Forretningskoordinator til divisionsledelsen i Klima, Miljø og Bæredygtighed

Sweco Architects Denmark; Aarhus; On-site; DKK 350,000 - 520,000; Full time

Job summary

Sweco Denmark søger en forretningskoordinator til at omsætte ledelsens prioriteringer til struktureret forberedelse, koordinering og opfølgning. Du sikrer møder og materialer har klare grundlag, og at beslutninger følger til dørs.

Du samler input, skaber sammenhæng i materialet og følger leverancer og deadlines, så information flyder klart og rettidigt. Arbejdet kræver selvstændighed, proaktivitet og en evne til at prioritere.

Qualifications

• Stærk organisatorisk sans og evne til at samle input til klart materiale.
• Selvstændig med fokus på deadlines og høj kvalitet.
• Proaktiv holdning og erfaring med tværfagligt samarbejde.

Responsibilities

• Planlægge møder og aktiviteter inklusive deltagere, lokaler og dagsordner.
• Følge op på beslutninger og leverancer, så deadlines overholdes.
• Samle og strukturere input til præsentationer og kommunikation.
• Skabe struktur i henvendelser og prioritere opmærksomhed.
• Anvende AI og digitale værktøjer til at forenkle processer.
• Koordinere med kolleger og interessenter på tværfSPAks Divisionen og Sweco.

Skills

Planlægning

Koordinering

Kommunikation

Digital forståelse

Tools

AI

MS Office

Job description

Vil du bruge din sans for struktur, skarpe formidling og forretningsforståelse tæt på de beslutninger, der sætter retningen? Og motiveres du af at omsætte mange input til et klart overblik, gennemarbejdet materiale og opfølgning, der får tingene til at ske?

I Swecos division for Klima, Miljø og Bæredygtighed søger vi en forretningskoordinator, der skaber sammenhæng mellem ledelsens prioriteringer og de leverancer, der får hverdagen til at fungere. Som tæt samarbejdspartner for divisionsdirektøren samler du input på tværs af organisationen, sikrer gennemarbejdet materiale og følger op på aftaler og deadlines. Du får en central rolle med selvstændigt ansvar og mulighed for at bruge din forretningsforståelse i en fagligt stærk organisation. Divisionen arbejder med nogle af samfundets væsentligste dagsordener inden for klima, miljø og bæredygtighed. Vi samarbejder på tværs af fagligheder om at udvikle bæredygtige løsninger for vores kunder og bidrage til den grønne omstilling. Du kommer tæt på divisionsledelsens arbejde og får indblik i, hvordan en rådgivningsforretning ledes og udvikles. I samarbejdet med divisionsdirektøren og divisionens afdelingschefer er du med til at sikre, at information, aftaler og leverancer hænger sammen. Du bliver en del af en decentral organisation med korte beslutningsveje, et stærkt fagligt miljø og imødekommende, engagerede kolleger. Dit primære arbejdssted bliver vores kontor i Aarhus.

Om stillingen

Som forretningskoordinator omsætter du ledelsens prioriteringer til struktureret forberedelse, koordinering og opfølgning. Du holder styr på leverancer og sikrer, at møder har et klart grundlag, og at aftaler bliver fulgt til dørs. Kalender- og mødekoordinering samt administrative opgaver er en del af rollen og bidrager til, at divisionsdirektøren og den øvrige divisionsledelse kan bruge tiden bedst muligt.

Struktur og opfølgning

Du samler input fra organisationen, skaber sammenhæng i materialet og følger systematisk op på leverancer og deadlines. Du har blik for, hvad modtageren har brug for, og sikrer et klart og rettidigt informationsflow – både når der indhentes bidrag fra divisionen, og når der rapporteres til ledelsen.

Proaktiv og digital understøttelse

Du venter ikke kun på den næste opgave, men tænker frem, stiller de relevante spørgsmål og tager initiativ til at få afklaret det, der mangler. Du sørger for, at informationer og materialer er tilgængelige, når der er brug for dem, og følger op, så aftaler bliver omsat til handling. Du er nysgerrig på, hvordan vi kan arbejde smartere, og omsætter din digitale forståelse til konkrete forbedringer. Med AI og andre digitale værktøjer er du med til at forenkle processer, reducere manuelle opdateringer og gøre samarbejde og administrative arbejdsgange mere effektive.

Dine Primære Opgaver Vil Være

• Planlægge møder og aktiviteter, herunder koordinere deltagere, lokaler, dagsordener og mødemateriale.
• Følge op på beslutninger, aftaler og deadlines, så opgaver bliver håndteret rettidigt.
• Samle og strukturere input til præsentationer, mødemateriale og kommunikation med fokus på klare budskaber og høj kvalitet samt håndtere øvrige administrative leverancer.
• Skabe struktur i henvendelser og informationer samt hjælpe med at prioritere, hvad der kræver opmærksomhed.
• Anvende AI og andre digitale værktøjer til at forenkle processer og effektivisere administrative arbejdsgange.
• Koordinere med kolleger og øvrige interessenter på tværs af divisionen og Sweco.

Transforming Society Together

Sweco planlægger og designer fremtidens bæredygtige samfund og byer. Med den samlede viden fra vores 23.000 arkitekter, ingeniører og andre eksperter, arbejder vi sammen med kunderne for at fremme den grønne omstilling, øge potentialet fra digitalisering og styrke vores samfund.

Sweco er Europas førende arkitekt- og ingeniørrådgiver med en omsætning på 31 mia. SEK (2,7 mia. EUR) i 2024. Virksomheden er børsnoteret på Nasdaq Stockholm. www.swecogroup.com