Supervisor People Operations Support (m/w/d)

IU International University of Applied Sciences; Bonn; Vor Ort; EUR 52.000 - 76.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Remote Work möglich

Weiterbildung/Sprachkurse

DeutschlandTicket-Zuschuss

JobRad

Urlaubstage/Jahresurlaub 30+3

Zusammenfassung

Die IU Internationale Hochschule sucht eine/n Supervisor People Operations Support (m/w/d) in Bonn, wahlweise in Vollzeit oder Teilzeit. Du führst fachlich ein kleines Post- und Scan-Team vor Ort, übernimmst operative Aufgaben und sorgst für korrekte Verarbeitung, Digitalisierung und Archivierung von Dokumenten.

Zu deinem Profil gehören HR- oder dienstleistungsnahe Berufserfahrung, eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, strukturierte Arbeitsweise, Teamfähigkeit, fließendes Deutsch sowie

Qualifikationen

• Berufserfahrung im HR- oder dienstleistungsnahen Büro-Umfeld, sowie eine abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung
• Strukturierte, detailorientierte und proaktive Arbeitsweise
• Kommunikationsstärke und Fähigkeit zur Zusammenarbeit mit verschiedenen Stakeholdern sowie fließende Deutsch- und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Grundkenntnisse im Arbeitsrecht und Datenschutz (insbesondere DSGVO) wünschenswert
• Erste Erfahrung in der fachlichen Führung von Teams von Vorteil, jedoch nicht zwingend notwendig
• Erfahrung im Umgang mit den gängigen MS-Office Programmen, sowie die Motivation sich in neue Tools einzuarbeiten

Aufgaben

• Übernehmen der fachlichen Führung eines kleinen Post- und Scan-Teams an unserem Standort in Bonn sowie aktive Mitarbeit im operativen Tagesgeschäft
• Sicherstellen und eigenständiges Durchführen einer ordnungsgemäßen Verarbeitung, Digitalisierung und Archivierung von Dokumenten (z. B. Stammdatenpflege, Vertragsdruck, postalische Zuordnung)
• Gewährleisten der Einhaltung gesetzlicher und interner Compliance-Vorgaben, insbesondere hinsichtlich Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten
• Koordinieren, Steuern und Priorisieren der täglichen Aufgaben innerhalb des Post- und Scan-Teams
• Enge Zusammenarbeit mit HR, Betriebsrat, Legal sowie weiteren relevanten Schnittstellen, um reibungslose Dokumenten- und Informationsflüsse sicherzustellen
• Standardisieren und kontinuierliches Optimieren der Post-, Scan- und Dokumentenprozesse sowie Monitoring und Analyse relevanter KPIs

Kenntnisse

HR-Office Umfeld

Teamführung

Deutsch (C2)

Englisch (B2)

MS Office

Ausbildung

kaufmännische Berufsausbildung

Tools

MS Office

Jobbeschreibung

Wachse mit uns - starte Deine Karriere bei der IU!

Stärke unser People Operations Support Team in Vollzeit (40 Std./Woche) oder Teilzeit (min. 32h/Woche) als Supervisor People Operations Support (m/w/d) innerhalb Deutschlands vor Ort am Standort Bonn.

Deine Aufgaben

• Übernehmen der fachlichen Führung eines kleinen Post- und Scan-Teams an unserem Standort in Bonn so wie aktive Mitarbeit im operativen Tagesgeschäft
• Sicherstellen und eigenständiges Durchführen einer ordnungsgemäßen Verarbeitung, Digitalisierung und Archivierung von Dokumenten (z. B. Stammdatenpflege, Vertragsdruck, postalische Zuordnung)
• Gewährleisten der Einhaltung gesetzlicher und interner Compliance-Vorgaben, insbesondere hinsichtlich Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten
• Koordinieren, Steuern und Priorisieren der täglichen Aufgaben innerhalb des Post- und Scan-Teams
• Enge Zusammenarbeit mit HR, Betriebsrat, Legal sowie weiteren relevanten Schnittstellen, um reibungslose Dokumenten- und Informationsflüsse sicherzustellen
• Standardisieren und kontinuierliches Optimieren der Post-, Scan- und Dokumentenprozesse sowie Monitoring und Analyse relevanter KPIs

Dein Profil

• Berufserfahrung im HR- oder dienstleistungsnahen Büro-Umfeld, sowie eine abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung
• Strukturierte, detailorientierte und proaktive Arbeitsweise
• Kommunikationsstärke und Fähigkeit zur Zusammenarbeit mit verschiedenen Stakeholdern sowie fließende Deutsch- und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Grundkenntnisse im Arbeitsrecht und Datenschutz (insbesondere DSGVO) wünschenswert
• Erste Erfahrung in der fachlichen Führung von Teams von Vorteil, jedoch nicht zwingend notwendig
• Erfahrung im Umgang mit den gängigen MS-Office Programmen, sowie die Motivation sich in neue Tools einzuarbeiten

Was wir bieten

• Be you at IU: Wir unterstützen und ermutigen Dich darin, Deine persönlichen und beruflichen Ziele zu erreichen. Schließlich ist Deine Zufriedenheit ein wesentlicher Bestandteil einer positiven und produktiven Umgebung.
• Arbeite da, wo Du willst …: Unsere digitale DNA macht Remote Work zum Standard. Ob von zuhause oder bis zu sechs Monate im Jahr aus dem Ausland - Du entscheidest, wo du am produktivsten bist.
• … und zeitlich flexibel: Es ist Dein Job: Wir vertrauen Dir und geben Dir den größtmöglichen Freiraum, Dich selbst zu organisieren.
• Bring Dein Wissen auf ein neues Niveau: Wo, wenn nicht bei uns? Profitiere von kostenlosen Weiterbildungen, Sprachkursen und vergünstigten Studiengängen. Bei uns gibt es immer etwas Neues zu lernen.
• Nachhaltig ans Ziel: Wir subventionieren Dir Dein DeutschlandTicket, sodass Du monatlich nur 13,45 € zahlst. Du bist lieber mit dem Rad unterwegs? Dann wäre ein JobRad vielleicht etwas für Dich. So bist Du sowohl beruflich als auch privat mobil und tust der Umwelt gleich noch was Gutes.
• 33 Tage Erholung: Auszeiten sind wichtig! Neben 30 frei wählbaren Urlaubstagen pro Jahr schenken wir Dir zusätzlich einen freien Tag an Deinem Geburtstag sowie freie Tage an Heiligabend und Silvester.

IU Internationale Hochschule (IU) ist Deutschlands größte Hochschule - und wir sind nicht nur zum Studieren eine hervorragende Wahl, sondern auch ein ausgezeichneter Great Place to Work®! Als Edutech-Unternehmen setzen wir auf modernste Technologie und datenbasierte Ansätze. Daher sind KI-gesteuerte Sprachassistenzen und generative KI-Systeme längst in unserem Arbeitsalltag angekommen und helfen uns dabei, den Fokus auf die spannenden Projekte legen zu können. Hier an der IU arbeiten über 4.000 Mitarbeitende, die wirklich was bewegen wollen.

Werde Teil unseres HR Teams!

Wir sind verantwortlich für alles, was du hier gerade liest! Wir sind das Team, das hilft, die Teams zusammenzustellen. Wir unterstützen jedes Mitglied dabei zu wachsen und die Zeit hier zu genießen - das liegt in der Natur unserer Kultur.

Auf Worte folgen Taten:

Wir nehmen unsere “Culture Of Everyone” sehr ernst und möchten an dieser Stelle nochmal ausdrücklich darauf hinweisen, dass Du herzlich bei uns willkommen bist, ganz unabhängig davon welche Herkunft, Religion, Geschlecht, Alter, sexuelle Orientierung oder Beeinträchtigung Du mitbringst. Wir freuen uns auf ein vielfältiges Miteinander hier an der IU!