Schulsekretärs/Schulsekretärin (m/w/d) Schulamt Mittelthüringen

Thueringen; Erfurt; Vor Ort; EUR 32.000 - 42.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Thüringer Ministerium für Bildung, Wissenschaft und Kultur sucht am Staatlichen Pierre-de-Coubertin Gymnasium Erfurt eine/n Schulsekretär/in (m/w/d) in Vollzeit. Teilzeit ist grundsätzlich möglich; unbefristete Einstellung.

Zu den Aufgaben gehören Postbearbeitung, Telefonate, elektronische Kommunikation, Unterstützung des Schulleiters, Protokolle, Pflege von Akten und Listen, Vorbereitung von Eignungsprüfungen sowie Informationsveranstaltungen für Eltern.

Qualifikationen

• Abgeschlossene Ausbildung im genannten Bürobereich.
• Weitere vorteilhafte Qualifikationen im Büro- bzw. Schulbereich sind willkommen.
• Erfahrung im Umgang mit Schulverwaltungsprozessen und Terminkoordination ist von Vorteil.

Aufgaben

• Bearbeitung von Postein- und ausgängen
• Telefongespräche entgegennehmen, führen bzw. weiterleiten
• Elektronische Kommunikation (E-Mails erstellen, versenden, scannen)
• Unterstützung des Schulleiters (Terminplanung, Arbeitsorganisation, Zuarbeiten)
• Vorbereitung von Schriftvorlagen und Erstellung von Protokollen
• Pflege von Schüler- und Personalakten in der Schulverwaltungssoftware, Erstellung von Listen und Statistik
• Anlegen der Schülerakten und Ausstellung von Bescheinigungen und Schülerausweisen
• Bearbeitung von Bewerbungsunterlagen und Vorbereitung von Eignungsprüfungen
• Vorbereitung von Informationsveranstaltungen für Eltern
• Archivierung und Dokumentation der Unterlagen

Kenntnisse

Kooperative Fähigkeiten

Kommunikative Fähigkeiten

Teamfähigkeit

MS Office Outlook Word Excel

Englischkenntnisse von Vorteil

Ausbildung

Fachangestellte/r für Bürokommunikation

Kaufmann/Kauffrau für Bürokommunikation

Bürokaufmann/-frau für Büromanagement

Tools

Schulverwaltungssoftware (TMBJS)

Jobbeschreibung

Thüringer Ministerium für Bildung, Wissenschaft und Kultur

-Stellenausschreibung-

Am Staatlichen Pierre-de-Coubertin Gymnasium Erfurt ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Stelle als

Schulsekretärs/Schulsekretärin (m/w/d)

zu besetzen. Es handelt sich um eine unbefristete Einstellung in Vollzeit. Teilzeitbeschäftigung ist grundsätzlich möglich. Inwieweit einem Teilzeitwunsch, insbesondere im Hinblick auf die Lage und den Umfang der Teilzeit entsprochen werden kann, ist im Einzelfall zu prüfen.

Das Aufgabengebiet umfasst vorrangig:

• Bearbeitung von Postein- und ausgängen
• Telefongespräche entgegennehmen, führen bzw. weiterleiten
• Elektronische Kommunikation (Überwachen, Weiterleiten, Erstellen und Versenden von E-Mails, Einscannen von Dokumenten und Posteingängen und deren Weiterleitung/Versendung)
• Unterstützung des Schulleiters (Terminplanung, Arbeitsorganisation, Zuarbeiten)
• Vorbereitung von Schriftvorlagen und Erstellung von Protokollen
• Pflege der Schüler- und Personal-Datensätze in der Schulverwaltungssoftware, Erstellung und Aktualisierung der Klassen-, Schüler- und Mitarbeiterlisten inklusive Schulstatistik des TMBJS
• Anlegen der Schülerakten und Ausstellung von Bescheinigungen und Schülerausweisen
• selbstständige Bearbeitung der Bewerbungsunterlagen und Vorbereitung der Eignungsprüfungen
• Vorbereitung der Informationsveranstaltung für die Eltern neuer Schüler
• Archivierung und Dokumentation der Unterlagen

Voraussetzung für die Teilnahme am Auswahlverfahren:

Vorausgesetzt wird eine abgeschlossene Ausbildung als Fachangestellte/r für Bürokommunikation, Kaufmann/Kauffrau für Bürokommunikation, Bürokaufmann/Bürokauffrau für Büromanagement oder eine entsprechend gleichwertige Ausbildung

Darüber hinaus sollten folgende wünschenswerten Anforderungen erfüllt werden:

• ausgeprägte kooperative und kommunikative Fähigkeiten
• Verantwortungsbewusstsein, Teamfähigkeit und Flexibilität
• sichere Anwendung von Bürosoftware (insbesondere der MS-Officeprogramme Outlook, Word und Excel)
• Bereitschaft zur ständigen Weiterbildungsicherer Umgang mit moderner Kommunikationstechnik
• anwendungsbereite Englischkenntnisse sind von Vorteil

Die Einstellung erfolgt im Angestelltenverhältnis. Die Eingruppierung richtet sich nach den tarifrechtlichen Vorschriften (Entgeltgruppe 5 TV-L).

Die Bewerberinnen und Bewerber (m/w/d) erklären sich mit der Einsichtnahme in die Bewerbungsunterlagen einverstanden und stimmen der vorübergehenden Speicherung ihrer Daten im Rahmen des Auswahlverfahrens zu. Aufwendungen, die im Zusammenhang mit der Bewerbung entstehen, werden nicht erstattet.

Die Stellenausschreibung richtet sich in gleicher Weise an weibliche, männliche und diverse Bewerberinnen und Bewerber. Bewerbungen von behinderten Menschen werden bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung nach Maßgabe des Neunten Buches Sozialgesetzbuch (SGB IX) besonders berücksichtigt; ein Hinweis auf eventuelle Schwerbehinderung unter Beigefügung eines entsprechenden Nachweises ist folglich erwünscht.

Informationen zum Datenschutz:

Ihre Bewerbungsdaten werden durch das Staatliche Schulamt Mittelthüringen im Einklang mit der EU-Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO) und dem Thüringer Datenschutzgesetz verarbeitet. Eine entsprechende Information gemäß Art. 13 DSGVO zur Erhebung personenbezogener Daten für Stellenbesetzungsverfahren finden Sie unter www. schulamt.thueringen.de/mitte/stellen.

Das Staatliche Schulamt Mittelthüringen behält sich Änderungen vor.