Operations Manager (m/w/d)

SMARTVÉLO GmbH; Köln; Vor Ort; EUR 45.000 - 65.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Faire Vergütung

Flexible Arbeitszeiten inkl. Gleitzeit

Moderne technische Ausstattung

Zwei zusätzliche Feiertage: Heiligaben

KI-Unterstützung in Prozessen

Zusammenfassung

SMARTVÉLO GmbH in Köln sucht eine/n Operations-Manager/in zur Steuerung des täglichen Betriebs. Sie koordinieren das Außendienstteam, überwachen laufende Projekte und sichern die Informationsflüsse zwischen Feld, Lager und Büro.

Sie analysieren Kennzahlen, unterstützen beim Inventurprozess und treiben Prozessoptimierungen voran. Sie berichten direkt an den Head of Operations, arbeiten eng mit Mechanikern im Außendienst zusammen und gestalten operative Abläufe skalierbar.

Qualifikationen

• Abgeschlossenes Studium oder kaufmännische/technische Ausbildung – z. B. Wirtschaftsingenieurwesen, Logistik / Supply Chain, BWL, Wirtschaftsinformatik, Mobilitäts- oder Verkehrsmanagement.
• Gutes Verständnis von Excel und strukturierte, sorgfältige Arbeitsweise.
• Klare Kommunikation – schriftlich wie telefonisch – und Teamkoordination.
• Analytisches Denken auch bei vielen parallelen Themen und eigenständige Entscheidungen.
• Deutsch sehr gut, Englisch sicher.
• Motivation im Operations-Bereich und Prozessverbesserungen.

Aufgaben

• Operatives Tagesgeschäft überwachen und Betrieb am Laufen halten.
• Koordination und Kommunikation mit dem Außendienst-Team (Einsatzabstimmung, Rückfragen, Informationsfluss).
• Tracking von Projekten, Fristen, Zuständigkeiten und Status vorantreiben.
• Reporting an Head of Operations – Überblick über Status, Engpässe und Handlungsbedarf.
• Pflege des Flottensystems Papaya – Fahrzeug-Uploads und Umzüge.
• Vorbereitende KPI-Analysen für Reporting und Entscheidungen.
• Inventur- und Ersatzteilkoordination, Material- und Werkzeugplanung.
• Qualitätsmanagement von Service-Tickets – Analyse und Datenaufbereitung.
• Reklamationsprozesse von Aufnahme bis Abschluss.
• Flottenmanagement der vermieteten Fahrzeuge und Batterien; interne KFZ-Flotte.
• Mitarbeit an Prozessoptimierungen für skalierbares Geschäft.
• Gelegentliche Vor-Ort-Termine – Schwerpunkt Köln.

Kenntnisse

Excel sicher verwenden

Analytisches Denken

Kommunikation

Entscheidungsfreude

Prozessoptimierung

Ausbildung

Wirtschaftsingenieurwesen, Logistik / Supply Chain, BWL, Wirtschaftsinformatik oder Mobilitäts-/Verkehrsmanagement

Tools

Papaya Fleet System

Jobbeschreibung

SMARTVÉLO ist ein stark wachsendes Unternehmen für nachhaltige E-Mobilitäts-Lösungen. Wir entwickeln E-Lastenräder, die den urbanen Alltag revolutionieren, und betreiben den Service für unsere Flotten über mehr als 50 Hubs in Deutschland und den Niederlanden. Damit wir bei diesem Tempo die Servicequalität halten, brauchen die operativen Prozesse dahinter eine feste Hand - genau hier kommst Du ins Spiel.

Du berichtest direkt an unseren Head of Operations und verantwortest das operative Tagesgeschäft: Du hältst den Überblick über laufende Projekte, bist die zentrale Ansprechperson für unser über 10-köpfiges Mechaniker-Team im Außendienst und sorgst dafür, dass Informationen zwischen Feld, Lager und Büro sauber fließen.

Aufgaben

• Das operative Tagesgeschäft - Du hältst den Betrieb am Laufen, entscheidest im Alltag eigenständig und eskalierst nur, was wirklich eskaliert werden muss
• Koordination und Kommunikation mit unserem Außendienst-Team - Einsatzabstimmung, Rückfragen, Informationsfluss
• Tracking kleiner operativer Projekte - Du behältst Fristen, Zuständigkeiten und Status im Blick und treibst diese voran
• Reporting an den Head of Operations - regelmäßiger, klarer Überblick über Status, Engpässe und Handlungsbedarf
• Pflege unseres Flottensystems (Papaya) - Fahrzeug-Uploads und Umzüge zwischen den Hubs
• Vorbereitende KPI-Analysen für Reporting und Entscheidungen
• Bestand und Verfügbarkeit - Du koordinierst Inventuren und Ersatzteilbestellungen und planst Material und Werkzeug so, dass unsere Mechaniker im Feld nie ohne dastehen
• Internes Qualitätsmanagement unserer Service-Tickets inkl. Analyse und Datenaufbereitung
• Reklamationsprozesse von der Aufnahme bis zum Abschluss
• Flottenmanagement der im Feld vermieteten Fahrzeuge und Batterien sowie unserer internen KFZ-Flotte
• Mitarbeit an Prozessoptimierungen für ein skalierbares operatives Geschäft
• Gelegentliche Vor-Ort-Termine - sporadisch bist Du bei unseren Hubs oder Partnern unterwegs, um Dir selbst ein Bild zu machen (der Schwerpunkt liegt klar in Köln)

Qualifikation

• Abgeschlossenes Studium oder eine kaufmännische/technische Ausbildung - z. B. Wirtschaftsingenieurwesen, Logistik / Supply Chain, BWL, Wirtschaftsinformatik, Mobilitäts- oder Verkehrsmanagement. Ein bestimmter Abschluss ist keine Voraussetzung, Berufseinsteiger:innen sind ausdrücklich willkommen.
• Du gehst sicher mit Excel um und arbeitest strukturiert, sorgfältig und eigenständig.
• Du kommunizierst klar und verbindlich - schriftlich wie am Telefon - und hast keine Scheu, beim Team im Feld nachzufassen.
• Du denkst analytisch, behältst auch bei vielen parallelen Themen den Überblick, triffst gerne eigene Entscheidungen und packst mit an.
• Deutsch sehr gut, Englisch sicher.
• Du hast Lust auf Operations und darauf, Prozesse wirklich besser zu machen.

Benefits

• Faire Vergütung (je nach Erfahrung)
• Flexible Arbeitszeiten inkl. Gleitzeit
• KI ist bei uns kein Zukunftsthema, sondern Arbeitsalltag: Du nutzt moderne KI-Tools vollumfänglich in Deinen Prozessen und baust Deine Kompetenz darin gezielt aus
• Zwei zusätzliche Feiertage: Heiligabend & Silvester
• Moderne technische Ausstattung (Laptop & Zugänge zu unseren Systemen)
• Direkte Zusammenarbeit mit dem Head of Operations und echte Beteiligung an Entscheidungen, die die Zukunft des Unternehmens prägen - und damit verbunden reale Wachstumsmöglichkeiten für Dich
• Regelmäßige Feedbackgespräche und eine steile Lernkurve
• Einen Platz in einem stark wachsenden Startup/Scaleup aus Köln

Make it ride! Dein SMARTVÉLO-Team