Administrativ koordinator

Havne og Trafik; Torrig; On-site; DKK 402,000 - 446,000; Full time

Job summary

Lolland Færgefart søger en selvstændig og serviceminded administrativ medarbejder til at understøtte den daglige færgedrift og bemandingskoordination.

I starten vil fokus være vagtplanlægning og bemandingskoordinering på færgerne til Fejø, Femø og Askø, med mulighed for at udvide til bredere administrative og udviklingsopgaver senere i forløbet.

Qualifications

• Har administrativ erfaring, gerne med overenskomster.
• Har flair for tal og gerne kendskab til bogføring.
• Har stærke kompetencer inden for struktur, planlægning og dokumenthåndtering.
• Gode kommunikationsevner – skriftligt og mundtligt.
• Positiv, fleksibel og serviceorienteret tilgang.
• Kan bevare overblikket i en travl hverdag med mange opgaver.
• Rutine i MS Office (Word, Excel, PowerPoint) og vagtplanlægning.

Responsibilities

• Vagtplanlægning og løbende bemandingskoordinering på færgerne til Fejø, Femø og Askø.
• Support for overfartslederen og den øvrige organisation.
• Faglig koordinering af færgeadministrationen.
• Udarbejdelse, vedligeholdelse og opfølgning på vagtplaner.
• Håndtering af ændringer i bemandingen, herunder sygdom, ferie og vagtskift.
• Koordinering med færgernes medarbejdere omkring bemanding og vagtplaner.
• Diverse administrative ad hoc-opgaver.
• Udtræk og analyse af data fra maritime og administrative systemer.

Skills

Planlægning

Koordinering

Dokumenthåndtering

Vagtplanlægning

Kommunikation

Microsoft Office

Bogføring

Administrativ erfaring

Tools

Word

Excel

PowerPoint

Job description

Vil du være med til at få den daglige færgedrift, planlægning, administration og samarbejdet omkring vores færger til at fungere? Trives du med struktur, koordinering og en hverdag, hvor der løbende skal findes løsninger? Så er det dig, vi søger til Lolland Færgefart.

Om jobbet

Vi søger en selvstændig, struktureret og serviceminded administrativ medarbejder, der kan understøtte den daglige færgedrift og på sigt varetage en bred vifte af administrative og koordinerende opgaver.

I den første periode vil en væsentlig del af stillingen være koncentreret om vagtplanlægning og den løbende bemandingskoordinering på færgerne til Fejø, Femø og Askø. Du skal derfor trives med planlægning, koordinering og løbende ændringer i bemandingen.

Efterhånden som du bliver fortrolig med færgedriften, vores systemer og arbejdsgange, vil dine opgaver løbende blive udvidet. På sigt vil du derfor få en bredere rolle med administrative, koordinerende og udviklingsorienterede opgaver inden for færgeadministrationen.

Du får en central rolle med en bred kontaktflade og vil arbejde tæt sammen med færgernes medarbejdere, overfartslederen og den øvrige organisation.

Vi anvender Team Bookings systemer til ruteplanlægning, booking, betaling, boarding og lasteplaner. Til administrative formål anvendes Marad, KMD-systemer og specialudviklede regneark.

Dine opgaver

I den første periode vil dine primære opgaver være:

• Vagtplanlægning og løbende bemandingskoordinering på færgerne til Fejø, Femø og Askø
• Support for overfartslederen og den øvrige organisation
• Faglig koordinering af færgeadministrationen
• Udarbejdelse, vedligeholdelse og opfølgning på vagtplaner
• Håndtering af ændringer i bemandingen, herunder sygdom, ferie, fravær og vagtskift
• Registrering og vedligeholdelse af vagtplaner i OPUS
• Koordinering med færgernes medarbejdere omkring bemanding og vagtplaner
• Ruteplanlægning og opfølgning
• Diverse administrative ad hoc-opgaver

Når du er blevet fortrolig med de primære opgaver, vil du gradvist få større ansvar for øvrige administrative og koordinerende opgaver, herunder:

• Administration og praktik omkring særsejladser samt gods- og vareforsendelser
• Udtræk og analyse af data fra maritime og administrative systemer
• Journalisering af kontrakter, udbudsmateriale og øvrige dokumenter i Asag
• Indberetninger til Danmarks Statistik og andre relevante myndigheder
• Kontakt og koordinering med kunder, færger og medarbejdere
• Bidrage til at udvikle og optimere administrative arbejdsgange
• Diverse administrative opgaver efter behov

Opgaverne vil blive introduceret og udvidet løbende. Fordelingen af opgaverne vil derfor naturligt ændre sig, efterhånden som du bliver fortrolig med færgedriften og organisationen. Vagtplanlægning og bemandingskoordinering vil dog være en væsentlig del af stillingen og særligt fylde i den første periode.

Om os

Lolland Færgefart er en del af afdelingen Havne og Trafik, som hører til i Sektor Ejendomme og Faciliteter i Lolland Kommune. Sektoren løser opgaver inden for drift af ejendomme, grønne områder og kantiner samt bygge- og anlægsopgaver.

Færgeadministrationen i Kragenæs er en del af fagadministrationen under havne- og trafikchefen.

Havne- og trafikområdet arbejder for at udvikle og fremtidssikre Lollands havne og færgedrift. Færgedriften omfatter ruterne til Fejø, Femø og Askø, som er under udvikling og modernisering.

Der er blandt andet taget de første skridt til fornyelse af færgelejer og bygning af en ny elfærge for at sikre en robust og effektiv færgedrift til Lolland Kommunes øer i Smålandshavet.

Du bliver en del af et fagligt stærkt miljø med maritim viden, teknisk indsigt og engagerede kollegaer. Du vil referere til Havne- og Trafikchef Jørgen Buhl og arbejde tæt sammen med overfartslederen og resten af afdelingen.

Vi tilbyder

• En vigtig rolle i en funktion med stor lokal og samfundsmæssig betydning
• En central funktion tæt på den daglige færgedrift
• Et uformelt og samarbejdsorienteret arbejdsmiljø
• Mulighed for at præge og optimere de administrative arbejdsgange
• Mulighed for at udvikle dine arbejdsområder i takt med, at du bliver fortrolig med færgedriften
• En arbejdsplads i udvikling, hvor der er brug for dine kompetencer

Vi forventer, at du

• Har administrativ erfaring, gerne med overenskomster
• Har flair for tal og gerne kendskab til bogføring
• Har stærke kompetencer inden for struktur, planlægning og dokumenthåndtering
• Har gode kommunikationsevner – både skriftligt og mundtligt
• Har en positiv, fleksibel og serviceorienteret tilgang
• Kan bevare overblikket i en hverdag med mange parallelle opgaver
• Har rutine i Microsoft Office-pakken, herunder Word, Excel og PowerPoint
• Trives med vagtplanlægning og løbende koordinering af bemanding
• Kan arbejde selvstændigt og samtidig indgå konstruktivt i et tæt samarbejde med kollegaer
• Har lyst til at lære den maritime drift og organisation at kende

Det er en fordel, hvis du har kendskab til kommunale IT-løsninger.

En vigtig del af jobbet

Vagtplanlægning og bemandingskoordinering er en væsentlig del af stillingen. Du skal derfor forvente, at dette vil fylde meget i din første tid i jobbet. Samtidig er stillingen ikke en ren vagtplanlæggerstilling. Målet er, at du gradvist opbygger kendskab til hele færgeadministrationen og får flere administrative og koordinerende ansvarsområder. Det er derfor vigtigt, at du både trives med den konkrete og løbende vagtplanlægning og har lyst til på sigt at arbejde bredere med administration, koordinering, data og udvikling af færgedriften.

Løn og ansættelsesvilkår

Løn efter gældende overenskomst og principper for lokal løndannelse. Stillingen forventes indplaceret inden for et samlet løninterval på ca. 36.000 – 40.000 kr. månedligt ekskl. pension og tillæg. Hertil kommer pension på 17 % samt eventuelle kvalifikations-, funktions- og genetillæg.

Arbejdssted er Kragenæs Havn.

Kørekort er en forudsætning, og der indhentes straffeattest på den person, der tilbydes stillingen.

Yderligere oplysninger

Har du spørgsmål til stillingen, er du velkommen til at kontakte Havne- og Trafikchef Jørgen Buhl på tlf. 24 24 03 03.

Vi ser frem til at modtage din ansøgning!

I Lolland Kommune arbejder omkring 3.500 medarbejdere hver dag for at skabe værdi for borgerne og udvikle kommunen. Medarbejderne er nøglen til udviklingen og til en arbejdsplads præget af dialog, åbenhed og nytænkning. Derfor investerer vi målrettet i kompetencer, nye arbejdsformer og stærke karrieremuligheder.

Med en placering tæt på Tyskland, Sjælland og Fyn er Lolland samtidig et attraktivt sted at bo. Her får du gode forbindelser til resten af landet, aktive lokalsamfund, idylliske købstæder og storslået natur. Her er plads til både arbejde og fritid – og til en hverdag, der hænger sammen.

Læs mere om at arbejde og bo i Lolland Kommune på Lolland Kommune som arbejdsplads

AdresseKragenæsvej 79
4943 Torrig L
Danmark