Administrativ medarbejder i Sundhed, Børn og Unge

Dansk Sprogskole; Aarhus; Remote; DKK 290,000 - 379,000; Full time

Job summary

Aarhus Kommune søger en engageret administrativ medarbejder til Fællesfunktionen i Sundhed, Børn og Unge. Stillingen er på 30-34 timer og placeres primært i Grøndalsvej 2, 8260 Viby J, med mulighed for møder på andre kontorer.

Arbejdet indebærer generel administration, personaleadministration, it og bogføring for Sundhedsplejen, Børneterapien og Fællesfunktionen. Du bliver en del af et lille team og vil have ansvaret for koordinering, mødehåndtering, referater og lønændringer i SD.

Qualifications

• Relevant kontoruddannelse og erfaring fra offentlig forvaltning.
• Rutineret IT-bruger med Office og generel fortrolighed med IT-systemer.
• Sikker og systematisk dokumenthåndtering.
• Fordel med erfaring i administrativ ledelsesunderstøttelse og opstilling af dagsordener og referater, samt stærke skriftlige kompetencer.

Responsibilities

• Ledelsesunderstøttelse – kalenderstyring, mødebookninger og koordinering for chefen for Sundhed.
• Udarbejdelse af dagsordener og referater til ledermøder og MED-udvalg.
• Indberetning af lønændringer i Silkeborg Data (SD) og lønindplaceringer.
• Personaleadministration, herunder sygefravær og ferieplanlægning.
• IT- og telefonudstyr i Sundhed – indkøb og opsætning.
• Administration af Callcentre og opsætning af medarbejdere i telefonsystem (Norlys).
• Bogføring af fakturaer for Fællesfunktionen.
• Ledelsesunderstøttelse for sektionsledere i forbindelse med sygefraværssamtaler.

Skills

IT-kundskaber

Skriftlig formidling

Overblik og struktur

Education

Kontoruddannelse

Tools

Silkeborg Data

GetOrganized

Emply

Job description

Administrativ medarbejder i Sundhed, Børn og Unge

Vi søger en engageret, selvstændig og serviceminded administrativ medarbejder på 30-34 timer med godt overblik, struktur, gode samarbejdsevner, flair for IT og gode skriftlige formidlingsevner til Fællesfunktionen i Sundhed, Børn og Unge.

Stillingen som administrativ medarbejder er i vores mindre, men tætte administrative fællesskab. Du bliver en del af et team af to administrative medarbejdere og en økonom, der har ansvar for generel administration, personaleadministration, it og bogføring for Sundhedsplejen, Børneterapien og Fællesfunktionen. Dertil varetages også økonomistyring for hele Sundhed. Det er et team, hvor vi hjælper hinanden og sparrer fagligt og vi har selvfølgelig fokus på at hjælpe dig godt i gang.

Vi vil i forbindelse med din opstart beslutte, hvem i teamet, der løfter hvilke opgaver, og er derfor interesserede i at høre, hvilke opgaver, du har erfaring med og interesse i. Listen herunder er derfor udtryk for en overordnet liste, der bredt beskriver opgaverne.

De administrative opgaver i Fællesfunktionen består primært af:

• Ledelsesunderstøttelse – bl.a. kalenderstyring, mødebookninger og koordinering for chefen for Sundhed
• Udarbejdelse af dagsordener og referater til ledermøder, sundhedsplejeledermøder og MED-udvalg
• Indberetning af lønændringer i Silkeborg Data (SD), bl.a. stamdata, lønindplaceringer, ansættelser, arbejdstidsændringer, ferieindberetning, barsel og orlov. Her kan det være en fordel med kendskab til diverse overenskomster.
• Personaleadministration, herunder sygefravær og ferieplanlægning administrativ understøttelse i forbindelse med afvikling af temadage, førstehjælpskurser mv.
• Varetagelse af opgaven med IT- og telefonudstyr i Sundhed, herunder indkøb, medarbejderopsætning m.m.
• Administration af Callcentre og opsætning af medarbejdere i vores telefonsystem (Norlys)
• Bogføring af fakturaer for Fællesfunktionen
• Ledelsesunderstøttelse for fem sektionsledere i Sundhed i forbindelse med sygefraværshåndtering – bl.a. procesunderstøttelse, referatudarbejdelse fra sygefraværssamtaler

Øvrige mindre opgaveområder:

• Superbruger i forskellige systemer, f.eks. SD, elektronisk journaliseringssystem GetOrganized, Emply.
• Fordele post fra afdelingspostkasse samt besvare telefoniske henvendelser på Sundheds hovednummer
• Tovholder på aktindsigtssager i Sundhedsplejen og Fællesfunktionen i samarbejde med den lokale leder
• Understøttelse ifm. indrapporterede utilsigtede hændelser (UTH).
• Kontoransvarlig, fx planteservice, indkøb af kontorartikler, bestilling af forplejning og booke lokaler
• Bidrage til oplæring af kontorelever
• Bidrage til enkelte kommunikationsopgaver medopdateringer på hjemmeside og intranet
• Øvrige administrative opgaver i Sundhed

Din profil

Faglig og erfaringsmæssig

• Du har en relevant uddannelse/kontoruddannelse og gerne med nogle års administrativ erhvervserfaring fra offentlig forvaltning
• Du er rutineret IT-bruger med indgående kendskab til Office-pakken og generelt fortrolig med brug IT-systemer (f.eks. til styring af møder, rekruttering og journalisering)
• Du er god til sikker og systematisk dokumenthåndtering
• Det kan være en fordel, hvis du:
  • har erfaring med administrativ ledelsesunderstøttelse – herunder udarbejdelse af dagsordener og referater, og derigennem stærke skriftlige kompetencer og kan formulere dig kort og præcist
  • har erfaring med personaleadministration, gerne via Silkeborg Data
  • har flair for opsætning af telefoner og pc’ere.

Personligt

• Du er serviceminded, positiv og dygtig til at samarbejde
• Du har et godt overblik samtidig med, at du er systematisk og har blik for detaljen
• Du trives med at arbejde selvstændigt
• Du er struktureret og løser dine opgaver med stor ansvarlighed
• Du er fleksibel og motiveres både af rutineopgaver og nye udfordringer
• Hvis du skal indgå i opgaven med ledelsesunderstøttelse i forbindelse med sygefraværssamtaler, er det en fordel, at du er komfortabel med at indgå i sårbare situationer og kan håndtere fortrolighed.

Du får muligheden for at blive en del af en velfungerende afdeling med ca. 20 kolleger, hvor mange forskellige faggrupper arbejder sammen. Vi er en afdeling med masser af engagement, høj faglighed og en fælles mission: at skabe en sund og trivselsmæssig hverdag for Aarhus’ børn og unge.

Kan du se dig selv, som en del af det, skal du vælge os.

Løn og ansættelsesvilkår

Stillingen ønskes tiltrådt 1. januar 2027. Stillingen opslås til 30-34 timer/uge. Løn- og ansættelsesforhold er efter gældende HK-overenskomst. Endelig lønfastsættelse sker efter forhandling med den forhandlingsberettigede faglige organisation på baggrund af kvalifikationer.

Dit primære arbejdssted vil være Grøndalsvej 2, 8260 Viby J. Der kan dog være møder og enkelte opgaver på vores andre kontorer.

Om Sundhed

Sundhed er en del af Pædagogik, Organisation og Sundhed i Magistratsafdelingen for Børn og Unge. Afdelingen beskæftiger sig med at fremme fysisk og mental sundhed samt trivsel hos byens børn og unge. Det sker dels gennem forebyggende indsatser, dels ved at yde hjælp til særligt udsatte børn og unge. Sundhed repræsenterer en stor bredde af fagligheder: Sundhedsplejersker, kommunale Børn og Unge-læger, fysio- og ergoterapeuter, musikterapeuter, pædagogiske konsulenter, akademiske konsulenter og administrative medarbejdere.

Sundhed består af ca. 200 medarbejdere, som er placeret henholdsvis i Sundhedsplejen opdelt i fem områder, Børneterapien samt Fællesfunktionen. I Fællesfunktionen vil din opgave som administrativ medarbejder både indeholder opgaver i Fællesfunktionen og hele Sundhed.

Du kan desuden læse mere om Sundhed på kommunens hjemmeside: Pædagogik, organisation og sundhed.

Om Aarhus Kommune

Aarhus Kommune er Jyllands største arbejdsplads. 28.000 professionelle og passionerede kollegaer arbejder hver dag for, at vi er en god by for alle. Som ansat i Aarhus Kommune gør du visioner til virkelighed og skaber udvikling, fællesskab og trivsel. Her er der respekt for faglighed, plads til mangfoldighed og mulighed for udfoldelse. Vi har ambitioner for byen – og for dig. Kom og vær med!

Leder- og medarbejderroller

I vedlagte link finder du de fælles Leder- og medarbejderroller i Aarhus Kommune:

https://aarhus.dk/job/den-attraktive-arbejdsplads/

Hvis du vil vide mere

Har du spørgsmål til stillingen, kan du kontakte ansættende leder Lasse Hønge Flarup [e-mail]; telefon: [phone].