Verwaltungsmitarbeiter (m/w/d)

Livora Holding GmbH; Barßel; Vor Ort; EUR 28.000 - 38.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Livora Holding GmbH sucht eine Verwaltungsmitarbeitende zur Unterstützung der Einrichtungsleitung in allen administrativen und organisatorischen Aufgaben. Sie sorgt für strukturierte, fristgerechte Abläufe und betreut Bewohner, Angehörige und externe Stellen.

Zu den Aufgaben gehören Schriftverkehr, Terminorganisation, Datenpflege, Vertragsunterlagen, Abrechnungen und die Zusammenarbeit mit externer Buchhaltung. Eine sorgfältige Arbeitsweise, Diskretion und Teamfähigkeit sind erwünscht.

Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische oder verwaltungsbezogene Ausbildung oder einschlägige Berufserfahrung.
• Sicherer Umgang mit MS Office- Anwendungen sowie pflegebezogenen Anwendungen.
• Strukturierte, sorgfältige und selbstständige Arbeitsweise.
• Organisations- und Koordinationsstärke sowie Diskretion und Verantwortungsbewusstsein.
• Kommunikationsstärke und Teamfähigkeit.

Aufgaben

• Allgemeine Verwaltung: Schriftverkehr, Ansprechpartnerfunktion, Terminorganisation.
• Bewohnerbezogene Verwaltung & Aufnahmemanagement: Datenpflege, Verträge und Abrechnungen.
• Organisation & Rechnungswesen: Rechnungen prüfen, Übersichten führen, Materialverwaltung.
• Qualität & Dokumentation: Prozesse dokumentieren und Datenschutz beachten.

Kenntnisse

Teamfähigkeit

Kommunikationsstärke

Organisationstalent

Strukturierte Arbeitsweise

Diskretion

Zuverlässigkeit

Ausbildung

Kaufmännische oder verwaltungsbezogene Ausbildung

Tools

MS Office

Pflegebezogene Anwendungen

Jobbeschreibung

Struktur schafft Raum für Menschlichkeit.

Bei Livora steht der Mensch im Mittelpunkt – in der Pflege genauso wie in der Verwaltung. Unsere Verwaltungsmitarbeitenden sorgen im Hintergrund dafür, dass alles läuft: organisiert, verlässlich und mit Überblick. So schaffen sie die Grundlage für gute Pflege und ein funktionierendes Miteinander.

Livora – wo das Leben weiterlebt.

Deine Aufgaben

Als Verwaltungsmitarbeitende unterstützt du die Einrichtungsleitung bei allen administrativen und organisatorischen Aufgaben und sorgst für strukturierte, fristgerechte Abläufe.

Dein Verantwortungsbereich:

Allgemeine Verwaltung

• Bearbeitung des allgemeinen Schriftverkehrs
• Telefonische und persönliche Ansprechpartnerfunktion für Bewohner, Angehörige und externe Stellen
• Terminorganisation und -koordination
• Pflege und Verwaltung von Akten, Listen und Übersichten (digital & analog)
• Ordnungsgemäße Ablage von Bewohner- und Mitarbeiterunterlagen unter Einhaltung des Datenschutzes

Bewohnerbezogene Verwaltung & Aufnahmemanagement

• Administrative Unterstützung bei Ein- und Auszügen
• Pflege von Bewohnerstammdaten
• Vorbereitung und Verwaltung von Vertrags- und Abrechnungsunterlagen
• Mitwirkung im Aufnahmemanagement
• Erstkontakt und organisatorische Abstimmung mit Interessenten, Angehörigen und Netzwerkpartnern
• Pflege von Wartelisten, Interessentenübersichten und aufnahmerelevanten Dokumentationen

Organisation & Rechnungswesen (unterstützend)

• Erfassung, Prüfung und Weiterleitung von Rechnungen
• Pflege von Übersichten zu Kosten, Verträgen und Fristen
• Unterstützung bei Bestellungen und Materialverwaltung
• Zusammenarbeit mit externer Buchhaltung, Steuerberatung und weiteren Verwaltungspartnern

Qualität & Dokumentation

• Umsetzung interner Standards und Verfahrensanweisungen
• Sorgfältige Dokumentation verwaltungsrelevanter Prozesse
• Einhaltung von Datenschutz- und Schweigepflichten

Das bringst du mit

• Abgeschlossene kaufmännische oder verwaltungsbezogene Ausbildung oder einschlägige Berufserfahrung im Verwaltungsbereich
• Sicherer Umgang mit MS-Office-Anwendungen und pflegebezogenen Anwendungen
• Strukturierte, sorgfältige und selbstständige Arbeitsweise
• Organisations- und Koordinationsstärke
• Diskretion, Zuverlässigkeit und Verantwortungsbewusstsein
• Kommunikationsstärke und Teamfähigkeit