Werkstudent Office Management & Operations (m/w/d)

Pioneer People GmbH; München; Vor Ort; EUR 16.531 - 24.796; Teilzeit

Zusammenfassung

Pioneer People GmbH in München sucht eine organisatorisch talentierte Person für Office Management und Assistenz, die den Büroalltag strukturiert gestaltet und das Team bei Terminen, Reisen und Meetings unterstützt.

Sie arbeiten eng mit Geschäftsführung und Teams zusammen, koordinieren Stakeholder-Kommunikation auf Deutsch und Englisch und bringen Interesse an HR- und Operations-Themen mit. Ein flexibles Modell ermöglicht eine gute Vereinbarkeit mit dem Studium.

Qualifikationen

• Eingeschriebene:r Student:in (m/w/d) mit rund 20 Stunden Zeit pro Woche und Verfügbarkeit vor Ort in München
• Strukturierte, selbstständige und verlässliche Arbeitsweise: Dinge zu Ende bringen
• Organisationstalent: Mehrere Themen gleichzeitig im Blick und Prioritäten sinnvoll setzen
• Kommunikationsstark im Umgang mit Stakeholdern – auf Deutsch und Englisch
• Sicherer Umgang mit digitalen Tools (inkl. KI-Tools wie ChatGPT oder Gemini)
• Diskretion und Verlässlichkeit im Umgang mit sensiblen Themen

Aufgaben

• Office Management & Organisation – reibungsloser Büroalltag und Schnitte, damit alles da ist, wo es gebraucht wird
• Assistenz & Koordination – Unterstützung der Geschäftsführung, Terminkoordination und Reiseplanung
• Events & Prozesse – organisatorische Unterstützung bei Teamevents und Optimierung interner Abläufe

Kenntnisse

Organisationsgeschick

Kommunikation

Priorisierung

Koordination

Teamarbeit

Ausbildung

Student:in, ca. 20 Std./Woche vor Ort

Tools

Slack

Notion

Google Workspace

KI-Tools (z. B. ChatGPT)

Jobbeschreibung

Über uns

„Grenzen verschieben, disruptiv denken, die Zukunft gestalten – sei dabei, wenn wir die Talente von morgen formen.“

Das Franklin Institute of Applied Sciences steht für Disruption und Innovation in der Bildungsbranche. Wir gestalten die Online-Bildungslandschaft neu - schnell, ambitioniert und mit unternehmerischem Spirit. Unser Anspruch: Excellence, messbare Ergebnisse und echte Transformation für unsere Teilnehmenden.

Deine Rolle & Aufgaben

In unserem Münchner Office bist du eine zentrale Anlaufstelle im Büroalltag und sorgst dafür, dass Organisation, Kommunikation und Administration reibungslos ineinandergreifen. Du behältst den Überblick, denkst mit und packst pragmatisch an – strukturiert, verlässlich und mit einem Blick fürs Detail.

Office Management & Organisation

• Du sorgst für einen reibungslosen Büroalltag, indem du wiederkehrenden Themen souverän im Griff hast und dafür sorgst, dass immer alles da ist, wo es gebraucht wird
• Bearbeitung des Postein- und -ausgangs sowie allgemeiner organisatorischer Anliegen
• Ansprechperson für kleinere Themen rund ums Office, damit sich das Team auf seine Arbeit konzentrieren kann

Assistenz & Koordination

• Unterstützung der Geschäftsführung und des operativen Teams im Tagesgeschäft
• Koordination von Terminen, Reise- und Hotelbuchungen sowie Vor- und Nachbereitung von Meetings
• Kommunikation und Abstimmung mit verschiedenen internen und externen Stakeholdern – wertschätzend und professionell

Events & Prozesse

• Organisatorische Unterstützung bei Teamevents und internen Veranstaltungen
• Mitgestaltung und Verbesserung interner Abläufe – du erkennst, wo etwas einfacher gehen könnte, und bringst dich ein

Dein Profil

Du bist ein Organisationstalent, kommunikativ und behältst auch dann einen kühlen Kopf, wenn viel gleichzeitig passiert.

Must-Haves:

• Eingeschriebene:r Student:in (m/w/d) mit rund 20 Stunden Zeit pro Woche und Verfügbarkeit vor Ort in München
• Strukturierte, selbstständige und verlässliche Arbeitsweise: Du bringst Dinge zu Ende, ohne dass jemand nachhakt
• Organisationstalent: du behältst mehrere Themen gleichzeitig im Blick und setzt Prioritäten sinnvoll
• Du bist Kommunikationsstark im Umgang mit unterschiedlichen Stakeholdern – wertschätzend, respektvoll, klar, schriftlich und mündlich, auf Deutsch und Englisch
• Sicherer Umgang mit digitalen Tools (inkl. KI-Tools wie ChatGPT oder Gemini)
• Diskretion und Verlässlichkeit im Umgang mit sensiblen Themen

Nice-to-Haves:

• Erste Erfahrung in Office Management oder einer Assistenzrolle, oder einem vergleichbaren Bereich
• Interesse an HR-, Onboarding- und People-Themen und Operations
• Erfahrung in der Organisation von Events oder internen Veranstaltungen
• Kenntnisse in Tools wie Slack, Notion, Google Workspace oder vergleichbaren Anwendungen
• Freude daran, interne Abläufe zu hinterfragen und ein Stück effizienter zu gestalten

Was macht uns aus?

Bei uns bist du von Tag eins mittendrin: eine Rolle mit echter Verantwortung und spürbarem Einfluss auf unseren Arbeitsalltag. Wir arbeiten in einem modernen, digitalen Umfeld mit klaren Prozessen, kurzen Wegen und viel Pragmatismus – und legen dabei genauso viel Wert auf ein respektvolles, humorvolles Miteinander wie auf Ergebnisse.

Du bekommst bei uns einen ehrlichen Blick hinter die Kulissen eines wachsenden Bildungsunternehmens und arbeitest eng mit dem Team und der Geschäftsführung zusammen. Genug Freiraum, um eigene Ideen einzubringen, und die Flexibilität, alles gut mit deinem Studium zu vereinbaren, gehören für uns selbstverständlich dazu.

Übrigens: Der Einstieg ist auch über ein Praktikum mit eigenverantwortlicher Projektarbeit möglich – inklusive der Perspektive, danach als Werkstudent:in bei uns weiterzumachen. Sprich uns einfach an, wir finden gemeinsam das passende Modell.