Projekt- und Administrative/r Assistenz (m/w/d)

ACONEXT Holding GmbH; München; Hybrid; EUR 36.000 - 54.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Fair Pay+

Teilhabe

Weiterentwicklung

Flexibilität

Extras

Zusammenhalt

Gelebte Vielfalt

Zusammenfassung

ACONEXT Holding GmbH in München sucht eine Projekt- und Administrative Assistenz (m/w/d) zur Unterstützung von Projektteams und dem Office-Management. Sie koordinieren Termine, bereiten Unterlagen vor und sichern einen reibungslosen Informationsfluss zwischen Abteilungen.

Sie bringen Erfahrung in Projektunterstützung, PMO-Prozessen und gute MS-Office-Kenntnisse mit. Fließendes Deutsch sowie Englisch in Wort und Schrift runden das Profil ab.

Qualifikationen

• Ausbildung: Mindestens höherer Schulabschluss; ein Abschluss einer Fachschule oder ein Bachelorstudium ist von Vorteil.
• Fundierte Erfahrung in der Unterstützung von Projektteams in einer strukturierten Unternehmens- oder Projektumgebung.
• Prozessverständnis: Kenntnisse von PMO-Prozessen oder Projektmanagement-Methodiken sind ein Plus.
• IT-Kenntnisse: Sicherer Umgang mit MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) sowie Erfahrung mit Projektmanagement-Tools (z. B. Jira, PowerPPM) und Dokumentenmanagementsystemen.
• Fähigkeiten: Organisations- und Multitasking-Fähigkeiten, starke Kommunikationsstärke und Teamgeist.
• Sprachen: Fließende Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.

Aufgaben

• Administrative Unterstützung: Verwaltung von Zeitplänen und Besprechungen.
• Projektkoordination: Verfolgung des Projektfortschritts und Fristen-Überwachung.
• Kommunikation & Schnittstelle: Zentrale Ansprechperson zwischen Abteilungen.
• Dokumentation & Datenmanagement: Pflege von Aufzeichnungen und Vorbereitungen von Präsentationen.
• Büro- & Ressourcenmanagement: Materialverwaltung und Reiseorganisation.

Kenntnisse

Organisationsfähigkeit

Multitasking

Kommunikation

Teamgeist

Sprachkenntnisse Deutsch/Englisch

Ausbildung

Bachelorstudium Betriebswirtschaft oder Büromanagement

Tools

MS Office

Jira

PowerPPM

Dokumentenmanagementsysteme

Jobbeschreibung

Projekt- und Administrative/r Assistenz (m/w/d)

München

DEIN AUFGABENGEBIET:

• Administrative Unterstützung: Verwaltung von Zeitplänen, Koordination von Besprechungen, Bearbeitung der Korrespondenz und Organisation von Dokumenten.

• Projektkoordination: Unterstützung bei der Verfolgung des Projektfortschritts, Aktualisierung von Berichten sowie Sicherstellung von Fristen.

• Kommunikation & Schnittstelle: Zentrale Ansprechperson zwischen verschiedenen Abteilungen zur Erleichterung des Informationsflusses.

• Dokumentation & Datenmanagement: Pflege von Aufzeichnungen, Vorbereitung von Präsentationen und Sicherstellung interner Verfahren.

• Büro- & Ressourcenmanagement: Verwaltung von Büromaterial, Organisation von Reisevorbereitungen und Unterstützung der Teamlogistik.

DEIN PROFIL:

• Ausbildung: Mindestens höherer Schulabschluss; ein Abschluss einer Fachschule oder ein Bachelorstudium (z. B. Betriebswirtschaft, Büromanagement) ist von Vorteil.

• Erfahrung: Fundierte Erfahrung in der Unterstützung von Projektteams, idealerweise in einer strukturierten Unternehmens- oder Projektumgebung.

• Prozessverständnis: Kenntnisse von PMO-Prozessen oder Projektmanagement-Methodiken sind ein Plus.

• IT-Kenntnisse: Sicherer Umgang mit MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) sowie Erfahrung mit Projektmanagement-Tools (z. B. Jira, PowerPPM) und Dokumentenmanagementsystemen.

• Fähigkeiten: Ausgeprägte Organisations- und Multitasking-Fähigkeiten, starke Kommunikationsstärke und Teamgeist.

• Sprachen: Fließende Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.

ACONEXT BIETET DIR:

• Fair Pay+: Unbefristeter Arbeitsvertrag/ branchenüberdurchschnittliches Vergütungssystem inkl. Zusatzleistungen, z. B. Zuschüsse für KiTa, betriebliche Altersvorsorge, Bonussystem
• Teilhabe: Projektverantwortung & Ownership/ flache Hierarchien/ kurze Entscheidungswege/ aktive Mitwirkung an spannenden Projekten
• Weiterentwicklung: Persönliches & intensives Onboarding/ individuelle Weiterbildungs- & Entwicklungsmöglichkeiten inkl. Coaching- & Mentoring-Programm
• Flexibilität: Hybrides & agiles Arbeiten (Homeoffice, mobile work), Arbeitszeiten & -ort individuell plan- und umsetzbar/ 30 Tage Urlaub/ Fokus auf Work-Life-Balance
• Extras: Fitness & Wellbeing, Zugang zum firmeneigenen Fahrzeugpool & vielfältige Mitarbeiterrabatte
• Zusammenhalt: Regelmäßige Teamevents & Feste/ familiäres Betriebsklima mit Fokus auf Kollegialität, Teamgeist & Mitarbeiterzufriedenheit
• Gelebte Vielfalt: Bunte Unternehmenskultur/ Altersmix, Frauen in Führungspositionen & internationale Kolleginnen und Kollegen