Teamleitung Verwaltung (m/w/d)

Remotely; Mainz; Hybrid; EUR 50.000 - 63.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

EGYM Wellpass

2 Tage Homeoffice pro Woche

Flexible Arbeitszeit & Gleitzeit

RheinAssistenz Wellpass

Zusammenfassung

RheinAssistenz in Mainz sucht eine Teamleitung Verwaltung (m/w/d) mit 35–40 Stunden pro Woche und bis zu zwei Homeoffice-Tagen pro Woche. Sie leiten ein dreiköpfiges Verwaltungsteam und optimieren administrative Abläufe.

Wesentliche Aufgaben sind Personaladministration, Entgeltabrechnung, Rechnungsstellung und Digitalisierung, mit Fokus auf Schnittstellen und KI-gestützte Prozesse. Flexible Arbeitszeit, unbefristeter Vertrag, und attraktive Zusatzleistungen runden das Angebot ab.

Qualifikationen

• Erfahrung in Verwaltung/Personaladministration oder kaufmännischen Prozessen
• Fähigkeit, komplexe Abläufe schnell zu verstehen, zu strukturieren und weiterzuentwickeln
• Selbstständige, zuverlässige und gut organisierte Arbeitsweise
• Verantwortungsbereitschaft und Entscheidungsfähigkeit
• Klare und verbindliche Kommunikation
• Führungspotenzial oder Führungserfahrung

Aufgaben

• Verwaltungsprozesse weiterentwickeln und effiziente Strukturen schaffen
• Verwaltungsteam (3 Mitarbeitende) führen, klare Zuständigkeiten setzen
• Verantwortung für Personaladministration, Rechnungsstellung und Entgeltabrechnung
• Zusammenarbeit mit Steuerbüro fachlich steuern
• Digitale Arbeitsweisen weiterentwickeln, rex x beherrschen und Prozesse automatisieren
• Auseinandersetzung mit KI-Anwendungen zur Optimierung von Verwaltungsabläufen

Kenntnisse

Führungskompetenz

Prozessverbesserung

Digitalisierung

KI-Kompetenz

Tools

REXX

Jobbeschreibung

Teamleitung Verwaltung (m/w/d)

35--40 Stunden | Mainz | bis zu 2 Tage Homeoffice pro Woche

Du führst unser dreiköpfiges Verwaltungsteam und entwickelst gemeinsam mit ihm unsere administrativen Prozesse weiter. Dabei geht es weniger darum, möglichst viel selbst zu bearbeiten, sondern gute Strukturen zu schaffen, Schnittstellen zu verbessern und digitale Möglichkeiten sinnvoll zu nutzen.

Wir suchen dabei nicht nach einem bestimmten Lebenslauf. Wenn du komplexe Zusammenhänge schnell verstehst, strukturiert arbeitest und Verantwortung übernehmen möchtest, kannst du dir fehlendes Fachwissen bei uns aneignen.

Was Verwaltung bei uns bedeutet

Die RheinAssistenz beschäftigt rund 270 Mitarbeitende. Unsere Verwaltung kümmert sich insbesondere um Personaladministration, die internen Prozesse rund um die Entgeltabrechnung, Rechnungsstellung und zentrale Verwaltungsabläufe.

Recruiting, Dienstplanung und die operative Personalführung unserer Mitarbeitenden in Assistenz und Integrationshilfe liegen dagegen überwiegend in unseren Fachabteilungen.

Was du bei uns bewirkst

• Du entwickelst unsere Verwaltungsprozesse weiter. Du erkennst unnötige Arbeitsschritte, unklare Schnittstellen und Verbesserungspotenziale, entwickelst praktikable Lösungen und sorgst dafür, dass diese im Arbeitsalltag funktionieren.
• Du führst unser Verwaltungsteam. Du schaffst klare Zuständigkeiten und Prioritäten, triffst Entscheidungen und unterstützt die derzeit drei Mitarbeitenden dabei, möglichst eigenverantwortlich zu arbeiten und sich weiterzuentwickeln.
• Du trägst Verantwortung für unsere administrativen Kernprozesse. Dazu gehören insbesondere Personaladministration, Rechnungsstellung und die Abläufe rund um die Entgeltabrechnung. Eigene Sachbearbeitung soll dabei die Ausnahme bleiben.
• Du steuerst die Zusammenarbeit mit unserem Steuerbüro. Dafür solltest du grundlegende Zusammenhänge der Entgeltabrechnung verstehen oder bereit sein, dich fundiert in das Thema einzuarbeiten. Entscheidend ist, dass du unsere internen Abläufe und die Zusammenarbeit mit dem Steuerbüro fachlich steuern kannst.
• Du entwickelst unsere digitalen Arbeitsweisen weiter. Unsere zentrale Personalverwaltungssoftware rexx sollst du perspektivisch sicher beherrschen und administrieren. Außerdem suchen wir kontinuierlich nach Möglichkeiten, Prozesse sinnvoll zu digitalisieren und zu automatisieren.
• Du setzt dich mit neuen Möglichkeiten durch KI auseinander. Dafür musst du noch kein Profi sein. Wichtiger ist uns, dass du neugierig bist, dich schnell in neue Werkzeuge einarbeiten kannst und erkennst, wo Technologie Verwaltungsarbeit einfacher oder besser machen kann.
• Du arbeitest direkt mit der Geschäftsführung zusammen. Gemeinsam klären wir Ziele und Rahmenbedingungen; innerhalb dieses Rahmens sollst du deinen Verantwortungsbereich möglichst eigenständig gestalten. Mit deiner Erfahrung und Entwicklung kann auch dein Verantwortungsbereich weiter wachsen.

Was du mitbringen solltest

Welchen beruflichen Weg du bisher gegangen bist, ist für uns weniger wichtig als das, was du daraus mitbringst. Du solltest aber bereits relevante Berufserfahrung beispielsweise in Verwaltung, Personaladministration, kaufmännischen Prozessen, Operations oder einem vergleichbaren organisatorischen Umfeld gesammelt haben.

Wichtig sind uns insbesondere:

• die Fähigkeit, komplexe Abläufe schnell zu verstehen, zu strukturieren und weiterzuentwickeln
• eine selbstständige, zuverlässige und gut organisierte Arbeitsweise
• Verantwortungsbereitschaft und die Fähigkeit, Entscheidungen zu treffen
• klare und verbindliche Kommunikation
• Führungskompetenz oder erkennbares Potenzial, Mitarbeitende gut zu führen und weiterzuentwickeln
• Interesse an Prozessverbesserung sowie Offenheit für digitale Werkzeuge, Automatisierung und KI

Hilfreich, aber kein Muss

Erfahrung in einem oder mehreren dieser Bereiche ist von Vorteil:

• Führung oder fachliche Koordination von Mitarbeitenden
• Personaladministration
• Entgeltabrechnung oder Zusammenarbeit mit einem Steuerbüro bzw. externen Payroll-Dienstleister
• Prozessmanagement und Organisationsentwicklung
• Digitalisierung und Automatisierung
• Personalverwaltungssoftware, insbesondere rexx

Du musst nicht alles davon bereits können. Entscheidend ist für uns, ob dein bisheriger Hintergrund insgesamt zur Aufgabe passt, wie du an neue Fragestellungen herangehst und welches Entwicklungspotenzial du mitbringst.

Was wir dir bieten

• 50.000--63.000 € Jahresbrutto bei 40 Wochenstunden, abhängig von Erfahrung und Qualifikation
• zusätzliche Jahressonderzahlung von in der Regel 70 % eines Monatsbruttogehalts
• 5 % deines monatlichen Bruttogehalts zusätzlich als arbeitgeberfinanzierte betriebliche Altersvorsorge
• unbefristeter Arbeitsvertrag
• 35--40 Stunden pro Woche mit flexibler Arbeitszeit im Gleitzeitmodell
• 30 Tage Urlaub bei einer Fünftagewoche
• bis zu zwei Homeoffice-Tage pro Woche sowie bis zu zwei Wochen jährlich ortsunabhängiges Arbeiten
• planbare Arbeitszeit: Deine Arbeitszeit wird vollständig erfasst. Notwendige Mehrarbeit wird ausgeglichen oder vergütet und soll die Ausnahme bleiben.
• echte Abwesenheitszeiten: Im Urlaub oder bei Krankheit erwarten wir keine dienstliche Erreichbarkeit.
• Gestaltungsspielraum und kurze Entscheidungswege: Du übernimmst einen eigenen Verantwortungsbereich und arbeitest unmittelbar mit der Geschäftsführung zusammen.
• fundierte Einarbeitung und gezielte Weiterbildung in Fach-, Führungs- und Zukunftsthemen
• EGYM Wellpass mit Zugang zu zahlreichen Sport- und Wellnesseinrichtungen

Wer wir sind

Die RheinAssistenz ist ein Assistenzdienst für erwachsene Menschen mit Behinderung sowie ein Integrationshilfedienst für Kinder und Jugendliche in Kitas und Schulen. Mit rund 270 Mitarbeitenden unterstützen wir Menschen dabei, selbstbestimmt am gesellschaftlichen Leben teilzuhaben.

Wir verbinden soziale Verantwortung mit unternehmerischer Klarheit. Dazu gehören für uns verlässliche Strukturen, wirtschaftliches Handeln und die Bereitschaft, bestehende Arbeitsweisen kontinuierlich zu verbessern.

Interesse?

Der Einstieg ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt oder nach individueller Vereinbarung möglich.

Bitte teile uns in deiner Bewerbung deinen frühestmöglichen Eintrittstermin mit.

Bewerbungen von Menschen mit Behinderung oder chronischer Erkrankung begrüßen wir ausdrücklich. Unsere Büroräume in der Wallstraße in Mainz sind barrierefrei und rollstuhlgerecht. Der Arbeitsplatz kann nach individuellen Bedürfnissen gestaltet werden.

Du hast vor deiner Bewerbung noch Fragen zur Stelle?

Stephan Eck beantwortet sie dir gerne telefonisch unter 0151 50513159 oder per E-Mail an [e-mail].