistiske Fakultet med ca. 250 medarbejdere, som er organiseret i centre, forskningsgrupper og et fælles sekretariat. Du kan læse mere om instituttet her .

Institutsekretariatet består af 10 faste medarbejdere og en studentermedhjælper, som hver dag forsøger at dygtiggøre sig inden for økonomi, HR, ledelsesbetjening, undervisningsplanlægning, og afvikling af arrangementer, så vi samlet kan understøtte instituttets forskning og undervisning på bedst mulig vis.