(Sr.) Specialist Office- & People Management (m/w/d)

GoHiring GmbH; München; Vor Ort; EUR 60.000 - 80.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Frische Snacks im Büro

Wellpass Mitgliedschaft

Oktoberfest-Events

Zusammenfassung

Vantis sucht eine(n) Sr. Specialist Office- & People Management, der/die den reibungslosen Büro- und People Operations-Betrieb sicherstellt. Von Onboarding bis Dokumentenlogistik koordinieren Sie end-to-end alle HR-Prozesse und unterstützen durch KI-gestützte Workflows.

Sie pflegen Personio, betreuen Verträge, Zeugnisse und Büroprozesse, koordinieren Bestellungen und Events und arbeiten eng mit dem Team zusammen – idealerweise mit Erfahrung in HR-Operations und Office Management.

Qualifikationen

• Du hast ein Studium oder eine kaufmännische Ausbildung abgeschlossen.
• Erfahrung in HR-Operations, Office Management oder einem ähnlichen Bereich.
• Fließende Deutschkenntnisse sowie gute Kommunikationsfähigkeiten.

Aufgaben

• Koordination von Onboarding und Offboarding end-to-end inkl. Willkommenspaket, Arbeitsplatz-Setup und Hardware-Versand/Retouren.
• Pflege der People-Software Personio und Sicherstellung reibungsloser Employee Lifecycle-Services.
• Bearbeitung von HR-Anfragen und Unterstützung durch KI-gestützte Workflows.
• Postbearbeitung, Dokumentenablage und administrative Prozesse rund um Verträge und Arbeitszeugnisse.
• Bestell- und Bürobedarf-Management sowie Vendor-Kommunikation und Events.
• Weiterentwicklung der People Operations- und Office-Prozesse mit KI-Unterstützung.

Kenntnisse

HR-Operations

Office Management

Onboarding

Offboarding

Personio

Vendor-Kommunikation

Events

Teamwork

Ausbildung

Studium oder kaufmännische Ausbildung

Tools

Personio

Jobbeschreibung

80538 München Festanstellung Veröffentlicht: 28.07.2026

Vantis baut einen deutschlandweiten Gesundheitsversorger, um die hausärztliche Versorgung auch bei wachsendem Ärztemangel verlässlich zu machen. Mit digitalisierten Prozessen, eigener KI-Technologie und zentralen Services schaffen wir einen modernen Arbeitsplatz, entlasten Praxisteams und schaffen mehr Zeit für Patient:innen. So schaffen wir die Basis für bessere medizinische Ergebnisse und wirtschaftliche Tragfähigkeit.

Als (Sr.) Specialist Office- & People Management bist du die treibende Kraft hinter einem reibungslosen Büro- und People Operations-Betrieb bei Vantis – von der perfekten Onboarding-Experience bis zur sauberen Dokumentenlogistik. Du hältst die Fäden zusammen, damit sich alle auf das konzentrieren können, was wirklich zählt: bessere Versorgung für unsere Patient:innen.

• Du bist erste Anlaufstelle für HR-Anfragen im Team – du nimmst Anliegen auf, findest Antworten und sorgst dafür, dass nichts liegen bleibt (unterstützt durch KI-gestützte Workflows für Dokumentenerstellung und Q&A)
• Du koordinierst Onboarding und Offboarding end-to-end: Willkommenspaket, Arbeitsplatz-Setup, Hardware-Versand und -Rückgabe, Übergaben an IT
• Du pflegst unsere People-Software Personio und stellst sicher, dass alle Tasks im Employee Lifecycle reibungslos laufen
• Du übernimmst die Postbearbeitung, Dokumentenablage und unterstützt operativ bei administrativen Prozessen rund um Verträge und Arbeitszeugnisse – unterstützt durch KI-gestützte Workflows
• Du steuerst Bestellungen, Bürobedarf, Vendor-Kommunikation sowie Events, All-Hands und Merch-Versand an unsere Praxen
• Du treibst aktiv die Weiterentwicklung unserer People Operations- und Office-Prozesse – mit Neugier und dem gezielten Einsatz von KI-Tools
• Du hast ein Studium oder eine kaufmännische Ausbildung abgeschlossen und bestenfalls bereits erste Erfahrung in HR-Operations, Office Management oder einem ähnlichen Bereich gesammelt
• Du bist organisiert, verlässlich, hast ein Auge fürs Detail und findest gleichzeitig stets pragmatische Lösungen
• Du übernimmst Verantwortung, treibst Themen eigenständig und fühlst dich in einem dynamischen Umfeld mit viel Gestaltungsspielraum wohl
• Du bist neugierig auf moderne Arbeitsweisen, setzt digitale Tools gezielt ein und hast Lust, KI-gestützte Workflows aktiv mitzuentwickeln
• Du bist ein Teamplayer und springst bei Bedarf auch in angrenzenden Bereichen ein – sei es in der Payroll-Vorbereitung oder bei anderen operativen HR-Themen
• Du sprichst fließend Deutsch
• Purpose & Impact: Gestalte als Teil eines dynamischen, gut finanzierten Startups die Gesundheitsversorgung von Morgen aktiv mit und helfe so Millionen chronisch kranker Patienten
• Inklusive Teamkultur: Werde Teil des Vantis Teams, wo jeder einen wichtigen Beitrag leistet, transparent und offen kommuniziert wird und kleine sowie große Erfolge zusammen gefeiert werden – sei es beim After-Work oder auf dem Oktoberfest...
• Gesunde Balance: Gestatte dir mit frischen Snacks im Büro, einer ermäßigten Wellpass Mitgliedschaft und flexiblen Homeoffice Möglichkeiten einen ausgewogenen und energiegeladenen Alltag
• Moderne Arbeitsweisen: Erlebe einen Arbeitsalltag geprägt von effizienten Arbeitsweisen und einem teamübergreifenden Verständnis für Ziele und Prioritäten (z.B. durch weekly OKR Meetings)
• Persönliche Weiterentwicklung: In einem schnell wachsenden Start-up hast du beste Weiterentwicklungsmöglichkeiten. Profitiere von einer steilen Lernkurve, Wissensaustausch über Abteilungsgrenzen hinweg und einem personalisiertem Weiterbildungsangebot
• Partizipation am Unternehmenserfolg: Partizipiere durch unser Genussrechteprogramm am Erfolg und Wachstum von Vantis

Bei Vantis stehen wir an vorderster Front der medizinischen Innovation. Mit einem starken Fokus auf Technologie und chronischen Krankheiten arbeiten wir daran, die traditionelle Gesundheitsversorgung radikal zu verbessern.

Wie machen wir das? Durch die Kombination digitaler Behandlungswege und einer maßgeschneiderten, patientenzentrierten Versorgung vor Ort.

Wenn du Lust hast, die Zukunft der Medizin mitzugestalten und Teil eines dynamischen und zukunftsorientierten Teams zu werden, bist du bei uns genau richtig!