Sachbearbeiter*in / Teamassistent*in (Teilzeit 50%)

Generalverwaltung der Max-Planck-Gesellschaft München; München; Vor Ort; EUR 30.000 - 40.000; Teilzeit

Benefits dieser Stelle

Flexible Arbeitszeiten

Weiterbildungsmaßnahmen

Betriebliche Altersvorsorge

Jobticket

Zusammenfassung

Die Max-Planck-Gesellschaft sucht in der Generalverwaltung eine*n Sachbearbeiter*in / Teamassistent*in (Teilzeit 50%) für die Abteilung Wissenschaftspolitik und Strategieprozesse in München.

Sie unterstützen bei Sitzungen des Perspektivenrats, Ansprechpartner*in für Führungskräfte und externe Partner, planen Reisen nach BRKG, bereiten Unterlagen vor und führen Büroaufgaben im nationalen sowie internationalen Kontext durch. Die Stelle bietet TVöD-Bund, unbefristet, 19,5 Stunden.

Qualifikationen

• Sie verfügen über eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung.
• Sie verfügen über einschlägige Erfahrung im Assistenzbereich oder im kaufmännischen Bereich.
• Sie beherrschen MS-Office und setzen KI-Anwendungen sicher ein.
• Sie kommunizieren sicher auf Deutsch und Englisch und arbeiten strukturiert.

Aufgaben

• Unterstützung der organisatorischen und administrativen Aufgaben rund um Sitzungen des Perspektivenrats.
• Ansprechpartner*in für Führungskräfte, Büros, Kolleg*innen und externe Partner*innen.
• Verwaltung des Informationsflusses, Bearbeitung von Anfragen, Redaktion von Manuskripten, Erstellung von Präsentationsfolien.
• Planung, Organisation und Vor-/Nachbereitung von Veranstaltungen und Terminen.
• Planung und Buchung von Dienstreisen gemäß BRKG unter Nutzung der MPG-Online-Buchungsmaschine.
• Schriftverkehr auf nationaler und internationaler Ebene.
• Unterstützung der Münchner Referate in allgemeinen Sekretariatstätigkeiten.

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung

Tools

MS-Office

KI-Anwendungen

Jobbeschreibung

Die Max-Planck-Gesellschaft zur Förderung der Wissenschaften e. V. (MPG) ist eine von Bund und Ländern finanzierte Selbstverwaltungsorganisation der Wissenschaft. Sie betreibt in gegenwärtig 85 Instituten und Forschungsstellen im In- und Ausland Grundlagenforschung auf natur- und geisteswissenschaftlichen Gebieten und ist damit eine der international führenden Forschungseinrichtungen mit zahlreichen Nobelpreisträger*innen in ihren Reihen.

Die Generalverwaltung der MPG sucht für ihre Abteilung Wissenschaftspolitik und Strategieprozesse zum nächstmöglichen Zeitpunkt in Teilzeit für 19,5 Stunden pro Woche eine*n

Sachbearbeiter*in / Teamassistent*in (Teilzeit 50%)

Werden Sie Teil von Deutschlands renommiertester Forschungsorganisation

Die Abteilung Wissenschaftspolitik und Strategieprozesse versteht sich als Schnittstelle zwischen zentralen internen Strategieprozessen der Max-Planck-Gesellschaft und ihrem Präsidenten sowie externen Entwicklungen im deutschen Wissenschaftssystem – initiiert etwa durch Parlamente in Bund und Ländern, andere Wissenschaftsorganisationen, Universitäten oder Akademien.

Auch liegt in der Abteilung Wissenschaftspolitik und Strategieprozesse die Zuständigkeit für den Perspektivenrat, das ständige strategische Gremium des Präsidenten mit der obersten Führungsebene der Max-Planck-Gesellschaft.

Ihre Aufgaben werden sein

• Unterstützung der organisatorischen und administrativen Aufgaben rund um die Organisation und Durchführung der Sitzungen des Perspektivenrats.
• Ansprechpartner*in für die Führungskräfte, ihre Büros, die Kolleg*innen sowie externe Partner*innen.
• Verwaltung des Informationsflusses auf zeitnahe und präzise Weise. Bearbeitung interner und externer Anfragen, Redaktion von Manuskripten, Erstellung von Präsentationsfolien, Mitarbeit an der Datenbankentwicklung und -pflege.
• Planung, Organisation sowie die Vor- und Nachbereitung von Veranstaltungen und Terminen.
• Planung und Buchung von Dienstreisen unter Berücksichtigung des Bundesreisekostengesetzes (BRKG) mit Nutzung der MPG-Online-Buchungsmaschine (Cytric) zur sicheren und kosteneffizienten Reiseabwicklung. Erfassung, Dokumentation und Abrechnung von Reisekosten gemäß den gesetzlichen Vorgaben des BRKG.
• Schriftverkehr auf nationaler und internationaler Ebene.
• Unterstützung der beiden Münchner Referate der Abteilung bei allgemeinen Sekretariatstätigkeiten (z.B. Schriftverkehr, Postbearbeitung, Telefondienst, Terminkoordination, Reisebuchung, Materialbeschaffung und -verwaltung, Vertragsprüfung und -abschlüsse).
• Vertretung der Sachbearbeitung/Assistenz der Abteilungsleitung in allen ihren Aufgaben.

Was Sie mitbringen

• Sie verfügen über eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, idealerweise im Bereich Büromanagement oder über mehrjährige fundierte Berufserfahrung im Assistenzbereich oder im kaufmännischen Bereich.
• Sie verfügen über einschlägige Erfahrung in der Unterstützung von und Kommunikation mit Führungskräften und/oder über ausgeprägte Kundenserviceerfahrung.
• Sie sind reaktionsschnell und die Beherrschung insbesondere der englischen aber auch der deutschen Sprache ist für Sie genauso selbstverständlich wie Ihre sehr guten Kommunikationsfähigkeiten.
• Sie überzeugen mit Ihrer genauen, zuverlässigen und eigenständigen Arbeitsweise, Ihrem Organisationsgeschick sowie Ihrem Durchsetzungsvermögen. Sie sind gut strukturiert und besitzen zugleich die nötige Gelassenheit, um mehrere Aufgaben parallel zu erledigen.
• Die MS-Office-Programme sowie KI-Anwendungen beherrschen Sie sicher.
• Sie nehmen aktiv am Büroleben teil, sind flexibel und bereit, andere Kolleg*innen zu unterstützen und funktionsübergreifend zusammenzuarbeiten.
• Sie bauen sich schnell ein Netzwerk zu den wichtigsten Ansprechpartner*innen auf und gehen mit einer natürlichen Leichtigkeit und Professionalität auf Menschen aller Hierarchieebenen zu.

Das bieten wir Ihnen

Im Rahmen eines unbefristeten Arbeitsverhältnisses in Teilzeit mit 19,5 Stunden pro Woche bieten wir Ihnen je nach Qualifikation und Berufserfahrung eine Bezahlung bis Entgeltgruppe 9a TVöD (Bund) sowie verschiedene Sozialleistungen. Unverbindliche Informationen zum Gehalt finden Sie in der Entgelttabelle des öffentlichen Dienstes (TVöD Bund). Ihr Arbeitsplatz liegt in der Stadtmitte Münchens und ist gut mit öffentlichen Verkehrsmitteln zu erreichen. In der Nähe des Dienstgebäudes sind Betreuungsmöglichkeiten für Kinder im Alter von 6 Monaten bis 3 Jahren vorhanden.

Was Sie von uns erwarten können

• Wir unterstützen Sie bei der Vereinbarkeit von Beruf und Familie durch flexible Arbeitszeitmodelle
• Wir fördern Ihre persönliche Entwicklung durch vielfältige individuelle Weiterbildungsmaßnahmen und bieten Ihnen ein umfangreiches Angebot zur Gesundheitsförderung sowie eine betriebliche Altersvorsorge
• Wir bieten vergünstigte Jobtickets zur Nutzung des öffentlichen Personennahverkehrs
• Daneben werden die üblichen Sozialleistungen des öffentlichen Dienstes (Bund) gewährt
• Wir bieten die Möglichkeit des mobilen Arbeitens

Die Max-Planck-Gesellschaft hat sich zum Ziel gesetzt, mehr schwerbehinderte Menschen zu beschäftigen. Bewerbungen Schwerbehinderter sind ausdrücklich erwünscht.

Die Max-Planck-Gesellschaft strebt nach Geschlechtergerechtigkeit und Vielfalt. Wir freuen uns über Bewerber*innen jeglichen Hintergrunds.