Projektkoordinator Field Operations (m/w/d)

PAUL Tech AG; Mannheim; Vor Ort; Vertraulich; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Unbefristeter Arbeitsvertrag

Attraktives Gehaltspaket

30 Tage Urlaub

Deutschlandticket

Private Krankenzusatzversicherung

Altersvorsorgezuschuss

Firmenfitness

Firmenevents

Corporate Benefits

Zusammenfassung

PAUL Tech AG in Mannheim sucht einen engagierten Projektkoordinator Field Operations (m/w/d). Sie entlasten unsere technischen Führungskräfte im Tagesgeschäft durch koordinierte Administrative Prozesse.

Zu Ihren Aufgaben gehören Administrative Unterstützung, Projekt- & Prozessunterstützung, Personal- & Einsatzkoordination sowie Material- & Ressourcensteuerung. Sie arbeiten strukturiert, kommunikativ und zuverlässig.

Qualifikationen

• Wichtiger ist, was du kannst, als die Ausbildung; kaufmännische Ausbildung oder vergleichbar.
• Erfahrung in Projektkoordination, Administration oder Disposition bevorzugt.
• Strukturierte Arbeitsweise, Zuverlässigkeit und Serviceorientierung sind gefragt.
• Gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift erforderlich.

Aufgaben

• Administrative Unterstützung
• Projekt- & Prozessunterstützung
• Personal- & Einsatzkoordination
• Material- & Ressourcensteuerung

Kenntnisse

Projektkoordination

Personalsteuerung

Materialsteuerung

Schnittstellenmanagement

Prozesssicherheit

MS Office

Deutschkenntnisse

Ausbildung

kaufmännische Ausbildung

vergleichbare Qualifikation

Tools

ERP-/Abrechnungssysteme

Jobbeschreibung

PAUL macht Bestandsgebäude fit für eine klimaneutrale Zukunft. Als Technologieführer der Immobilienwirtschaft verbinden wir mit PAUL Net Zero künstliche Intelligenz, IoT-Hardware und Wärmepumpen zu einem intelligenten System für CO₂-neutrale Wärme. So bringen wir die Wärmewende direkt in den Gebäudebestand – schnell, skalierbar und ohne klassischen Sanierungsaufwand oder Investitionsrisiko für unsere Kunden.

Deine Mission wird es, administrative und operative Themen unserer Projekt- und Serviceorganisation so zu koordinieren, dass unsere technischen Führungskräfte im Tagesgeschäft spürbar entlastet werden. Dabei verbindest du Projektkoordination, Personal- und Materialsteuerung, Schnittstellenmanagement und Prozesssicherheit mit einer strukturierten, verbindlichen Arbeitsweise.

Klingt nach dir? Dann starte bei uns als

Projektkoordinator Field Operations (m/w/d) in Mannheim

Deine Aufgaben

Administrative Unterstützung

• Du bearbeitest Reiseanträge, Reisekosten, Hotelbuchungen und Rechnungserfassung
• Du pflegst Personalakten und erstellst interne Kommunikation und Aushänge

Projekt- & Prozessunterstützung

• Du pflegst Projektlisten, Dashboards und Projektordner und unterstützt beim Reporting
• Du koordinierst organisatorische Themen wie Kundenzugänge und Terminschleifen

Personal- & Einsatzkoordination

• Du unterstützt die teamübergreifende Personaleinsatzplanung und koordinierst Ein-/Austritte
• Du verwaltest Monteur-Termine und operative Kalenderstrukturen

Material- & Ressourcensteuerung

• Du unterstützt bei Bestellung und Verwaltung von Werkzeugen, Maschinen und Materialien
• Du hältst Lagerbewegungen und Nachbestellungen nach

Das bringst du mit

Fachlicher Hintergrund

• Wichtiger als Ausbildung oder Studium ist uns, was du kannst und mitbringst — typische Wege in diese Rolle sind dennoch: eine kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation
• Du kommst z. B. aus Rollen wie Projektassistenz, Disposition oder Teamassistenz Operations
• Erste bis mehrjährige Erfahrung in Projektkoordination, Administration oder Disposition

Erfahrung & Methoden

• Strukturierte Arbeitsweise, hohes Organisationsvermögen und Priorisierungsgespür
• Kommunikationsstärke und Verbindlichkeit in der Nachverfolgung offener Punkte
• Zuverlässigkeit, Genauigkeit und Serviceorientierung im Tagesgeschäft

Tools, Systeme & Sprache

• Sicherer Umgang mit MS Office, insbesondere Outlook, Excel und Word
• Idealerweise Erfahrung mit ERP-/Abrechnungssystemen
• Gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift

Du passt zu uns, wenn

• du viele operative Themen gleichzeitig sauber und verbindlich am Laufen hältst
• du mit Lösungsorientierung und Eigenverantwortung eigenständig Lösungen umsetzt
• du Proaktivität zeigst, auch wenn noch nicht jeder Prozess perfekt definiert ist
• du Exzellenz in Qualität und Wirtschaftlichkeit anstrebst
• du für Strukturierung und Skalierbarkeit komplexer Themen sorgst

Das bieten wir dir

• Sinnstiftende Tätigkeit mit echtem Impact — direkter Beitrag zur CO₂-Einsparung im Gebäudebestand
• Kollegiale Arbeitsatmosphäre mit kurzen Entscheidungswegen
• Unbefristeter Arbeitsvertrag mit attraktivem Gehaltspaket
• 30 Tage Urlaub plus 24.12. und 31.12. frei
• Private Krankenzusatzversicherung und Altersvorsorgezuschuss
• Firmenfitness, Firmenevents und Corporate Benefits
• Deutschlandticket